Công cụ KPI giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả công việc

KPI là công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, được thể hiện qua số liệu cụ thể. (Ảnh minh họa)

KPI là viết tắt tiếng anh của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

Đánh giá về vai trò của KPI đối với doanh nghiệp, các chuyên gia cho biết, KPI giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp. Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc.

Đảm bảo mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng. Đối với nhân viên, KPI giúp nhân viên hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra; tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu; phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

Cho đến nay, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách toàn diện bằng công cụ KPI đã được nhiều doanh nghiệp trong nước chú trọng. Một số doanh nghiệp đã ứng dụng KPI có thể kể tới như: Giấy Sài Gòn, Ngân hàng ACB, ICP, Kinh Đô, Searefico, Tân Hiệp Phát... 

Một trong những doanh nghiệp ứng dụng KPI thành công đầu tiên tại Việt Nam là Công ty CP Cơ điện lạnh Thủy sản (Searefico). Sau khi thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp và cổ phần hóa, Searefico đã xây dựng chiến lược kinh doanh và áp dụng KPI trong quản lý. Chỉ sau 2 năm, năng suất lao động của công ty này (lợi nhuận/đầu người) đã tăng lên trên 50% và công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán HoSE.

Hay nhờ áp dụng KPI, chỉ số KPI đã ghi nhận tác động tích cực đến hoạt động của Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Quân đội (MIC). Bên cạnh khắc phục những hạn chế trong mô hình trước đây, nâng cao lợi thế cạnh tranh, giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận, MIC đã tăng vốn điều lệ lên 800 tỷ đồng, doanh thu bảo hiểm tăng hơn 23,2%, cao hơn 7% so với mức tăng doanh thu bình quân của thị trường bảo hiểm…

KPI giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác. (Ảnh minh họa)

Các chuyên gia cho biết, để hoàn thiện công tác triển khai KPI cần qua 4 bước như sau: đo lường, phân tích, giải pháp và điều chỉnh. Thứ nhất là đo lường: Nếu có thể, bộ phận thực hiện đo lường nên được thực hiện độc lập để số liệu có tính khách quan, chính xác. Chẳng hạn việc đo lường tỷ lệ lỗi của sản phẩm cần được thực hiện bởi đơn vị độc lập với bộ phận sản xuất, ví dụ như bởi Phòng Kiểm định (nhiều nơi gọi là Phòng KCS).

Mục tiêu đưa ra có thể định lượng, đo lường chính xác bằng con số, diễn ra thường xuyên. Nói cách khác, việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng; luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Thứ hai là phân tích kết quả: Sau khi có kết quả KPI, các chỉ số phàn nàn của khách hàng, cần xác minh được chính xác nguồn gốc của những lỗi đó. Những lỗi này do phòng ban nào liên quan, nguồn gốc xuất phát từ những lỗi này. 

Thứ ba là giải pháp: Người đứng đầu mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc. 

Thứ tư là điều chỉnh/cải tiến: Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Nhìn chung, việc nâng cao hiệu quả vận dụng KPI trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên cần lưu ý, trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cũng có thể nghiên cứu kết hợp đồng thời KPI và các công cụ cải tiến khác để đạt các mục tiêu khác nhau nhưng lại có thể tương hỗ được với nhau.

Mai Phương