Thực hiện Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 20/01/2022 của UBND tỉnh Hưng Yên về việc kiểm tra hoạt động áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn ISO 9001 tại các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2022, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã tham mưu Sở Khoa học và Công nghệ ban hành Công văn số 158/SKHCN-TĐC ngày 28/3/2022 về việc cử cán bộ tham gia đoàn kiểm tra ISO năm 2022 gửi Sở Nội vụ và UBND các huyện, thị xã, thành phố; Quyết định số 79/QĐ-SKHCN ngày 22/4/2022 (đợt 1) và Quyết định số 140/QĐ-SKHCN ngày 18/7/2022 (đợt 2) về việc thành lập Đoàn kiểm tra việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Theo đó, Đoàn kiểm tra đã phối hợp với Sở Nội vụ; đại diện UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức kiểm tra tại 60 cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh (trong đó có 02 đơn vị cấp tỉnh; 07 đơn vị cấp Sở, Chi cục thuộc Sở; 51 UBND xã, phường, thị trấn). Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra các nội dung: Việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

Phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan; Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; Sự tuân thủ của cơ quan đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Kiện toàn Ban chỉ đạo, Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình nội bộ, quy trình áp dụng cho thủ tục hành chính, các quy định pháp luật liên quan; Việc thực hiện các quá trình giải quyết công việc và quá trình được xác định trong hệ thống quản lý chất lượng. Hoạt động xem xét của lãnh đạo và đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp. Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Hoạt động cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng;

Về việc tuân thủ theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ tập trung vào các nội dung: Việc đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng; Việc người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng; Việc công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thông báo bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan.

Bên cạnh đó, kiểm tra việc cập nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào hệ thống quản lý chất lượng. Việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.

Kết quả 02 đợt kiểm tra: 60/60 đơn vị đã công bố áp dụng theo Quyết định số 19/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, thực hiện kiện toàn ban chỉ đạo, niêm yết công khai chính sách chất lượng tại trụ sở cơ quan; 55/60 đơn vị có ban hành mục tiêu chất lượng hàng năm; 58/60 đơn vị thực hiện đánh giá nội bộ, họp xem xét lãnh đạo; 56/60 đơn vị sắp xếp hồ sơ gọn gàng, khoa học, dễ nhận biết.

Tuy nhiên, có 01/60 đơn vị chưa thực hiện công bố lại khi có sự điều chỉnh phạm vi áp dụng HTQLCL. Đoàn kiểm tra đã ghi nhận và đề nghị các đơn vị tiếp tục thực hiện tốt việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Bên cạnh kết quả đạt được, đoàn kiểm tra đã kịp thời chỉ ra những điểm chưa phù hợp và đề nghị đơn vị thường xuyên cập nhật, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật vào quy trình và cần khắc phục ngay những điểm chưa phù hợp và gửi hồ sơ khắc phục về Chi cục TCĐLCL theo đúng thời hạn để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh, Bộ Khoa học và Công nghệ theo quy định.

Như vậy, thông qua hoạt động kiểm tra giúp các cơ quan hành chính nhà nước nhận thấy được vai trò của việc áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đã đem lại hiệu quả khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân.

Bên cạnh đó, việc xây dựng và thực hiện quy trình tác nghiệp đã giúp thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật. Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ trong cơ quan.

Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 còn là phương pháp giám sát trên thực tế việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước. HTQLCL là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Hồ sơ công việc của các đơn vị được tổ chức thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học. Hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao rõ rệt, từng bước tạo lòng tin và sự hài lòng của người dân khi tới làm việc tại các đơn vị hành chính.

Lê Thị Lụa