Khi KPI trở thành 'hệ thống cảnh báo sớm' của ngành dược

Trong ngành dược phẩm, KPI (chỉ số hiệu suất chính) được sử dụng để đánh giá và giám sát mức độ hoàn thành các mục tiêu chiến lược cũng như hiệu quả vận hành trên toàn chuỗi giá trị, từ nghiên cứu - phát triển, sản xuất đến phân phối và chăm sóc khách hàng. Không còn đơn thuần là công cụ báo cáo, KPI ngày càng được xem như một “hệ thống cảnh báo sớm”, giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thực hiện, kiểm soát hiệu quả hoạt động và đặc biệt là đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt như GMP, GSP.

Ở khâu sản xuất, KPI thường tập trung vào các chỉ số cốt lõi như tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn ngay từ lần đầu, thời gian chu trình sản xuất, tỷ lệ sai lỗi hay mức độ tuân thủ quy trình. Trong khi đó, tại bộ phận kinh doanh và phân phối, KPI phản ánh doanh số theo từng kênh bán hàng, mức độ bao phủ thị trường, tỷ lệ duy trì khách hàng và tốc độ xử lý đơn hàng.

Việc xây dựng hệ thống KPI xuyên suốt giúp doanh nghiệp bảo đảm năng suất và chất lượng được nâng cao đồng thời, thay vì đánh đổi lẫn nhau.

Quy trình giám sát hoạt động sản xuất tại Traphaco.

So với nhiều lĩnh vực sản xuất khác, ngành dược có mức độ phức tạp và rủi ro cao hơn rất nhiều. Sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt, vòng đời nghiên cứu kéo dài, chi phí phát triển lớn và yêu cầu hậu kiểm chặt chẽ. Vì vậy, KPI trong ngành dược không chỉ dừng ở các mục tiêu tài chính mà còn bao gồm hàng loạt chỉ tiêu về chất lượng, tuân thủ và hiệu quả vận hành.

Theo các chuyên gia quản trị, hệ thống KPI trong doanh nghiệp dược cần được tích hợp đồng bộ giữa các nhóm chỉ số về chất lượng, quy trình, năng lực tổ chức và mức độ tuân thủ. Khi được thiết kế phù hợp và triển khai nhất quán, KPI không chỉ giúp doanh nghiệp nhận diện chính xác vị trí của mình trong từng giai đoạn phát triển mà còn tạo cơ sở xây dựng lộ trình cải tiến năng suất bài bản, kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn.

Một trong những ví dụ điển hình là Công ty CP Dược phẩm Imexpharm. Doanh nghiệp này đã áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc bằng KPI như một phần quan trọng trong chiến lược quản trị và phát triển nguồn nhân lực, hướng tới mục tiêu nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong bối cảnh thị trường dược cạnh tranh gay gắt.

Imexpharm triển khai KPI dựa trên nguyên tắc SMART, bảo đảm các chỉ tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp thực tế và có thời hạn rõ ràng. Hệ thống KPI được xây dựng từ cấp công ty đến từng phòng ban, cá nhân, với sự tham gia của đội ngũ quản lý và bộ phận nhân sự.

Các chỉ số không chỉ gắn với mục tiêu doanh thu, lợi nhuận hay chi phí sản xuất mà còn bao gồm các tiêu chí phi tài chính như độ chính xác trong sản xuất, tỷ lệ lỗi sản phẩm, thời gian hoàn thành đơn hàng, mức độ tuân thủ GMP và chỉ số hài lòng của khách hàng. Sau quá trình triển khai bài bản, Imexpharm ghi nhận cải thiện rõ rệt về năng suất và hiệu quả vận hành. Các dây chuyền sản xuất hoạt động ổn định hơn, tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm đáng kể, trong khi chi phí sản xuất được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Một trường hợp khác là Công ty Cổ phần Traphaco. Doanh nghiệp này đã triển khai hệ thống KPI kết hợp mô hình quản trị BSC (Balanced Scorecard – thẻ điểm cân bằng) nhằm quản lý hiệu suất từ cấp công ty đến từng bộ phận và nhân sự. Sau hơn 10 tháng áp dụng, hệ thống KPI đã mang lại kết quả tích cực cho Traphaco. Công cụ này giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các hoạt động trọng yếu, phản ánh rõ năng lực tổ chức của từng phòng ban, đồng thời hình thành văn hóa làm việc chuyên nghiệp và tinh thần cải tiến liên tục trong toàn doanh nghiệp.

Đáng chú ý, việc quản trị dựa trên dữ liệu giúp các quyết định điều hành được đưa ra nhanh hơn và chính xác hơn. Không chỉ cải thiện năng suất lao động ở khâu sản xuất, KPI còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh tổng thể. Thông qua hệ thống đo lường này, doanh nghiệp có thể nhận diện điểm mạnh, phát hiện các “nút thắt” trong quy trình để kịp thời điều chỉnh và tối ưu hoạt động.

Trong bối cảnh ngành dược Việt Nam đang chịu áp lực nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng tiêu chuẩn ngày càng khắt khe của thị trường và tham gia sâu hơn vào chuỗi giá trị khu vực, bài toán năng suất không thể được giải quyết bằng những giải pháp ngắn hạn hay cảm tính. Thực tế cho thấy, việc áp dụng KPI một cách bài bản, gắn với chiến lược phát triển và đặc thù quản trị của ngành dược, không chỉ là công cụ đo lường hiệu quả mà còn là nền tảng quan trọng để chuẩn hóa vận hành, nâng cao kỷ luật tổ chức và thúc đẩy cải tiến liên tục hướng tới phát triển bền vững.

Thanh Hiền