Lãng phí luôn tồn tại trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Việc loại bỏ lãng phí sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu đầu vào, năng lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh, làm tăng lợi nhuận, sự thỏa mãn của khách hàng.

Có nhiều phương pháp tiếp cận và loại bỏ lãng phí trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận loại bỏ lãng phí theo sản xuất tinh gọn Lean là tương đối đơn giản và dễ hiểu.

Theo cách tiếp cận trên, lãng phí trong sản xuất, kinh doanh được phân thành 7 loại, bao gồm: Lãng phí do Sai lỗi/ Khuyết tật (Defect), Sản xuất dư thừa (Over Production), Tồn kho (Inventory), Thao tác (Motion), Vận chuyển (Transportation), Chờ đợi (Waiting), Gia công/xử lý thừa (Over processing).

1. Lãng phí sai lỗi/khuyết tật

Sai lỗi/ Khuyết tật là sai sót bất kỳ của sản phẩm hay dịch vụ trong việc đáp ứng một trong số quy định của khách hàng hay đối tác. Một sản phẩm lỗi có thể có một hay nhiều lỗi. Bên cạnh các sai lỗi về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí, sai lỗi cũng bao gồm sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết,...

2. Lãng phí sản xuất dư thừa

Sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hơn hay quá sớm hơn mức được yêu cầu một cách không cần thiết, vào thời điểm chưa cần thiết và với số lượng không cần thiết. Điều này xảy ra khi sản xuất những loại sản phẩm, mà những sản phẩm này không có được đơn đặt hàng. Sản xuất dư thừa là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong nhóm bảy loại lãng phí vì nó có khả năng gây ra các dạng lãng phí khác.

3. Lãng phí tồn kho

Tồn kho là tất cả nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai và tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất,...

Kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức vừa đủ, nghĩa là không “quá nhiều” cũng không “quá ít”.

4. Lãng phí thao tác, chuyển động

Lãng phí do thao tác là những động tác, chuyển động không cần thiết của người lao động trong hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ, sẽ tạo ra sự lãng phí và làm chậm tốc độ của người lao động, gây lãng phí về thời gian, sức lực và năng suất làm việc của người lao động.

Đó là các chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của công nhân mà không gắn liền với việc gia công sản phẩm. Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay thậm chí các chuyển động cơ thể không cần thiết hay bất tiện do quy trình thao tác được thiết kế kém làm chậm tốc độ làm việc của công nhân.

5. Lãng phí gia công/xử lý thừa

Gia công/xử lý thừa trong sản xuất là các hành động khắc phục, phòng ngừa, giải quyết các vấn đề không phù hợp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh; hoặc là gia công vượt quá yêu cầu của khách hàng, bao gồm sử dụng các thành phần phức tạp hơn so với yêu cầu, hay gia công với chất lượng vượt yêu cầu, chẳng hạn như đánh bóng bề mặt quá mức hoặc tại vị trí không cần thiết; hoặc là gia công/xử lý thừa trong sản xuất được thực hiện khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không làm đúng trong lần đầu tiên.

Gia công/xử lý thừa không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình. Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung.

6. Lãng phí vận chuyển

Lãng phí do vận chuyển ở đây là nói đến bất kỳ sự chuyển động nào của nguyên vật liệu mà không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất. Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động, mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất.

7. Lãng phí chờ đợi

Lãng phí này thường gặp ở các đơn vị sản xuất như một công nhân hay thiết bị không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ một hoạt động khác kết thúc hoặc phải chờ nguyên vật liệu chuyển đến. Sự chờ đợi giữa các công đoạn trong quá trình sản xuất sẽ làm cho người lao động và máy móc thiết bị không được sử dụng tối ưu năng lực và công suất.

Việc nhận diện và loại bỏ 7 lãng phí sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn yêu cầu về chất lượng sản phẩm hay dịch vụ từ phía khách hàng. Từ đó, tăng sự thỏa mãn của khách hàng và các bên hữu quan đối với doanh nghiệp.

Giảm thiểu lãng phí về vận chuyển, di chuyển bất hợp lý,... giúp doanh nghiệp sắp xếp, bố trí mặt bằng nơi làm việc hợp lý và bảo đảm thời gian sản xuất, giao hàng, cung cấp dịch vụ đúng thời hạn.

Giảm thiểu lãng phí do sai lỗi/khuyết tật, giải quyết các vấn đề không phù hợp trong quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, hoạt động và hạ giá thành sản phẩm hoặc đảm bảo giá cả cạnh tranh với đối thủ. Việc giảm chi phí đồng nghĩa với việc tăng hiệu quả về mặt tài chính và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nâng cao năng lực cạnh tranh, hình ảnh và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Giảm thiểu các hao phí, lãng phí trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả đầu tư vào các hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, làm tăng giá trị cho doanh nghiệp. Sử dụng hợp lý nguyên vật liệu sản xuất và nguồn năng lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa doanh nghiệp đã sản xuất kinh doanh theo hướng thân thiện với môi trường và có trách nhiệm xã hội.

Giúp cải thiện hiệu quả doanh nghiệp bằng cách chỉ rõ những khu vực cần cải tiến và đảm bảo được các mục tiêu: Sản xuất vừa đúng lúc (Just In Time), đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn; Bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả; Đánh giá quá trình bằng việc sử dụng hiệu quả nguồn lực; Chỉ mua đúng thứ khi thấy cần dùng đến; Sản xuất mà không có hàng bị sai lỗi; Sản xuất những gì có thể bán được.

Khi doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo dựng thương hiệu tốt sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận các dự án, chương trình phát triển doanh nghiệp. Từ đó, giúp quảng bá trong cộng đồng trong và ngoài nước, tạo thêm cơ hội việc làm cho người lao động, nâng cao thu nhập.

Nội dung - thiết kế: Thanh Tùng