Loại bỏ lãng phí, giảm thiểu thời gian với công cụ năng suất chuyển đổi nhanh

Trong bối cảnh sản xuất công nghiệp thế giới cạnh tranh toàn cầu như hiện nay, duy trì sản xuất liên tục và hiệu quả, giảm thiểu lãng phí hoặc các tổn thất luôn là mục tiêu hàng đầu của các nhà sản xuất. Chuyển đổi nhanh (Quick Changeover) là công cụ thực hành giúp nhà sản xuất giảm thời gian thay đổi một dây chuyền hay máy móc sản xuất từ sản phẩm này sang sản phẩm khác, chuẩn bị, xử lý hay đóng gói nhiều sản phẩm khác nhau trên một máy, dây chuyền hay đơn vị làm việc.

Khi triển khai áp dụng công cụ chuyển đổi nhanh với mục tiêu giảm thiểu thời gian chuyển đổi và cài đặt, doanh nghiệp có thể xác nhận và loại bỏ các dạng lãng phí.

Cụ thể, thứ nhất là sai lỗi: Sai lỗi là lỗi, tật có ở các sản phẩm sản xuất ra không đáp ứng yêu cầu. Sai lỗi không chỉ dẫn đến chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn kéo theo cả chi phí gián tiếp như chi phí khắc phục, chi phí tiêu hủy hay chi phí cho bồi thường giải quyết khiếu nại và nhiều lúc làm nghẹt dòng chảy của quá trình sản xuất, v.v. Vì vậy, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc kiểm soát quá trình sản xuất để quá trình sản suất đạt hiệu quả tốt nhất. Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể xây dựng các tiêu chuẩn cho mỗi công đoạn để ngăn ngừa ngay từ đầu việc sản xuất ra các sản phẩm lỗi.

Thứ hai là tồn kho: Tồn kho để chỉ tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm dáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai và tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất, v.v.

Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí khoản tiền lớn. Tồn kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị tồn đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những mục đích quan trọng khác hoặc sẽ không phải trả lãi suất vay cho nguồn vốn đó.

Mặt khác, tồn kho nhiều còn dẫn đến các chi phí khác như thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc chi phí do hỏng hóc... Vì vậy doanh nghiệp cần cân đối giữa nhu cầu khách hàng, khả năng bán hàng với năng lực sản xuất. Cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn giúp quản lý hoạt động được tốt hơn.

Thứ ba là thao tác, chuyển động: Lãng phí do thao tác, chuyển động là những thao tác, chuyển động không cần thiết của người lao động không liên quan đến hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ sẽ tạo ra sự lãng phí và làm chậm tốc độ của người lao động gây nên sự lãng phí về thời gian, sức lực và năng suất làm việc của người lao động.

Thao tác, chuyển động thừa góp phần giảm năng suất lao động, tăng chi phí, giảm lợi nhuận, gia tăng rủi ro về an toàn và sức khỏe cho người lao động. Để giảm thiểu các động tác thừa doanh nghiệp cần xây dựng các bộ thao tác chuẩn cho mỗi quá trình cụ thể và đào tạo công nhân áp dụng các thao tác chuẩn đó trong sản xuất.

Thứ tư là giải quyết vấn đề trong quá trình sản xuất: Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là nằm ở dạng tiềm ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người. Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc. Với dạng lãng phí này ban lãnh đạo phải tốn thời gian, công sức để giải quyết các vấn đề: Phế liệu dư thừa quá nhiều; máy móc hư hỏng; thiếu nguyên vật liệu; thiếu kiểm soát quá trình sản xuất; chậm trễ; nhiều sản phẩm sai lỗi.

Để giảm được lãng phí này cần quy trình hóa các công đoạn, xây dựng hướng dẫn công việc, tiêu chuẩn cho mỗi công đoạn và có biện pháp quản lý quá trình hiệu quả.

Thứ năm là vận chuyển: Trong quá trình sản xuất, hoạt động nguyên liệu, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bán thành phẩm thường có những vận chuyển, di chuyển không cần thiết. Điều này thường xảy ra khi việc sắp xếp nơi làm việc không hợp lý, quy trình sản xuất không phù hợp dẫn đến những vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí vì vậy doanh nghiệp cần sắp xếp khu vực sản xuất đảm bảo quá trình sản xuất đi theo một chiều từ khâu nguyên liệu tới thành phẩm giảm thiểu vận chuyển trung gian; các dụng cụ, thiết bị cần cho sản xuất được bố trí thuận tiện cho việc sử dụng và không có đồ vật và thiết bị không cần thiết cho sản xuất ở khu vực sản xuất.

Thứ sáu là chờ đợi: Lãng phí này thường gặp ở các đơn vị sản xuất như một công nhân hay thiết bị không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ một hoạt động khác kết thúc hoặc phải chờ nguyên vật liệu chuyển đến. Chờ đợi sẽ góp phần gây ra các nguy cơ tăng thêm công việc và chi phí trong quá trình sản xuất; chậm giao hàng cho khách hàng, v.v. Để giảm thiểu lãng phí này doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất phù hợp, bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp theo từng công đoạn.

Hà My