Sự thay đổi kỳ diệu trong việc áp dụng công cụ 5S tại doanh nghiệp

5S có vai trò rất quan trọng với doanh nghiệp, nó giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, cải thiện sự tổ chức và năng suất, giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Để triển khai 5S, doanh nghiệp cần tuân thủ và thực hiện từng bước một. 5S không phải chương trình ngắn hạn, càng không phải là trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của mọi người với tinh thần không ngừng cải thiện và sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp. 

Vì vậy, doanh nghiệp không nên nóng lòng mong đạt được kết quả ngay mà bỏ qua những quá trình cần thiết. "Không có bước nào là không quan trọng mặc dù có thể có những bước nội dung rất đơn giản, dễ hiểu". Trong đó, một kế hoạch tổng thể để triển khai hoạt động 5S gồm 4 phần việc: Chuẩn bị; khởi động 5S; thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày; đánh giá định kỳ. Nhiều chuyên gia đánh giá, hiện nay các hệ thống quản lý như ISO 9000, ISO 14000, GMP, HACCP đã trở thành hệ thống công cụ cải tiến năng suất, chất lượng quen thuộc với doanh nghiệp.

Đồng thời, các công cụ cải tiến Kaizen, 5S, Lean, Six Sigma… và công cụ quản lý khác cũng được doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng. Trong đó, công cụ cải tiến năng suất, chất lượng 5S được đông đảo doanh nghiệp áp dụng thành công.

Thời gian qua, Công ty Samsung Electronics Việt Nam (Bắc Ninh) đã triển khai mô hình 5S một cách toàn diện tại các nhà máy sản xuất điện tử của mình. Việc áp dụng 5S được thực hiện song song với các tiêu chuẩn sản xuất quốc tế khác.

Sau khi áp dụng 5S, doanh nghiệp đã giảm 40% thời gian tìm kiếm linh kiện và thiết bị; tăng năng suất lao động 25%; giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi từ 2,5% xuống 0,8%; tiết kiệm 15% chi phí vận hành. Điểm nổi bật trong cách triển khai 5S của Samsung là việc tích hợp với hệ thống quản lý chất lượng thông minh, sử dụng công nghệ IoT để giám sát và đánh giá hiệu quả thực hiện 5S theo thời gian thực.

Tại Công ty Thủy điện Đồng Nai 5 cũng đã áp dụng thành công công cụ 5S. Với tinh thần và trách nhiệm, Ban Lãnh đạo Công ty đã tham khảo học tập từ một số đơn vị đối tác để tiếp cận, chỉ đạo vận dụng mô hình thực hành tốt 5S để quản lý chất lượng công việc, tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, tiện lợi, thân thiện.

Trước thời điểm tháng 6/2019 khi công ty chưa áp dụng thực hành tốt 5S, hầu hết cán bộ công nhân viên trong công ty chưa có ý thức sàng lọc, sắp xếp tài liệu, vệ sinh các công cụ, dụng cụ, vật tư thiết bị.

Tại nơi làm việc của các phòng, phân xưởng trong công ty có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ bề bộn và lộn xộn. Các thiết bị văn phòng chưa được chăm sóc, vệ sinh sạch sẽ; dây điện, dây mạng chưa được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng; tài liệu chưa được sàng lọc và sắp xếp đúng nơi quy định.

Trong khi đó, xưởng sản xuất, nhà kho ngày càng thấy nhiều vật tư, thiết bị để không ngăn nắp. Vật tư thu hồi để lẫn cùng vật tư dự phòng gây khó khăn trong việc xuất nhập kho và tìm kiếm chủng loại vật tư...

Sau nhiều năm kể từ khi công ty được Viện Năng suất Việt Nam chính thức cấp chứng chỉ công nhận hoàn thành chương trình thực hành tốt 5S, lãnh đạo Công ty, lãnh đạo phòng, phân xưởng và cán bộ công nhân viên trong Công ty đều hiểu được lợi ích của việc thực hành tốt 5S mang lại. Từ đó, các thành viên luôn luôn chăm sóc và duy trì để tạo ra môi trường làm việc làm việc ngăn nắp, khoa học, tạo không khí làm việc hăng say.

Cán bộ công nhân viên phát huy tính sáng tạo và ngày càng gia tăng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hạn chế và ngăn ngừa đến mức thấp nhất các rủi ro trong quá trình làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí trong sản xuất...

Có thể thấy, để thực hiện thành công 5S cần phát huy tối đa các nội dung như lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ, thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện cho mọi người, tạo ra một môi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia.

Cần lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn. Thực hiện chương trình 5S lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý; luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.

Trong áp dụng 5S, doanh nghiệp cũng cần có biện pháp thưởng phạt để nhắc nhở mọi người. Luôn phát động các lần cải tiến để môi trường làm việc được ngăn nắp gọn gàng sạch sẽ hơn; chụp hình những nơi không tuân thủ 5S để nhắc nhở...

 Tiểu My