Hoạt động cải tiến giảm hàng lỗi trong sản xuất, nâng cao năng suất và xử lý khiếu nại từ khách hàng... là những công việc xuyên suốt quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt, đối với các sự cố chất lượng mãn tính, sự cố chất lượng gây tổn thất lớn, vấn đề chất lượng nghiêm trọng (khiếu nại khách hàng, sự cố gây tai nạn) nếu chúng ta không có một phương pháp khoa học để quản lý kiểm soát trong suốt quá trình từ nhận diện vấn đề, nắm bắt tình trạng, điều tra nguyên nhân, đối sách khắc phục phòng ngừa... thì rủi ro phát sinh bỏ sót vấn đề, hàng lỗi không tiêu giảm, tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc để đối sách nhưng rồi sự cố vẫn tái diễn.

Thực tế có một số phương pháp được doanh nghiệp áp dụng để giải quyết các vấn đề chất lượng như: PDCA, DMAIC... trong số đó “Trình trự giải quyết vấn đề chất lượng (QC story)” là một trong những phương pháp có thể xem là chuyên dụng, quen thuộc, dễ vận dụng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Các công ty của Nhật Bản công cụ QC story được áp dụng rất phổ biến, gần như trở thành văn hóa doanh nghiệp. Họ vận dụng QC story này để cải tiến lỗi trong công đoạn, sự cố chất lượng mãn tính, trong các hoạt động ZD (zero defect), nhóm cải tiến chất lượng (QCC-Quality control Circle) và dùng để xử lý các sự cố khiếu nại khách hàng. Trình tự & phương pháp thực hiện QC story được các công ty hướng dẫn đào tạo cho nhân viên, áp dụng từ cải tiến nhỏ đến các hoạt động kinh doanh lớn và cả trong dịch vụ, hoạt động mà được cho là góp phần tạo nên thương hiệu Made in Japan.

QC story gồm 8 bước sau:

 Những ưu điểm cơ bản có thể nhận thấy thông qua việc áp dụng QC story như là:

Thứ nhất, nắm bắt được tổng thể hoạt động cải tiến.

Mỗi đề tài, dự án khi thực hiện theo đúng trình tự này thì sẽ không bị bỏ sót công việc, các bước thực hiện được sắp xếp, tổng hợp từ mục tiêu, đối sách, hiệu quả đến tiêu chuẩn hóa thành một chuỗi theo đúng trình tự rất đầy đủ và khoa học. Thông thường, nếu không áp dụng QC story khi phát sinh một vấn đề gì đó chúng ta sẽ nghĩ và thực hiện ngay đối sách mà lại bỏ qua giai đoạn điều tra những yếu tố nào ảnh hưởng, nguyên nhân gốc rễ như thế nào đến khi thực hiện xong lại thấy không đúng và cũng khó đánh giá được mức độ hiệu quả khi đã đầu tư thời gian, tiền bạc, công sức mà ngay từ đầu chưa rõ ràng mục tiêu.   

Thứ hai, rõ ràng việc gì cần phải làm, lý do sao làm việc đó.

Công việc được thực hiện theo từng bước cụ thể nên hiện tại đang ở giai đoạn nào, từng bước cần phải làm gì, kết quả ở giai đoạn đó là gì, nếu chưa xong thì có thể xem lại để đảm bảo đã được thực hiện đúng. Cho nên lợi điểm của QC story là chúng ta biết được tại từng thời điểm nên làm gì là hiệu quả nhất.

Thứ ba, dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc.     

Không chỉ người thực hiện và thành viên trong nhóm có thể bao quát được bức tranh tổng thể mà ngay cả những người quản lý không tham gia sâu vào hoạt động cũng dễ dàng hình dung được tình trạng đang làm ở mức độ nào, đang đến bước nào, sớm hay trễ so với tiến độ... có thể báo cáo ngay tiến độ thực hiện cho quản lý và những người liên quan. Rất hữu ích khi làm việc từ xa hoặc khi đi công tác không thể tham gia trực tiếp với đội nhóm của mình.

Trên đây là tổng quát và ưu điểm của công cụ QC story, chúng ta có thể áp dụng vào bất kỳ đề tài nào đang thực hiện ngay bây giờ hoặc đưa vào công ty để triển khai đồng bộ các phòng ban đều rất hữu ích mà không phải đầu tư nhiều. Vì thế, lời khuyên gửi đến độc giả và các doanh nghiệp là nên tìm hiểu phương pháp này để mang về công ty và phổ biến hướng dẫn cho nhân viên trong công ty mình.

Áp dụng trong cải tiến giảm hàng lỗi trong nhà máy, khi điều tra giải quyết các vấn đề chất lượng, cải tiến hiệu suất phương pháp làm việc của mình để góp phần nâng cao giá trị chất lượng sản phẩm, đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình so với đối thủ và các công ty nước ngoài.

Man Thiện Ninh – Chuyên gia Cải tiến năng suất, Quản lý chất lượng và Quản lý sản xuất Bureau Veritas Việt Nam