Tự cải thiện năng suất lao động bằng các ứng dụng thông minh

author 09:49 07/06/2014

(VietQ.vn) - Để có thể trở thành một người làm việc hiệu quả, bạn cần phải trau dồi thói quen chứ không phải chỉ dựa vào vài mẹo nhanh chóng.

Sự kiện: Chuyên đề: NÂNG CAO NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG

Tuy nhiên, có một vài cách bạn có thể áp dụng để tạo ra những thói quen mới. Bạn cũng có thể tìm thấy rất nhiều ứng dụng di dộng, phần mềm và dịch vụ công nghệ hướng dẫn bạn có được một ngày làm việc hiệu quả hơn.

Vẽ bản đồ chu kỳ hiệu suất của bản thân

Điều quan trọng nhất để tăng hiệu quả làm việc là nắm được chu kỳ hiệu suất của bạn. Mọi người đều có những lúc có thể tập trung vào công việc và có những lúc bị xao lãng. Mặc dù hầu hết đều có những khoảng thời gian tốt nhất để hoàn thành công việc, nhưng Giáo sư kinh tế học hành vi đến từ Đại học Duke Dan Ariely cho biết “Với hầu hết mọi người, thời điểm làm việc hiệu quả nhất là giai đoạn đầu trong ngày – không phải  ngay sau khi ngủ dậy, nhưng cũng tương đối sớm”.

Ông rất quan tâm đến việc tìm hiểu làm thế nào để sử dụng những ứng dụng di dộng trong việc tự hoàn thiện bản thân.

Mỗi người cần tự kiểm tra năng suất lao động của bản thân

Mỗi người cần tự kiểm tra năng suất lao động của bản thân. Ảnh minh hoạ

Tìm ra những khoảng thời gian đạt được hiệu suất (năng lực) cao/thấp là bước đầu tiên để tận dụng tối đa những giây phút quý giá vốn trôi qua rất nhanh.

Nhiều người nghĩ rằng họ biết rõ thời điểm năng suất của mình trong ngày, những cũng nên kiểm tra lại. RescueTime hiện là công cụ tốt nhất để khám phá chu kỳ hiệu suất của bạn. RescueTime là ứng dụng máy tính ghi lại các chương trình, những trang web mà bạn truy cập trong một ngày, cùng thời gian sử dụng những ứng dụng đó.

RescueTime sẽ phân loại những ứng dụng và các trang web khác nhau (rất hiệu quả, hiệu quả, bình thường, mất tập trung hoặc rất mất tập trung) và xuất ra báo cáo về cách bạn sử dụng thời gian của mình. Ví dụ, các mạng xã hội được tự động xếp vào mục “cực kỳ gây mất tập trung” (bạn có thể đặt lại tuỳ chọn trong trường hợp nó không đúng với bạn). Bạn cũng có thể tìm hiểu về chu kỳ năng suất của bản thân bằng cách theo dõi cường độ bạn thay đổi qua lại giữa các công việc.

Bạn nên sử dụng RescueTime ít nhất một tuần một lần. Cố gắng sử dụng ứng dụng này mà đừng thay đổi thói quen hàng ngày của bạn để có kết quả chính xác nhất. Mục tiêu của bạn không phải là trở thành một nhân viên mẫu mực trong một tuần, mà là tìm hiểu thời điểm năng suất cao hay thấp tự nhiên của cơ thể bạn.

Khi đã có dữ liệu, hãy kiểm tra xem bạn hoàn thành một công việc đạt hiệu suất cao nhất vào khoảng thời gian nào trong ngày (khoảng 40 phút hoặc hơn). Sau đó kiểm tra khoảng thời gian nào bạn làm việc kém hiệu quả, thường đổi từ việc này sang việc khác và hay bị xao lãng.

 2. Thay đổi thói quen hàng ngày

Tăng hiệu suất lao động của bản thân

Thay đổi thói quen hằng ngày để tăng hiệu suất lao động. Ảnh minh hoạ

Khi biết được chu kỳ hiệu suất, bạn nên thay đổi thói quen của mình để phù hợp với chu kỳ đó.

Ví dụ, hãy bắt đầu xếp lịch họp hành vào những thời điểm sức tập trung của bạn bị giảm sút. Các cuộc họp thường không yêu cầu sức tập trung cao nhất. Vì vậy, có thể tạo thói quen không họp vào buổi sáng nếu như buổi sáng là khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn.

Ngược lại, hãy giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất và cần sự tập trung cao độ vào khoảng thời gian mà tâm trí của bạn ở trong trạng thái tốt nhất. Chúng ta thường không xếp lịch cho các công việc quan trọng, mà cứ thế tiến hành làm luôn bất kỳ khi nào có thể. Như vậy cũng được, miễn là bạn tập thành một thói quen tiến hành công việc trong khoảng thời gian mà bạn có thể tập trung cao độ.

Bởi vì hầu hết mọi người đều giải quyết những công việc đòi hỏi sự tập trung cao trước, nên hãy tạo thói quen chỉ sử dụng các chương trình cần thiết cho công việc đó vào những lúc làm việc hiệu quả nhất của bạn. Nếu bạn thật sự cần kiểm tra email, thì hãy chỉ nhìn sơ qua mục thư đến trên điện thoại di động hoặc máy tính bảng, rồi sau đó tắt đi để có thể trở lại tập trung vào việc chính.

Còn nếu những công việc cần năng suất cao của bạn vào một thời điểm khác mà bạn khó tập trung nổi thì sao? Có một vài mẹo giúp bạn giảm thiểu sự mất tập trung này. Khi làm việc trên máy tính, bạn có thể đặt các trang đang hoạt động ở chế độ toàn màn hình. Điều đó sẽ giúp bạn tập trung với nhiệm vụ chính. Bạn cũng có thể cài đặt plug-in và ứng dụng mở rộng ngăn chặn việc truy cập vào những trang web cụ thể mà bạn chỉ định. StayFocusd dùng cho Chrome chính là ứng dụng hữu ích được nhiều người ưa chuộng hiện nay.

Hồng Nhung

 

Thích và chia sẻ bài viết:

tin liên quan

video hot

Về đầu trang