Cải cách thủ tục hành chính dự kiến giảm 23.000 tỷ đồng chi phí mỗi năm

Khoản chi vô hình

Một chủ doanh nghiệp nhỏ muốn thay đổi đăng ký kinh doanh trước đây phải chuẩn bị bộ hồ sơ giấy, mang bản sao có chứng thực, đến nộp tại trụ sở cơ quan đăng ký, rồi hẹn ngày quay lại lấy kết quả. Nếu thiếu một tờ giấy, mọi việc làm lại từ đầu. Một người nông dân làm thủ tục đất đai có khi phải đi lại ba, bốn lần, mỗi lần mất một ngày công. Những khoản ấy không xuất hiện trong ngân sách nhà nước, nhưng cộng dồn trên cả nước thì là một con số khổng lồ mà xã hội phải gánh.

Vấn đề là việc lượng hóa và công khai chi phí tuân thủ ở từng thủ tục trước đây còn hạn chế. Việc cắt giảm thủ tục chủ yếu dựa trên rà soát định tính: thủ tục này có vẻ rườm rà, thủ tục kia có vẻ trùng lặp. Khi không đo được thì cũng khó biết cắt giảm đã có tác dụng thật hay chưa, và càng khó so sánh giữa các bộ, ngành, địa phương với nhau.

Bước thay đổi quan trọng của năm 2026 nằm ở chỗ chi phí tuân thủ được lượng hóa cho từng thủ tục: mất bao nhiêu tiền, bao nhiêu ngày, bao nhiêu lần đi lại. Có số đo rồi mới có mục tiêu, có mục tiêu rồi mới có thể kiểm tra kết quả.

11 nghị quyết, 743 thủ tục giảm ở cấp bộ

Trong tháng 4 và tháng 5/2026, Chính phủ ban hành 11 nghị quyết chuyên đề về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính và điều kiện kinh doanh. Kết quả được công bố bằng những con số rõ ràng: số thủ tục hành chính do cấp bộ giải quyết giảm 743 thủ tục, gồm 362 thủ tục được phân quyền, phân cấp và 381 thủ tục được bãi bỏ; còn 1.595 thủ tục ở cấp bộ. Theo số liệu tổng hợp, thời gian thực hiện các thủ tục được cắt giảm 53% (51.247/96.675 ngày) và chi phí tuân thủ giảm 54,6% so với mốc đối chiếu. Riêng 11 nghị quyết dự kiến cắt giảm khoảng 23.000 tỷ đồng chi phí tuân thủ mỗi năm; không nên hiểu 23.000 tỷ đồng là giá trị quy đổi trực tiếp từ tỷ lệ 54,6%.

Con số 23.000 tỷ đồng đáng chú ý không chỉ vì độ lớn, mà vì bản chất của nó: đây là mức tiết kiệm dự kiến từ các phương án cải cách đã được ban hành; cần đánh giá việc thực thi để xác định khoản tiết kiệm thực tế. Việc bãi bỏ, đơn giản hóa hoặc phân cấp thủ tục có thể làm giảm giấy tờ, thời gian xử lý và số lần đi lại, tùy nội dung cải cách cụ thể.

Cần nói rõ: trong lĩnh vực này còn có một số con số tiết kiệm khác, như khoảng 3.000 tỷ đồng mỗi năm nhờ các tiện ích trên ứng dụng định danh điện tử VNeID, khoảng 3.500 tỷ đồng mỗi năm từ 25 dịch vụ công thiết yếu, hay khoảng 34,6 nghìn tỷ đồng tương đương 28% chi phí tuân thủ được tính ở một mốc khác. Các con số này thuộc những phạm vi tính toán khác nhau, đo ở những thời điểm khác nhau, nên không thể cộng dồn. Điều chúng cùng cho thấy là một xu hướng nhất quán: dữ liệu càng được dùng nhiều, chi phí xã hội càng giảm.

Bộ Tài chính: phương án cắt giảm chi phí hơn 36.000 tỷ đồng

Ở cấp bộ, số liệu tổng hợp của Bộ Tài chính cho thấy một quy mô cắt giảm đáng chú ý. Cần lưu ý phạm vi tính toán của Bộ khác với ước tính 23.000 tỷ đồng từ 11 nghị quyết; không cộng hai số này để suy ra tổng tiết kiệm toàn quốc. Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ giảm từ 75.430 tỷ đồng xuống còn 39.147 tỷ đồng mỗi năm, tức giảm 36.283 tỷ đồng, tương đương 51,9%. Thời gian thực hiện giảm từ 12.288 ngày xuống 6.577 ngày, tức giảm 53,52%. 239 thủ tục hành chính được bãi bỏ.

Đằng sau những con số ấy là một kho dữ liệu với 252 triệu bản ghi đã được đồng bộ. Bộ Tài chính quản lý những lĩnh vực có số lượng giao dịch lớn nhất nền kinh tế, từ thuế, hải quan, kho bạc đến đăng ký doanh nghiệp. Khi dữ liệu của các lĩnh vực này được kết nối, rất nhiều loại giấy tờ trước đây doanh nghiệp phải tự nộp nay được hệ thống tự đối chiếu.

Điều đáng học nhất ở cách làm này không phải là con số cuối cùng, mà là phương pháp: đo chi phí và thời gian của từng thủ tục trước, rồi cắt giảm theo số liệu, chứ không theo cảm nhận. Khi chi phí tuân thủ từng thủ tục được lượng hóa, cơ quan quản lý có thêm căn cứ để lựa chọn phương án đơn giản hóa và kiểm tra hiệu quả.

Hải quan: bộ chứng từ giấy bắt đầu rời cửa khẩu

Lĩnh vực hải quan cho thấy chi phí tuân thủ không chỉ là tiền, mà còn là thời gian hàng hóa nằm chờ ở cảng. Từ ngày 01/6/2026, việc số hóa chứng từ phục vụ thông quan tập trung được thí điểm tại Chi cục Hải quan khu vực III ở Hải Phòng, gồm các cửa khẩu cảng Hải Phòng khu vực 1, 2, 3 và cảng Đình Vũ.

Quy trình thông quan tập trung từ ngày 01/6/2026. (Ảnh minh họa).

Trong phạm vi thí điểm và đối với chứng từ đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể giảm việc nộp hồ sơ giấy; việc kiểm tra, quyết định thông quan tăng cường sử dụng dữ liệu điện tử. Danh mục chứng từ được số hóa và chuẩn định dạng thông điệp dữ liệu đã được công bố từ tháng 5/2026. Cùng với đó, 10 thủ tục trong lĩnh vực hải quan và kinh doanh hàng miễn thuế được bãi bỏ.

Đây mới là bước thí điểm ở một khu vực, chưa phải triển khai toàn quốc. Nhưng với một cảng biển có khối lượng hàng hóa lớn như Hải Phòng, mỗi giờ thông quan được rút ngắn là chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí cơ hội của doanh nghiệp được giảm xuống. Nếu thí điểm thành công và được nhân rộng, đây sẽ là một trong những khoản tiết kiệm lớn nhất cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Hồ sơ dùng lại dữ liệu đã có

Ở cấp địa phương, Hà Nội là ví dụ tiêu biểu về việc biến dữ liệu thành tiết kiệm. Mỗi năm, khoảng 4 triệu thủ tục hành chính được giải quyết dựa trên cơ sở dữ liệu. Chi phí tuân thủ của người dân, doanh nghiệp giảm trên 60%.

Chỉ số tái sử dụng dữ liệu cần được theo dõi cùng với chỉ số số hóa, thay vì chỉ xem xét số hồ sơ đã đưa lên môi trường điện tử. Số hóa đo việc cơ quan nhà nước đã đưa giấy tờ lên máy; tái sử dụng đo việc người dân thực sự không phải khai lại. Một địa phương có thể số hóa 100% hồ sơ nhưng nếu không dùng lại dữ liệu ấy thì người dân vẫn phải mang giấy tờ đến như cũ. Hà Nội cho thấy khi hai chỉ số này cùng cao, tiết kiệm mới thực sự đến tay người dân.

Thành phố Hồ Chí Minh cũng đã đơn giản hóa hơn 570 thủ tục hành chính, tạo thêm dư địa giảm chi phí cho khu vực có mật độ doanh nghiệp cao nhất cả nước.

Chữ ký số thay chữ ký tay trên kết quả thủ tục

Một khoản chi phí ít được nhắc đến là khâu nhận kết quả. Kể cả khi nộp hồ sơ trực tuyến, nếu kết quả vẫn là tờ giấy có chữ ký tay và dấu đỏ thì người dân vẫn phải đến lấy, hoặc trả phí gửi qua bưu điện. Và tờ giấy ấy lại trở thành giấy tờ cần photo, chứng thực cho những thủ tục lần sau.

Từ ngày 1/4/2026, tỉnh Khánh Hòa triển khai chữ ký số đối với mọi kết quả thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Kết quả được trả bằng bản điện tử có giá trị pháp lý, doanh nghiệp có thể lưu giữ và sử dụng lại ngay mà không cần chứng thực bản sao. Cùng với quy định văn bản điện tử có chữ ký số có giá trị như văn bản giấy, cách làm này khép lại vòng tròn: nộp trực tuyến, xử lý trên dữ liệu, trả kết quả điện tử, và kết quả ấy lại trở thành dữ liệu cho lần sau.

Hơn 15 triệu hồ sơ trực tuyến được báo cáo trong 5 tháng

Những khoản tiết kiệm nói trên dựa trên một hạ tầng đã đủ lớn. Cổng Dịch vụ công quốc gia hiện công khai 5.136 thủ tục hành chính, trong đó 3.745 thủ tục đã cung cấp dịch vụ công trực tuyến, gồm 2.361 thủ tục trực tuyến toàn trình.

Trong 5 tháng đầu năm 2026, các hệ thống được báo cáo đã tiếp nhận hơn 15,5 triệu hồ sơ trực tuyến; tỷ lệ hồ sơ trực tuyến theo số liệu công bố đạt 93,88%. Tại các địa phương, tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu, giấy tờ đã số hóa trong giải quyết thủ tục đạt 96,04%. Trên toàn quốc, hơn 98% hồ sơ được giải quyết đúng hạn; tỉnh Ninh Bình đạt 98,4%.

Bộ, ngành đi chậm hơn địa phương

Tuy nhiên, bức tranh không đồng đều. Trong 5 tháng đầu năm 2026, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến tại các địa phương đạt 93,54%, nhưng tại các bộ, ngành chỉ đạt 34,24%. Tỷ lệ thủ tục có giao dịch thanh toán trực tuyến tại địa phương đạt 97,53%, còn tại các bộ, ngành là 50%.

Khoảng cách ấy cho thấy dư địa tiết kiệm vẫn còn rất lớn ở cấp trung ương. Những thủ tục do bộ, ngành giải quyết thường liên quan đến doanh nghiệp, đầu tư, xuất nhập khẩu, cấp phép chuyên ngành: số lượng hồ sơ không nhiều bằng thủ tục ở cấp xã, nhưng chi phí cho mỗi hồ sơ lại cao hơn nhiều. Nâng tỷ lệ thực hiện trực tuyến tại các bộ, ngành có thể giúp giảm thêm chi phí tuân thủ, nhưng mức tiết kiệm cần được lượng hóa riêng, tránh so sánh hoặc cộng dồn các số liệu khác phạm vi.

Người dân ở vùng xa cũng phải được hưởng

Chi phí tuân thủ không chia đều cho mọi người. Một người ở thành phố có điện thoại thông minh, biết dùng dịch vụ công trực tuyến sẽ hưởng lợi ngay. Một người cao tuổi ở vùng núi, không quen thao tác trên máy, nếu không có ai hỗ trợ thì vẫn phải đi lại như cũ, thậm chí còn thiệt thòi hơn khi bộ phận một cửa đã chuyển sang ưu tiên hồ sơ trực tuyến.

Vì vậy, nhiều địa phương đã đặt điểm hỗ trợ ngay tại nơi người dân đến. Từ ngày 27/7/2026, Lạng Sơn khai trương thí điểm 10 trạm dịch vụ công số đặt tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của 10 xã, phường. Tại trạm, người dân được hỗ trợ số hóa giấy tờ, xác thực thông tin, tạo lập hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tuyến. Mô hình có sự phối hợp giữa chính quyền, công an, ngân hàng và doanh nghiệp viễn thông.

Ở Khánh Hòa, 64 nhân viên bưu điện làm việc tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Giai đoạn 2017–2025, họ tiếp nhận và chuyển trả hơn 2 triệu hồ sơ hành chính. Ngành bưu điện là mạng lưới đã có sẵn ở mọi xã; tận dụng mạng lưới ấy giúp chính quyền mở rộng phục vụ mà không phải tăng biên chế, còn người dân không phải đi xa.

Những mô hình này nhắc một điều: dịch vụ công trực tuyến chỉ thực sự giảm chi phí cho mọi người khi người không thạo máy tính cũng dùng được. Tiết kiệm của xã hội không chỉ đo bằng tổng số tiền, mà còn bằng việc người yếu thế có được hưởng phần của mình hay không.

Không phải chuyển đổi số nào cũng làm giảm chi phí

Cũng cần nhìn thẳng vào một mặt khác. Chuyển đổi số có thể làm phát sinh chi phí tuân thủ mới nếu chính sách không tính đến quy mô của người phải tuân thủ.

Một số hộ kinh doanh phản ánh vướng mắc về chi phí hóa đơn điện tử đối với giao dịch giá trị nhỏ, chẳng hạn cuộn băng dính 2.000 đồng hoặc cây bút 5.000 đồng; phạm vi nghĩa vụ lập hóa đơn cần được đối chiếu quy định áp dụng cho từng nhóm hộ, trong khi mỗi hóa đơn tốn khoảng 500 đồng. Với món hàng 2.000 đồng, chi phí hóa đơn bằng 25% giá trị hàng; với cây bút 5.000 đồng là 10%. Với người bán lãi mỏng, đó là khoản chi đáng kể. Cơ quan thuế đã ghi nhận phản ánh này; giá hóa đơn được định hướng hạ xuống khoảng 20–50 đồng mỗi tờ, và một số nhà cung cấp miễn phí phần mềm trong 1–3 năm đầu. Đến nay, đây vẫn là định hướng và kế hoạch, chưa phải kết quả.

Câu chuyện nhỏ ấy cho thấy một nguyên tắc lớn: khi đánh giá cải cách, cần tính cả chi phí chuyển đổi, thiết bị, phần mềm và các nghĩa vụ phát sinh, chứ không chỉ đo phần đã cắt giảm. Một chính sách số tốt là chính sách làm tổng chi phí của xã hội giảm xuống, chứ không chuyển chi phí từ cơ quan nhà nước sang người dân.

Bài học: muốn cắt thì phải đo

Câu chuyện 23.000 tỷ đồng để lại bốn bài học.

Thứ nhất, muốn cắt giảm được thì trước hết phải đo được. Chi phí tuân thủ là thước đo biến chuyển đổi số thành con số tài chính mà ai cũng hiểu. Cách làm của Bộ Tài chính, đo chi phí và thời gian của từng thủ tục rồi cắt giảm theo số liệu, có thể áp dụng ở mọi bộ, ngành, địa phương.

Thứ hai, chỉ số quan trọng nhất không phải là số hóa bao nhiêu, mà là tái sử dụng bao nhiêu. Hà Nội với hơn 97% hồ sơ dùng lại dữ liệu và chi phí giảm trên 60% cho thấy mối liên hệ trực tiếp giữa hai con số này.

Thứ ba, phải thiết kế lại cả vòng đời thủ tục, từ nộp hồ sơ đến trả kết quả. Chữ ký số trên kết quả, chứng từ điện tử ở cửa khẩu là những mắt xích giúp không có khâu nào quay về giấy.

Thứ tư, tiết kiệm phải đến được với mọi người. Trạm dịch vụ công số, nhân viên bưu điện ở trung tâm hành chính công cấp xã, hay việc hạ giá hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nhỏ đều nhằm một mục đích: không để ai phải trả nhiều hơn vì chuyển đổi số.

Dư địa cải thiện tại cấp bộ, ngành vẫn lớn nếu đối chiếu với tỷ lệ hồ sơ trực tuyến khoảng 34,24% được báo cáo cho 5 tháng đầu năm 2026. Nhưng điều quan trọng là từ nay, mỗi bước cải cách đều có thể được đo bằng tiền. Và khi một cải cách được đo bằng tiền tiết kiệm cho người dân, nó có sức thuyết phục hơn mọi bản báo cáo thành tích.

Hồng Anh