Không yêu cầu nộp lại thông tin đã có: Quy định mới thúc đẩy dịch vụ công số

"Số hóa nửa vời, hồ sơ phải đi hai lần"

Trong nhiều năm, chuyển đổi số ở Việt Nam vấp phải một nghịch lý. Cơ quan nhà nước đầu tư hàng loạt hệ thống, số hóa hàng trăm triệu trang hồ sơ, nhưng người dân đến làm thủ tục vẫn được yêu cầu mang theo bản photo giấy tờ tùy thân, bản sao giấy chứng nhận, bản xác nhận cư trú. Hồ sơ đã có trong máy nhưng vẫn phải "đi" thêm một lần nữa bằng giấy. Báo chí gọi hiện tượng ấy là "số hóa nửa vời".

Nguyên nhân không hẳn nằm ở công nghệ. Hệ thống có dữ liệu, nhưng cán bộ chưa khai thác được dữ liệu do hạn chế về kết nối, quy trình, trách nhiệm thực thi hoặc cách hiểu quy định pháp luật. Khi không có quy định buộc phải khai thác dữ liệu đã có, cách an toàn nhất với người làm thủ tục là đòi thêm giấy. Gánh nặng rơi vào người dân.

Như vậy, bên cạnh công nghệ, điểm nghẽn còn nằm ở thể chế và cách tổ chức thực thi; muốn khắc phục phải đồng thời sửa quy định, tái cấu trúc quy trình và kết nối dữ liệu.

Đạo luật đầu tiên về chuyển đổi số

Ngày 11/12/2025, Quốc hội thông qua Luật Chuyển đổi số với 433/442 đại biểu có mặt biểu quyết tán thành, bằng 91,54% tổng số đại biểu Quốc hội. Luật gồm 8 chương, 48 điều. Đây là lần đầu tiên Việt Nam có một đạo luật quy định rõ ràng các khái niệm cốt lõi của chuyển đổi số, thay vì để chúng nằm rải rác trong nhiều văn bản chuyên ngành.

Luật Chuyển đổi số được Quốc hội thông qua ngày 11/12/2025

Luật được thiết kế theo mô hình luật khung: quy định những nguyên tắc, công cụ và trách nhiệm nền tảng, để các văn bản hướng dẫn và luật chuyên ngành cụ thể hóa. Cách làm này giúp luật không bị lạc hậu nhanh trước tốc độ thay đổi của công nghệ.

Hai công cụ quan trọng được quy định trong hệ thống pháp luật về chuyển đổi số là Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số và các khung quản trị, quản lý dữ liệu. Có thể hình dung khung kiến trúc như bản quy hoạch kết nối các công trình; khung quản trị dữ liệu như bộ quy tắc xác định dữ liệu được chuẩn hóa, chia sẻ và sử dụng ra sao. Không có hai thứ ấy, mỗi cơ quan sẽ tự xây theo cách riêng, và kết quả là những "ốc đảo số" không kết nối được với nhau.

Một yêu cầu quan trọng tại khoản 3 Điều 31 là rà soát, chuẩn hóa, tái cấu trúc và đơn giản hóa quy trình trước khi số hóa; có thể khái quát là "chuyển đổi trước, số hóa sau". Nguyên tắc này yêu cầu các cơ quan phải thiết kế lại quy trình, cắt bỏ những bước thừa trước khi đưa lên môi trường số, thay vì bê nguyên quy trình giấy tờ cũ vào máy tính. Đây là bài học rút ra từ nhiều năm "số hóa nửa vời".

Từ thành tích của cơ quan thành quyền của người dân

Ngày 1/7/2026, Luật Chuyển đổi số chính thức có hiệu lực. Luật quy định năm nhóm hành vi bị nghiêm cấm tại Điều 5. Riêng trách nhiệm không yêu cầu cung cấp lại thông tin, dữ liệu số hợp lệ đã được quy định tại khoản 3 Điều 31. Đáng chú ý, điểm b khoản 3 Điều 32 yêu cầu xử lý theo pháp luật liên quan đối với người giải quyết thủ tục đòi thêm giấy tờ trong trường hợp hệ thống đã kết nối, khai thác và sử dụng được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Quy định ngắn ấy làm thay đổi bản chất của số hóa. Trước đây, số hóa hồ sơ là thành tích của cơ quan: bao nhiêu trang đã quét, bao nhiêu bản ghi đã nhập. Quy định đặt trách nhiệm lên cơ quan nhà nước trong việc khai thác thông tin, dữ liệu đã có và hợp lệ; phạm vi áp dụng gắn với khả năng kết nối, sử dụng dữ liệu của hệ thống phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Cơ quan nhà nước buộc phải thực sự dùng dữ liệu mình đã số hóa, chứ không thể số hóa xong rồi vẫn vận hành bằng giấy.

Quy định về trách nhiệm và xử lý vi phạm có thể tạo thêm động lực thực thi. Khi yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái điều kiện pháp luật có thể dẫn đến trách nhiệm cá nhân, các cơ quan có lý do để kết nối, chia sẻ dữ liệu nhanh hơn, và người dân là người được hưởng lợi trực tiếp.

Văn bản hướng dẫn đi cùng luật

Một đạo luật chỉ đi vào cuộc sống khi có văn bản hướng dẫn kịp thời. Kế hoạch triển khai thi hành luật đã được ban hành từ tháng 2/2026, trước khi luật có hiệu lực gần năm tháng. Ngày 24/6/2026, Chính phủ ban hành nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Chuyển đổi số, có hiệu lực cùng ngày với luật.

Nghị định đi vào những vấn đề rất cụ thể. Nó cho phép dùng kinh phí chi thường xuyên để thuê chuyên gia trong nước và nước ngoài, dịch vụ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật phục vụ chuyển đổi số, tạo hành lang để thu hút người giỏi. Nó quy định khung năng lực số với 7 nhóm kỹ năng cơ bản cho người dân, trách nhiệm xây dựng kế hoạch phổ cập năng lực số hằng năm, mô hình điểm hỗ trợ xã hội số tại cấp xã, tổ chức và nhiệm vụ của Tổ công nghệ số cộng đồng. Nó quy định rõ đối tượng, nội dung, hình thức, điều kiện hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh. Nó giao xây dựng bộ chỉ số thống nhất để đánh giá mức độ chuyển đổi số của quốc gia, các bộ, ngành, địa phương.

Việc luật và nghị định có hiệu lực cùng một ngày cho thấy một thay đổi trong cách làm chính sách: hạn chế khoảng trống giữa quy định của luật và văn bản hướng dẫn, góp phần tạo điều kiện triển khai thống nhất.

Kiến trúc và dữ liệu: hai trụ cột được thể chế hóa

Ngay sau khi luật có hiệu lực, hai công cụ quản trị mà luật xác lập lần lượt được ban hành.

Ngày 18/7/2026, Chiến lược dữ liệu quốc gia giai đoạn 2026–2030, tầm nhìn đến năm 2045 được phê duyệt, với mục tiêu hình thành hệ sinh thái dữ liệu quốc gia thống nhất, hiện đại, an toàn, tin cậy, liên thông và dùng chung. Ngày 29/7/2026, Khung Kiến trúc tổng thể quốc gia số phiên bản 1.0 được ban hành, trở thành căn cứ để xây dựng, phát triển, nâng cấp và vận hành mọi hạ tầng số, hệ thống thông tin, nền tảng số, cơ sở dữ liệu của các cơ quan trong toàn bộ hệ thống chính trị, bảo đảm đồng bộ, thống nhất, kế thừa tối đa các thành phần hiện có, tránh đầu tư phân tán, trùng lặp.

Trước đó, ngày 24/6/2026, danh mục 79 nền tảng số dùng chung quốc gia cũng đã được ban hành. Những văn bản này tạo thành các thành phần quan trọng của khung chính sách, pháp lý đang tiếp tục được hoàn thiện: chiến lược nói dữ liệu đi về đâu, kiến trúc nói hệ thống được xây theo bản vẽ nào, danh mục nền tảng nói những gì phải dùng chung thay vì mỗi nơi tự làm.

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử được cụ thể hóa trong vận hành

Một rào cản pháp lý khác cũng đã được gỡ. Quy chế quản lý, vận hành, khai thác Trục liên thông văn bản quốc gia được ban hành, quy định trục vận hành 24/7, mọi giao dịch phải được xác thực, lưu vết, có giá trị chống chối bỏ; mỗi văn bản có một mã định danh duy nhất; đồng thời cụ thể hóa yêu cầu bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, lưu vết của văn bản điện tử. Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử đã được pháp luật về giao dịch điện tử quy định.

Với các cơ quan nhà nước, điều đó có nghĩa là gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan có thêm điều kiện để giảm việc trao đổi văn bản giấy, phù hợp với quy định về hồ sơ, tài liệu và bí mật nhà nước. Với người dân và doanh nghiệp, đó là tiền đề để kết quả giải quyết thủ tục được trả bằng bản điện tử có giá trị pháp lý, có thể tái sử dụng cho những lần sau.

Ngày Công dân số Việt Nam và ý nghĩa thúc đẩy kỹ năng số

Thể chế cũng gọi tên những khái niệm mới của đời sống. Ngày 09/7/2026, Chính phủ ban hành nghị quyết xác định ngày 15/10 hằng năm là Ngày Công dân số Việt Nam. Ngày Công dân số Việt Nam góp phần nâng cao nhận thức về kỹ năng số, danh tính số và trách nhiệm trên môi trường số. Khái niệm công dân số rộng hơn việc sở hữu một tài khoản định danh điện tử.

Việc có một ngày riêng không chỉ mang ý nghĩa biểu tượng. Nó đặt ra một mục tiêu đo được: bao nhiêu người dân đã có danh tính số đủ tin cậy để làm thủ tục, giao dịch, thanh toán trên môi trường mạng. Khi danh tính số được pháp luật thừa nhận, việc "chứng minh mình là mình" có thể giảm nhu cầu xuất trình nhiều loại giấy tờ bản giấy, và nguyên tắc chỉ cung cấp thông tin một lần mới có điểm tựa để thực hiện trọn vẹn.

Khi dữ liệu liên thông, luật chuyên ngành cũng phải đổi

Thể chế về chuyển đổi số không chỉ nằm trong một đạo luật. Khi dữ liệu đã liên thông, nhiều quy định chuyên ngành gắn với "địa giới giấy tờ" cũng phải thay đổi theo. Lĩnh vực hộ tịch là ví dụ rõ nhất.

Trước đây, muốn xin trích lục khai sinh, kết hôn, khai tử, người dân phải về đúng nơi đã đăng ký. Có người phải đi hàng trăm cây số hoặc về quê chỉ để lấy một tờ giấy. Cán bộ phải lật từng trang sổ hộ tịch để tìm; sổ mờ, mất, hỏng thì người dân không chứng minh được.

Đến hết ngày 20/7/2025, 401 triệu dữ liệu hộ tịch đã được chuyển sang hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung. Khi dữ liệu hộ tịch được quản lý tập trung và có thể khai thác hợp pháp, cơ sở để đơn giản hóa yêu cầu về nơi thực hiện thủ tục ngày càng rõ hơn. Luật Hộ tịch năm 2026 được ban hành với nguyên tắc đăng ký hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú: công dân có thể đến bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã nào; sổ hộ tịch điện tử trở thành hình thức quản lý chính. Luật có hiệu lực từ ngày 1/3/2027.

Đó là chu trình đúng của chuyển đổi số: số hóa dữ liệu, rồi sửa quy định để người dân được hưởng lợi từ dữ liệu ấy. Số hóa mà không sửa quy định thì chỉ sửa được cách làm của cơ quan, chưa sửa được cuộc sống của người dân.

Thể chế cho cái mới: thử nghiệm có kiểm soát

Thể chế không chỉ để quản lý cái đã có, mà còn để mở đường cho cái chưa có. Cơ chế thử nghiệm có kiểm soát theo Luật Công nghiệp công nghệ số và nghị định hướng dẫn đã bắt đầu đi vào thực tiễn. Bộ Khoa học và Công nghệ đã phối hợp với Bộ Quốc phòng và các cơ quan liên quan hướng dẫn, hỗ trợ tỉnh Điện Biên thử nghiệm ứng dụng thiết bị bay không người lái phục vụ phát triển kinh tế không gian tầm thấp. Một số địa phương như Tây Ninh, Đà Nẵng, Lâm Đồng, Bắc Ninh và Lai Châu đang nghiên cứu hướng thử nghiệm cho những bài toán cụ thể; đây là bước chuẩn bị, chưa đồng nghĩa với việc dự án đã được cấp phép triển khai.

Với công nghệ mới, câu hỏi thường gặp là "luật chưa có thì có được làm không?". Cơ chế thử nghiệm có kiểm soát trả lời: được làm, trong phạm vi, thời gian và điều kiện an toàn được xác định trước, để từ kết quả thử nghiệm mà hoàn thiện quy định. Đó là cách thể chế chủ động đi trước thay vì chạy theo.

Cùng hướng này, việc sửa đổi Luật Giao dịch điện tử đang được nghiên cứu theo tinh thần chuyển mạnh từ tiền kiểm sang hậu kiểm và đẩy mạnh dùng dữ liệu số để giảm hồ sơ, giấy tờ cho người dân, doanh nghiệp.

Từ Luật đến thực thi

Luật tốt mới là điều kiện cần. Thực tế cho thấy kết quả thực thi còn chưa đều. Ở cấp địa phương, tỷ lệ khai thác, sử dụng lại dữ liệu đã số hóa trong giải quyết thủ tục hành chính đã rất cao; Hà Nội đạt trên 97%, tức người dân gần như không phải khai lại những gì đã có. Nhưng ở một số bộ, ngành, tỷ lệ này còn thấp, cho thấy còn nhiều thủ tục chưa thực sự dựa vào dữ liệu.

Chính vì vậy, các giải pháp tiếp theo đều xoay quanh việc biến quy định thành hành động: rà soát từng thủ tục, giảm thành phần hồ sơ, tăng tự động điền thông tin; cơ quan nhà nước chủ động khai thác dữ liệu đã có và được chia sẻ hợp pháp; đánh giá bằng mức giảm giấy tờ, thời gian, chi phí và số lần người dân phải đi lại.

Việc theo dõi thực thi cũng cần số liệu cụ thể: bao nhiêu loại giấy tờ đã thực sự được bỏ, bao nhiêu trường hợp vi phạm đã bị xử lý, người dân phản ánh ở đâu khi bị đòi giấy tờ trái quy định. Khi người dân biết rõ quyền của mình và có kênh để phản ánh, quy định sẽ được thực thi nhanh hơn mọi văn bản đôn đốc.

Bài học: Sửa Luật để công nghệ phát huy

Câu chuyện thể chế chuyển đổi số hai năm qua để lại ba bài học.

Thứ nhất, số hóa dữ liệu mà không có chế tài buộc dùng dữ liệu thì chỉ tạo thêm một lớp giấy tờ điện tử. Quy định về trách nhiệm không yêu cầu cung cấp lại dữ liệu hợp lệ và xử lý trường hợp vi phạm là một trong những chìa khóa biến hàng trăm triệu bản ghi đã số hóa thành lợi ích thật cho người dân.

Thứ hai, luật và hướng dẫn phải đi cùng nhau. Kế hoạch thi hành có trước khi luật có hiệu lực, nghị định có hiệu lực cùng ngày với luật, chiến lược và kiến trúc được ban hành ngay sau đó: nhịp độ ấy giúp luật không "nằm trên giấy".

Thứ ba, khi dữ liệu đã liên thông, mọi ràng buộc dựa trên địa giới giấy tờ đều cần được xem lại. Luật Hộ tịch năm 2026 là ví dụ đầu tiên; nhiều lĩnh vực khác sẽ phải đi theo, từ đất đai, cư trú đến giáo dục, y tế, nơi người dân vẫn còn phải mang giấy tờ đi xin xác nhận.

Câu hỏi "sao vẫn bắt người dân photocopy sổ đỏ?" nay có thêm cơ sở pháp lý để được giải quyết, nhưng hiệu quả phụ thuộc vào việc kết nối, khai thác dữ liệu và thực thi tại từng cơ quan. Việc còn lại là để câu trả lời ấy hiện diện ở mọi quầy tiếp nhận hồ sơ trên cả nước.

Bùi Linh