Phương pháp đánh giá cho doanh nghiệp sau khi áp dụng công cụ Lean

Theo chuyên gia năng suất, kết quả áp dụng dự án Lean thông thường được chia làm 2 dạng kết quả: Lợi ích tài chính và lợi ích phi tài chính. Đối với lợi ích tài chính thường được đánh giá bằng phương pháp định lượng so sánh trước và sau khi áp dụng giải pháp trong khoảng thời gian nhất định. Đối với lợi ích phi tài chính thường đánh giá bằng phương pháp định tính như điều tra/phỏng vấn người thực hiện/khách hàng và các bên liên quan chịu ảnh hưởng và tác động khi triển khai dự án Lean.

Về thời gian, kết quả khi doanh nghiệp áp dụng Lean có thể đánh giá trong ngắn hạn (thường gọi đây là các kết quả ban đầu khi triển khai giải pháp Lean) và trong dài hạn (thông thường sau 1-2 năm triển khai đầy đủ các giải pháp Lean đã được xác định). Đối với các dự án Lean thử nghiệm, nhóm dự án chủ yếu đánh giá và so sánh các kết quả trong ngắn hạn.

Phương pháp đánh giá các lợi ích phi tài chính bao gồm: Lập phiếu khảo sát đánh giá phản hồi nhân viên và lãnh đạo về tác động của dự án tới công việc hàng ngày của họ; Phỏng vấn thành viên của nhóm triển khai về nhận thức và năng lực giải quyết vấn đề theo phương pháp Lean khi tham gia dự án; Lập phiếu khảo sát đánh giá sự hài lòng của khách hàng chính trong phạm vi áp dụng dự án do thời gian giao hàng đúng hạn tăng lên, chất lượng sản phẩm ổn định...; Chụp ảnh và so sánh trực quan môi trường làm việc, bố trí mặt bằng kho, máy móc thiết bị,... trước và sau áp dụng Lean.

Phương pháp đánh giá các lợi ích tài chính bao gồm: Thu thập dữ liệu và lập biểu đồ so sánh trước và sau khi áp dụng giải pháp Lean. Tùy theo từng dữ liệu mà nhóm có thể sử dụng các dạng biểu đồ biểu thị cho phù hợp. Quy đổi từ bảng dữ liệu về kết quả phân tích và thu được từ việc áp dụng thành tiền tiết kiệm được. Ví dụ, số lượng sản phẩm sai lỗi giảm đi; năng suất công nhân hoặc năng suất dây chuyền tăng lên; giảm thời gian tìm kiếm/di chuyển/vận chuyển...; rút ngắn thời gian cung cấp sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng (lead time); giảm lượng hàng tồn kho,...

Doanh nghiệp khi áp dụng Lean cần thu thập dữ liệu và đánh giá kết quả trước và sau áp dụng dự án Lean. Biểu diễn trực quan so sánh kết quả bằng biểu đồ, bảng biểu, dữ liệu và hình ảnh (nếu thích hợp), đồng thời tính toán và chuyển đổi sang các kết quả đạt được bằng tiền tiết kiệm được (nếu có thể).

Đánh giá phản hồi của các bên liên quan chịu tác động của dự án, có thể là đánh giá của lãnh đạo, khách hàng, nhà cung cấp, các phòng ban liên quan hoặc nhân viên. Trưởng nhóm và thành viên cũng cần rút ra các bài học và chia sẻ kinh nghiệm triển khai dự án trong toàn công ty thông qua buổi tổng kết/hội thảo nội bộ.

Nam Dương