Áp dụng mô hình số hóa trong doanh nghiệp nhỏ để nhìn rõ lãi lỗ hay chi phí phát sinh

Đây là bài toán được đặt ra trong các tham luận tại hội thảo “Khơi thông nguồn lực - Số hóa SME TP.HCM” ngày 7/10. Từ nhà xưởng đến công ty dịch vụ, điểm chung được các diễn giả chỉ ra là dữ liệu phân tán khiến người điều hành khó biết tiền đang mất ở đâu, dù công việc vẫn diễn ra mỗi ngày.

Dữ liệu phân tán khiến doanh nghiệp khó nhìn rõ lãi lỗ

Trong doanh nghiệp sản xuất, bộ phận kinh doanh nhận đơn hàng, kho theo dõi nguyên liệu, xưởng điều hành máy móc, kế toán tập hợp chi phí. Khi mỗi nơi giữ một bảng số liệu riêng, báo cáo đến tay lãnh đạo có thể đã chậm so với thực tế.

Theo ông Thẩm Văn Hương, Chủ tịch Công ty TNHH Phần mềm ERP Việt (ERP Việt), báo cáo tồn kho và tiến độ đơn hàng chậm một đến ba ngày là một trong những nút thắt của doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa. Việc phụ thuộc vào bảng tính và kinh nghiệm cá nhân còn khiến dữ liệu dễ sai lệch, khó kiểm soát tiến độ.

Hệ quả là kho có nhiều hàng nhưng dây chuyền vẫn thiếu đúng loại nguyên liệu cần dùng. Vốn bị giữ trong hàng tồn, trong khi doanh nghiệp tiếp tục phải mua thêm để kịp giao hàng. Với doanh nghiệp dịch vụ, khoản chi dễ bị bỏ sót lại nằm ở thời gian làm việc.

Hội thảo “Khơi thông nguồn lực - Số hóa SME TP.HCM” diễn ra ngày 7/10 đón nhận đông đảo chuyên gia, doanh nghiệp tham dự.

Bà Nguyễn Thị Hợp, đại diện Công ty TNHH ORO Việt Nam chỉ ra đặc thù của các công ty công nghệ thông tin, tư vấn, quảng cáo hay tổ chức sự kiện: chi phí lao động chiếm tỷ trọng lớn, trong khi yêu cầu của khách hàng có thể thay đổi sau khi dự án bắt đầu.

Một hợp đồng tưởng có lãi có thể cần thêm nhiều giờ sửa sản phẩm, bổ sung nội dung hoặc xử lý phát sinh. Nếu không biết ai đã làm gì, trong bao lâu, doanh nghiệp khó tính đúng chi phí. Đến khi nhận ra, dự án có thể đã lỗ.

Ngoài khó khăn trong kiểm soát chi phí, doanh nghiệp còn gặp rào cản khi chuyển đổi số. Theo TS. Quách Ngọc Long, nhà sáng lập, Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Workit, rào cản chuyển đổi số gồm hai lớp. Một lớp là thiếu tiền, hạ tầng và nhân lực. Lớp còn lại nằm ở quyết tâm của lãnh đạo, thói quen làm việc và sự phối hợp giữa các phòng ban.

Số hoá từ bài toán cụ thể và kết nối nguồn hỗ trợ

Để giải quyết những vấn đề này, ông Thẩm Văn Hương đề xuất phương án kết nối dữ liệu từ đơn hàng, tồn kho đến kế hoạch sản xuất. Nhu cầu nguyên liệu được tính dựa trên đơn hàng và định mức, đối chiếu với lượng đang có để xác định cần mua bao nhiêu, vào thời điểm nào.

Quan trọng hơn, chi phí nguyên liệu, nhân công, điện năng và khấu hao máy móc phải được tập hợp theo từng lệnh sản xuất. Người điều hành khi đó có cơ sở biết đơn hàng nào tạo lợi nhuận, đơn hàng nào đang làm hụt tiền.

Trong khi đó, bà Nguyễn Thị Hợp cho rằng, cần gắn giờ công với từng dự án, thay vì chỉ nhìn tiền lương như một khoản chi chung của công ty. Việc cập nhật chi phí kịp thời giúp nhóm thực hiện phát hiện nguy cơ giảm lợi nhuận và điều chỉnh cách làm. Song song đó, doanh nghiệp cần theo dõi cơ hội bán hàng qua từng bước, từ tiếp nhận yêu cầu đến báo giá và chốt hợp đồng. Dự báo doanh thu tốt hơn giúp chủ động phân bổ nhân sự, hạn chế tình trạng lúc quá tải, lúc thiếu việc.

Dù khác mô hình kinh doanh, các giải pháp đều đòi hỏi doanh nghiệp thống nhất quy trình và dữ liệu trước khi mở rộng ứng dụng. TS. Quách Ngọc Long đặt câu hỏi: “Vấn đề nào cần giải quyết trước?”. Cách tiếp cận là chọn việc đang làm doanh nghiệp mất thời gian, tiền bạc hoặc cơ hội, triển khai ở phạm vi nhỏ rồi đo kết quả. Lộ trình này cần sự tham gia của người đứng đầu, cùng việc chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo nhân viên và duy trì cải tiến. Nếu các phòng ban vẫn giữ thông tin riêng, phần mềm khó tạo được bức tranh chung về hoạt động doanh nghiệp.

Ông Lý Minh Tuân, Trưởng phòng Kinh tế số – Xã hội số, Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM chia sẻ tại Hội thảo. 

Một hướng giảm áp lực đầu tư ban đầu là sử dụng hệ thống quản trị trên đám mây. Ông Lê Xuân Phong, Giám đốc Công ty Cổ phần FTI Sài Gòn giới thiệu mô hình kết nối bán hàng, kho, sản xuất và tài chính trên một nguồn dữ liệu, với chi phí vận hành theo kỳ và không cần tự đầu tư máy chủ.

Trên dữ liệu đã được kết nối, AI có thể hỗ trợ tổng hợp thông tin, phân tích doanh thu, tồn kho, dòng tiền hoặc xử lý một số nghiệp vụ. Các tác vụ tự động cần nằm trong điều kiện và quyền hạn được thiết lập.

Để doanh nghiệp có thêm nguồn lực triển khai ở góc độ chính sách, ông Lý Minh Tuân, Trưởng phòng Kinh tế số – Xã hội số, Sở Khoa học và Công nghệ TP.HCM cho biết kế hoạch lựa chọn 200 doanh nghiệp xây dựng mô hình chuyển đổi số mẫu trong năm 2026. Định hướng đến năm 2030 gồm 150.000 - 200.000 lượt doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp cận chính sách, 100.000 doanh nghiệp ứng dụng giải pháp số và AI. Các hoạt động hỗ trợ còn bao gồm đào tạo lãnh đạo, phổ cập kỹ năng số và phát triển hạ tầng dùng chung.

Ông Hoàng Trọng, chuyên viên của Sở KH&CN TP.HCM giới thiệu cổng hỗ trợ tại kinhteso.tphcm.gov.vn, nơi doanh nghiệp có thể tra cứu chính sách, tìm chuyên gia, tiếp cận giải pháp và đăng ký nhu cầu hỗ trợ.

Nguồn lực được mở ra nhưng bước đầu vẫn là xác định đúng vấn đề. Với một nhà xưởng, đó có thể là nguyên liệu thiếu giữa lúc kho đầy. Với một công ty dịch vụ, đó là những giờ làm thêm chưa được tính vào hợp đồng. Nhìn rõ những khoản này, doanh nghiệp mới biết công nghệ cần giúp mình thay đổi điều gì.

Kim Thoa