Công cụ quản lý theo phương pháp của Nhật Bản giúp giảm lãng phí và nâng cao năng suất

Bảng kiểm soát của một doanh nghiệp áp dụng công cụ quản lý Kamishibai tại Việt Nam.

Theo đó, Kamishibai là phương pháp sử dụng thẻ/bảng hình ảnh trong quản lý sản xuất, được phát triển và sử dụng như một công cụ kiểm soát quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là công cụ thực hành về quản lý trực quan giúp phân bổ, sắp xếp, theo dõi và giám sát công việc theo một tần suất quy định như hàng giờ, hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý.

Kamishibai không chỉ là thẻ ghi chú các việc cần làm mà là công cụ giúp doanh nghiệp nhận diện các vấn đề không phù hợp phát sinh để có thể xử lý kịp thời, việc này được thực hiện thông qua hệ thống thẻ các công việc được mô tả bằng hai mặt trên cùng một thẻ, một mặt màu đỏ và mặt kia màu xanh được thiết kế cùng nội dung ở hai mặt. Các thẻ được chèn vào giá đỡ với mặt đỏ hướng ra và sau đó được xoay để hiển thị màu xanh lá cây khi mỗi công việc được hoàn thành, qua đó các cấp quản lý/giám sát có thể nhìn thấy ngay kết quả thực hiện công việc của một nhóm/cá nhân nào đó trong một khoảng thời gian nào đó.

Kamishibai là công cụ hữu hiệu trong quản lý công việc hàng ngày. Mặc dù, hiện nay doanh nghiệp sử dụng công nghệ, như máy tính trong quản lý công việc tuy nhiên không phải tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng máy tính để kiểm soát công việc, đặc biệt tại khu vực sản xuất. Bảng Kamishibai giúp hiển thị thông tin một cách trực quan cho tất cả mọi người có liên quan để có thể nắm được nội dung và tiến độ công việc được giao, cũng như kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện.

Mizusumashi và Kamishibai là hai công cụ quản lý phù hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa. Ảnh minh họa.

Mitzusumashi là người điều phối, đóng vai trò hỗ trợ cho toàn bộ dây chuyền sản xuất, chuyên trách việc hậu cần sản xuất, đảm bảo hoạt động sản xuất được liên tục và thông suốt. Một người điều phối cần phải đảm bảo trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người có liên quan đều tham gia đóng góp và chuẩn bị cho một hoạt động nào đó ở mức tốt nhất. Điều phối là việc bố trí, sắp xếp và lên kế hoạch để công việc được tiến hành thuận lợi, dễ dàng.

Về mặt ngôn ngữ thì điều phối tức là “làm cho dễ dàng” hoặc “khiến cho quy trình được suôn sẻ”. Ở vị trí của một điều phối viên, phải có cái nhìn tổng quát, không áp đặt quan điểm cá nhân và hoàn toàn tập trung vào tiến trình nhóm. Việc thiết kế tiến trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó bí quyết chính là tạo điều kiện để ý tưởng, giải pháp, và các quyết định... thông suốt.

Mizusumashi và Kamishibai là hai công cụ quản lý phù hợp với loại hình doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, chú trọng vào quản lý hình ảnh và yếu tố con người nhằm giúp giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất lao động. Do vậy sẽ hỗ trợ rất tốt trong việc triển khai các công cụ năng suất chất lượng khác. Kamishibai và Mizusumashi đã được các tổ chức, cá nhân trên thế giới nghiên cứu và phát triển từ nhiều năm về trước.

Thanh Tùng