Khi Kaizen trở thành văn hóa năng suất trong ngành vận tải

Trong công cụ về cải tiến năng suất doanh nghiệp, yếu tố “cải tiến liên tục” luôn được xem là nền tảng của mọi chiến lược nâng cao hiệu quả. Kaizen – triết lý quản trị ra đời tại Nhật Bản đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam vận dụng như một phương pháp tối ưu để đạt mục tiêu này. Bằng cách tập trung vào loại bỏ lãng phí, chuẩn hoá quy trình và phát huy vai trò người lao động, Kaizen không chỉ cải thiện năng suất tại từng khâu vận hành mà còn định hình văn hoá đổi mới trong toàn tổ chức.

Kaizen, trong tiếng Nhật nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”, dựa trên triết lý rằng mọi cải tiến nhỏ, nếu được duy trì đều đặn, sẽ dẫn đến bước tiến lớn. Khác với những dự án cải tổ quy mô, Kaizen bắt đầu từ điều giản dị nhất: sắp xếp lại nơi làm việc, chuẩn hóa thao tác, loại bỏ lãng phí, ghi nhận ý tưởng của từng nhân viên.

Nếu như Kaizen từng góp phần hồi sinh nền công nghiệp Nhật Bản sau chiến tranh, thì tại Việt Nam, nó đang mang lại sức sống mới cho ngành đường sắt, một lĩnh vực vốn được coi là “bảo thủ” và chậm đổi mới so với các phương tiện vận tải hiện nay. Tinh thần cải tiến liên tục, lấy con người làm trung tâm, loại bỏ lãng phí và từng bước nâng cao chất lượng được thể hiện rõ trong từng mắt xích: từ công tác vận hành, bảo dưỡng phương tiện, đến quy trình bán vé, chăm sóc khách hàng và quản lý logistics.

Áp dụng Kaizen mang lại hiệu quả thiết thực cho vận tải đường sắt

Trong bối cảnh sáp nhập, đổi mới của ngành, Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt – doanh nghiệp chủ lực được thành lập trên cơ sở hợp nhất Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội và Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Sài Gòn – chính là minh chứng rõ nét cho việc áp dụng Kaizen mang lại hiệu quả. Sau khi hợp nhất, công ty phải đối diện với nhiều khó khăn: quy trình quản lý chồng chéo, hệ thống nhân sự đông nhưng chưa thực sự tinh gọn, dịch vụ khách hàng chưa đồng nhất. Thay vì đầu tư ồ ạt vào các giải pháp công nghệ tốn kém, ban lãnh đạo lựa chọn Kaizen như một phương thức “cải tổ từ bên trong”.

Kết quả không chỉ thể hiện ngay bằng những số liệu chính xác, hiệu suất khai thác đoàn tàu tăng hơn 15%, thời gian trung chuyển hàng hóa giảm khoảng 20%  mà còn ở sự thay đổi nhận thức của người lao động. Khi mỗi nhân viên hiểu rằng “năng suất của hệ thống bắt đầu từ chính thao tác của mình”, văn hóa cải tiến trở thành thói quen thay vì khẩu hiệu.

Câu chuyện của ngành đường sắt cho thấy Kaizen không phải phép màu tức thì, mà là hành trình dài của sự kiên định. Mỗi cải tiến nhỏ dù chỉ là cách ghi chép, sắp xếp vật tư hay bố trí thiết bị đều góp phần tạo nên bước chuyển về năng suất toàn hệ thống.

Không chỉ ngành đường sắt, Kaizen còn tìm được chỗ đứng trong doanh nghiệp vận tải biển. Tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO), tinh thần “thay đổi để tốt hơn” đã trở thành khẩu hiệu hành động để thay đổi nhận thức làm việc của mỗi người.

Phòng Kỹ thuật tại VOSCO thực hiện 5S. Ảnh ST

Cụ thể, VOSCO đã triển khai đồng bộ các công cụ Kaizen như 5S, nhận diện giảm thiểu lãng phí. Chỉ trong vài quý đầu tiên, hàng chục sáng kiến được công nhận, nhiều ý tưởng xuất phát từ chính người lao động. Các cải tiến tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm hàng, cải thiện điều kiện làm việc, áp dụng công nghệ thông tin để giảm thao tác giấy tờ và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Dù không công bố con số cụ thể, VOSCO khẳng định tinh thần cải tiến đã lan tỏa mạnh mẽ, trở thành động lực mới cho năng suất. Quan trọng hơn, triết lý “đặt khách hàng ở trung tâm” được cụ thể hóa thông qua việc liên tục nâng cao chất lượng phục vụ từ thao tác bốc xếp đến quy trình vận hành tàu.

Điểm chung của hai mô hình nói trên là bắt đầu từ con người, không từ máy móc. Kaizen khuyến khích mọi nhân viên nhìn thấy vấn đề và tự mình đề xuất giải pháp chính sự tham gia rộng khắp ấy tạo ra “năng suất cộng hưởng. Đặc biệt, cả hai doanh nghiệp đều coi cải tiến là quá trình liên tục, không phải chiến dịch ngắn hạn, điều đó có thể duy trì được sự phát triển bền vững nội tại trong mỗi doanh nghiệp.

Việc ứng dụng Kaizen tại Việt Nam không chỉ là xu hướng mà đang trở thành thực tế có kết quả. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần hiểu rằng Kaizen không chỉ hoạt động riêng lẻ mà còn có thể áp dụng trong cả một hệ thống, bao gồm các công cụ cải tiến khác, con người và mục tiêu của doanh nghiệp.

Bảo Linh