Hoạt động của nhóm sáng tạo IQC trong nâng cao năng suất chất lượng

Việc tạo ra môi trường làm việc thân thiện, sử dụng tối đa năng lực và tài năng của cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao năng suất và chất lượng là mục tiêu phấn đấu của rất nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp tỉnh Lâm Đồng khi Việt Nam chuẩn bị tham gia cộng đồng kinh tế ASEAN (AEC - ASEAN Economic Community) sẽ được thành lập vào ngày 31/12/2015. Với việc thành lập và duy trì nhóm sáng tạo là một trong các phương pháp giúp doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu trên.

Nhóm sáng tạo - IQC  là viết tắt của từ tiếng Anh Innovation Quality circle, đây là một nhóm nhân viên gặp nhau thường xuyên để giải quyết vấn đề liên quan đến công việc hay môi trường làm việc trong tổ chức. Nhóm này hoạt động liên tục dựa trên nguyên tắc: mỗi người sẽ cảm thấy thích thú và tự hào về nơi làm việc của mình nếu họ được tham gia góp ý kiến và ra quyết định về các vấn đề liên quan đến công việc của họ. Để nhóm IQC hoạt động có hiệu quả phải có sự tham gia của tất cả mọi người, họ cùng chia sẻ quan điểm và tham gia ra quyết định.

Hoạt động của nhóm sáng tạo. Ảnh minh họa

Theo Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh Lâm Đồng, hoạt động của nhóm sáng tạo IQC là giải quyết vấn đề tại nơi làm việc bằng các công cụ thống kê đơn giản; tổ chức các cuộc họp hàng tuần trong hoặc sau giờ làm việc.

Các chủ đề thảo luận của nhóm tập trung vào các vấn đề như chất lượng (giảm tỷ lệ sai lỗi, giảm khiếu nại/không hài lòng của khách hàng, tăng chất lượng dịch vụ), chi phí (giảm lãng phí nguồn lực, giảm hao mòn và hư hỏng thiết bị, dụng cụ, giảm lãng phí văn phòng), an toàn (duy trì chăm sóc thiết bị, không để sàn nhà trơn trượt, loại trừ tai nạn lao động, tạo môi trường làm việc thuận lợi), vệ sinh…

Trong cuộc họp, một vấn đề được lựa chọn hay không cần tuân theo những nguyên tắc: Chia sẻ ý kiến, thảo luận công khai; Tầm quan trọng và mức độ ưu tiên của vấn đề; Lên kế hoạch công việc; Đặt những mục tiêu hợp lý; Xác định nguyên nhân của vấn đề; Phân tích sự kiện, số liệu; Đưa ra các đề xuất, giải pháp.

Cách thức khởi động nhóm IQC: Tổ chức hội thảo/tóm tắt về nhóm IQC cho lãnh đạo cấp cao; Hình thành ban điều hành nhóm IQC; Chỉ định thư ký IQC/người điều phối của Ban; Xác định nhóm nhân viên để đào tạo; Nâng cao nhận thức về IQC cho thành viên của ban và nhân viên; Tổ chức các khoá đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài cho các thành viên của ban và các nhân viên;Thành lập các nhóm thí điểm tại một số Phòng, ban, bộ phận; Tổ chức hoạt động IQC tại các nhóm; Báo cáo tổng kết đợt thí điểm đến tất cả nhân viên và ban lãnh đạo; Xem lại nỗ lực của nhóm thí điểm và đề ra chiến lược cho các hoạt động tiếp theo.

Các phương pháp mà nhóm sáng tạo cần nắm rõ để sử dụng quá trình hoạt động là: 7 công cụ kiểm soát chất lượng: Biểu đồ, biểu đồ pareto, biểu đồ phân bố, sơ đồ nhân quả, biểu đồ phân tán, phiếu kiểm tra, biểu đồ kiểm soát.

7 công cụ mới: Biểu đồ tương đồng, biểu đồ quan hệ, biểu đồ ma trận, biểu đồ cây, biểu đồ chương trình quyết định quá trình (Process Dedision Program Chart – PDPC), biểu đồ mũi tên, phân tích dữ liệu theo ma trận.

Phương pháp kỹ thuật công nghiệp: Nghiên cứu chuyển động, nghiên cứu thời gian, phân tích trễ hạn, phân tích quá trình, phân tích xếp dỡ vật liệu.

Kỹ thuật sáng tạo: Phương pháp checklist, động não, phương pháp tập trung, các phương pháp sáng tạo…

Để việc triển khai IQC đạt kết quả tốt nhất, nhất thiết cần phải có sự tham gia của tất cả nhân viên, đào tạo để họ hiểu được khái niệm của IQC, mục đích và lợi ích của nó; ban lãnh đạo cần có cam kết, hỗ trợ, các chính sách và định hướng cụ thể; Ban thư ký IQC năng động và nhiệt tình. Các thành viên của nhóm IQC được đào tạo. Có chính sách khen thưởng hợp lý và rõ ràng đồng thời có hệ thống theo dõi, đánh giá toàn diện mọi hoạt động của từng nhóm IQC.