Nửa năm áp dụng công cụ KPI, Công ty GMP bất ngờ ‘lột xác'

Chỉ số hoạt động chính (Key performance indicator – KPI) là một trong những công cụ giúp các doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quá trình cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Kết quả hoạt động được thể hiện cụ thể ở từng thành viên tại từng bộ phận khác nhau. Các bộ phận nói chung và từng thành viên trong từng bộ phận nói riêng sẽ có chức năng, nhiệm vụ cụ thể gắn với những tiêu chí đánh giá khác nhau. Do đó, để đánh giá chính xác năng lực của nhân viên trong công ty nhằm giúp doanh nghiệp khích lệ kịp thời hoặc chấn chỉnh công tác tổ chức hoạt động của nhân viên một cách hiệu quả thì việc sử dụng KPI là thực sự cần thiết.

Dưới sự hỗ trợ của nhóm tư vấn đến từ Trường Đại học Ngoại thương trong khuôn khổ nhiệm vụ: “Nhân rộng áp dụng công cụ Chỉ số hoạt động chính (KPI) vào các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam năm 2018” (thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt nam đến năm 2020”) của Bộ Khoa học và Công nghệ do PGS. TS Nguyễn Xuân Minh làm chủ nhiệm, Công ty TNHH Đầu tư Quốc tế Nhân lực Toàn cầu (GMP, sau đây gọi tắt là Công ty) - một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực giảng dạy và bồi dưỡng tiếng Anh chuyên sâu cho học sinh trong các kỳ thi chứng chỉ TOEIC, TOEFL ibt và đặc biệt là IELTS, đã đăng ký triển khai KPI cho Công ty và bước đầu đạt được những kết quả tốt.

Khóa đào tạo kỹ năng tiếng Anh cho doanh nghiệp của Công ty. (Ảnh: Kim Ngân)

 

Ngay khi mới thành lập, Công ty với đội ngũ nhân sự trẻ năng động, có trình độ chuyên môn và tinh thần học hỏi cao đã tập trung vào một môi trường kinh doanh có nhu cầu phát triển ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm nên ngay từ những bước đầu kinh doanh, chỉ tập trung vào việc thiết kế các khóa học và tuyển sinh, ít chú trọng công tác tổ chức, quản trị và điều hành hoạt động hàng ngày nên Công ty gặp không ít khó khăn và phải luôn loay hoay tìm lối đi hiệu quả nhất trong hoạt động.

Bên cạnh đó, lĩnh vực hoạt động đã phát triển từ lâu và xu hướng ngày càng tăng, nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ hiện hành và đối thủ mới gia nhập ngành. Khó khăn chồng chất khó khăn khiến hiệu quả hoạt động công ty bị ảnh hưởng và chưa tìm được lối đi.

Chính trong hoàn cảnh đó, lãnh đạo Công ty đã tiếp cận với chương trình nhân rộng áp dụng công cụ KPI do nhóm tác giả của Trường Đại học Ngoại thương triển khai và được đào tạo, tư vấn kỹ thuật áp dụng. Chỉ qua 6 tháng được chuyển giao kỹ thuật triển khai (tư vấn, hướng dẫn triển khai trong Quý IV năm 2018 và bắt đầu áp dụng chính thức từ Quý I năm 2019), Công ty đã có bước chuyển mình mạnh mẽ về hiệu quả hoạt động.

Thống kê về số liệu kinh doanh Quý IV năm 2018 và Quý I năm 2019 đã cho thấy kết quả khả quan: Doanh thu Quý I/2019 (sau khi triển khai KPI) tăng 8,7% so với Quý IV/2018 (trước khi triển khai KPI), lợi nhuận sau thuế tăng 11%...

Lợi nhuận trước và sau thuế của Công ty đều có sự gia tăng vượt bậc qua 6 tháng áp dụng KPI. Cụ thể, lợi nhuận trước thuế tăng từ gần 734 triệu đồng đến 922 triệu đồng, đạt 25,63%. Lợi nhuận sau thuế tăng từ 587 triệu đồng đến 737 triệu đồng, đạt 25,63%. Như vậy, có thể khẳng định rằng KPI đã đáp ứng được kỳ vọng của lãnh đạo và nhân viên công ty trong giai đoạn phát triển hiện nay.

Thành công lớn nhất bước đầu là toàn thể lãnh đạo và nhân viên Công ty đã nhận thức được vai trò không thể thiếu của KPI với ý nghĩa là bộ công cụ quản lý doanh nghiệp. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc và từng phòng ban đã được nhận diện rõ ràng và phù hợp, các công việc không còn chồng chéo cũng như Công ty đã bao quát rất tốt các phần công việc cần thiết. Mục tiêu chung luôn được xác định và cụ thể hóa thành mục tiêu của mỗi phòng ban và quan trọng hơn là của chính mỗi cá nhân trong Công ty. Hiệu quả công việc được đo lường gắn với nhiệm vụ của từng thành viên. 

Việc triển khai KPI đã mang đến cho GMP những kết quả ấn tượng.

Chị Nguyễn Trần Phương Thảo, một nhân viên đang làm việc tại Công ty chia sẻ: “Là một trong những nhân sự gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập, tôi hiểu rõ khó khăn mà Công ty phải đương đầu trong thời gian qua. Chỉ qua 6 tháng Công ty triển khai KPI, mọi thứ đã thay đổi dần và đạt được những kết quả tốt đẹp ban đầu. Công việc của tôi hiện nay được xác định rõ ràng và lương thưởng gắn liền với hiệu quả làm việc của mình thông qua chỉ tiêu KPI được giao. Tôi rất phấn khởi và từng ngày cố gắng hơn cho công việc của mình”.

Về dài hạn, Công ty cho biết đang có kế hoạch đẩy nhanh quy trình tái cấu trúc và đề cao hơn nữa tầm quan trọng của hệ thống KPI đối với công tác quản trị tổ chức. Đây sẽ là một trong những công cụ hiệu quả nhất để đánh giá và quản lý đội ngũ nhân viên cũng như các hoạt động diễn ra tại công ty. Các chiến lược trọng tâm trong từng giai đoạn hoạt động của Công ty phải được báo cáo và cập nhật định kỳ lên Ban lãnh đạo để có sự điều chỉnh kịp thời.

Bên cạnh đó, tuyển dụng và đào tạo các nhân viên có chuyên môn sâu trong việc xây dựng hệ thống KPI hoàn chỉnh và thống nhất. Khi đã có được nhân sự chuyên trách, các bảng phân chia công việc truyền thống đã tồn tại lâu nay sẽ được cụ thể hóa thành những KPI theo đúng tiêu chí SMART, từ đó chuẩn hóa được một hệ thống KPI thống nhất và hiệu quả. Nhưng trong giai đoạn đầu thực hiện không nên đưa ra quá nhiều chỉ tiêu, dẫn đến khó thu thập và theo dõi dữ liệu.

Đồng thời, tích cực học hỏi, tham khảo mô hình của các tổ chức khác, thường xuyên đánh giá, lấy ý kiến đề xuất từ cấp nhân viên song song với việc tu chỉnh từ cấp lãnh đạo để rút ngắn thời gian hoàn thiện các KPI, giảm thiểu sai lệch và đảm bảo được tầm quan trọng của mỗi KPI đề ra.

Nguyễn Tuân - Hồ Hương Giang

KPI làm thay đổi toàn diện bộ mặt Đại học Phan Thiết(VietQ.vn) - Nhờ đưa vào vận hành hệ thống công cụ đánh giá KPI, toàn bộ các hoạt động tại Đại học Phan Thiết đã thay đổi theo hướng tích cực, chất lượng đào tạo chuyên môn được nâng lên đáng kể.