Bàn giao ca không hiệu quả: 'Khoảng trống' gây thất thoát năng suất

Nếu thông tin không được chuyển giao đầy đủ, người nhận ca có thể phải mất thêm thời gian để tìm hiểu tình trạng máy móc, tiến độ sản xuất, sản phẩm đang xử lý hoặc những vấn đề còn tồn tại. Những khoảng thời gian tưởng như rất nhỏ khi lặp lại qua nhiều ca, có thể trở thành nguồn lãng phí mà doanh nghiệp khó nhận ra.

Không chỉ là vài phút trao đổi

Theo Cơ quan An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp Anh (HSE), bàn giao ca là quá trình truyền đạt chính xác, đáng tin cậy những thông tin liên quan đến công việc khi chuyển ca hoặc chuyển trách nhiệm giữa các nhóm. Một quy trình hiệu quả cần có sự chuẩn bị của người giao ca, trao đổi thông tin giữa hai bên và bước kiểm tra, xác nhận của người nhận ca.

Vì vậy, bàn giao ca không đơn thuần là việc người trước nói cho người sau biết “hôm nay đã làm đến đâu”. Đây là một bước kiểm soát nhằm bảo đảm công việc được tiếp tục mà không bị đứt quãng.

Trong sản xuất, thông tin cần chuyển giao có thể liên quan đến tiến độ đơn hàng, tình trạng thiết bị, thông số vận hành, sản phẩm chưa hoàn tất, vấn đề chất lượng, công việc bảo trì, vật tư hoặc những nội dung cần tiếp tục theo dõi.

Nếu các thông tin này chỉ được truyền đạt bằng trí nhớ hoặc những câu nói chung chung như “máy vẫn bình thường”, nguy cơ bỏ sót thông tin sẽ cao hơn.

“Khoảng trống” bắt đầu từ những điều nhỏ

Một ca phát hiện máy có dấu hiệu bất thường nhưng chưa xử lý triệt để. Nếu người nhận ca không được thông báo, thiết bị có thể tiếp tục vận hành cho đến khi phát sinh lỗi. Một lô sản phẩm đang được theo dõi nhưng thông tin không được ghi nhận rõ ràng, ca sau có thể tiếp tục sản xuất mà không biết cần kiểm tra vấn đề gì.

Một đơn hàng đang ở giữa quá trình chuyển đổi nhưng thông tin về tiến độ, thông số hoặc công việc còn dang dở không được cập nhật. Người nhận ca phải kiểm tra lại từ đầu.

Những tình huống này chưa chắc tạo ra sự cố lớn ngay lập tức, nhưng có thể phát sinh hàng loạt hoạt động không tạo thêm giá trị như chờ đợi, tìm kiếm thông tin, kiểm tra lại, làm lại hoặc xử lý sai lệch. Ở góc độ năng suất, đó chính là những “thời gian ẩn” mà doanh nghiệp dễ bỏ qua.

Bàn giao kém có thể kéo theo lỗi chất lượng

Vấn đề của bàn giao ca không chỉ nằm ở năng suất. Thông tin thiếu hoặc hiểu sai còn có thể ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn của quá trình sản xuất.

HSE lưu ý rằng những thất bại trong giao tiếp tại thời điểm chuyển ca có thể góp phần dẫn tới sự cố, trong đó có những trường hợp liên quan đến hoạt động bảo trì. Thông tin bàn giao cần được truyền đạt theo cách phù hợp để người nhận có thể tiếp tục công việc an toàn và hiệu quả.

Đặc biệt, khi một công việc chưa thể hoàn thành trong ca, ca sau cần biết rõ công việc đang ở trạng thái nào, những vấn đề hoặc nguy cơ còn tồn tại và cần tiếp tục thực hiện những gì. Công việc để lại cũng cần được bảo đảm ở trạng thái an toàn. Do đó, một bàn giao thiếu thông tin có thể khiến ca sau vừa mất thời gian tìm hiểu, vừa tăng nguy cơ xử lý không phù hợp với trạng thái thực tế của công việc.

Vì sao bàn giao ca dễ bị xem nhẹ?

Một nguyên nhân là doanh nghiệp coi bàn giao ca như hoạt động hành chính thay vì công đoạn của quá trình sản xuất. Khi áp lực sản lượng tăng, người lao động có xu hướng muốn kết thúc ca nhanh. Người giao ca có thể chỉ truyền đạt những gì họ cho là quan trọng, trong khi người nhận ca không biết cần hỏi thêm điều gì.

Bên cạnh đó, nếu mỗi tổ hoặc mỗi ca sử dụng một cách bàn giao khác nhau, chất lượng thông tin sẽ phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của từng cá nhân. HSE khuyến nghị bàn giao ca nên có tính hai chiều, kết hợp thông tin bằng lời nói và văn bản, đồng thời dành đủ thời gian và nguồn lực cho hoạt động này.

Điều đó có nghĩa, doanh nghiệp không nên chỉ yêu cầu người lao động “bàn giao đầy đủ hơn”, mà cần xây dựng phương pháp thống nhất để việc bàn giao trở thành một phần của công việc tiêu chuẩn.

Chuẩn hóa để giảm lãng phí

Doanh nghiệp có thể xây dựng biểu mẫu hoặc bảng bàn giao phù hợp với từng vị trí. Các nội dung quan trọng cần được xác định trước, chẳng hạn công việc đã hoàn thành, công việc còn dang dở, tình trạng thiết bị, vấn đề chất lượng, vật tư, sự cố phát sinh và những việc ca sau cần tiếp tục.

Bàn giao cũng không nên dừng ở việc ghi chép. Với những thông tin quan trọng, người nhận cần kiểm tra và xác nhận để hạn chế hiểu sai hoặc bỏ sót.

Cách tiếp cận này phù hợp với nguyên tắc công việc tiêu chuẩn trong Lean, trong đó công việc được thực hiện theo phương pháp thống nhất nhằm giảm sự khác biệt không cần thiết và tạo nền tảng cho cải tiến.

Với những công đoạn có rủi ro cao, doanh nghiệp càng cần xác định rõ thông tin bắt buộc phải bàn giao và người chịu trách nhiệm xác nhận.

Muốn biết bàn giao ca có đang tạo ra điểm nghẽn năng suất hay không, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng những dữ liệu đơn giản: ca sau phải hỏi lại thông tin bao nhiêu lần; phải kiểm tra lại tình trạng máy bao nhiêu lần; có bao nhiêu trường hợp công việc bị gián đoạn do thiếu thông tin; mất bao lâu để người nhận ca thực sự tiếp quản được công việc.

Những dữ liệu này có thể được xem xét cùng với thời gian dừng máy, lỗi chất lượng, thời gian chờ hoặc sản lượng thực tế. Khi coi bàn giao ca là một phần của dòng chảy công việc, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy rõ hơn năng suất không chỉ phụ thuộc vào tốc độ máy hay số lượng sản phẩm tạo ra. Năng suất còn phụ thuộc vào việc thông tin có được chuyển giao liên tục để công việc không phải dừng lại, kiểm tra lại hoặc làm lại hay không.

Một ca sản xuất hiệu quả không nên kết thúc bằng việc “người cũ rời đi, người mới tự tìm hiểu”. Bàn giao tốt phải bảo đảm trách nhiệm được chuyển tiếp nhưng thông tin, trạng thái công việc và mục tiêu sản xuất không bị đứt đoạn. Bởi đôi khi, thất thoát năng suất không nằm ở một sự cố lớn, mà nằm trong những “khoảng trống” giữa hai ca – nơi thông tin không được chuyển giao đầy đủ và những công việc phải làm lại chỉ vì người sau không biết chính xác người trước đã làm gì.

Cẩm Anh