ISO 9001:2026 - xây dựng niềm tin từ nền tảng quản lý chất lượng

Theo bà Sam Somerville - Chủ tịch ISO/TC 176/SC 2, Trưởng nhóm công tác phụ trách sửa đổi tiêu chuẩn ISO 9001:2026, ngày nay, các tổ chức đang hoạt động trong bối cảnh bất ổn, chuỗi cung ứng dễ bị gián đoạn, công nghệ thay đổi nhanh chóng và kỳ vọng ngày càng cao từ khách hàng, người lao động, cơ quan quản lý cũng như cộng đồng.

Trong bối cảnh đó, niềm tin có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì các mối quan hệ, mức độ trung thành của khách hàng, sự sẵn sàng đón nhận thay đổi của người lao động và khả năng duy trì sự vững tin của doanh nghiệp trong những giai đoạn gián đoạn, bất định. Tuy nhiên, niềm tin không thể được tạo dựng chỉ bằng những ý định tốt đẹp. Niềm tin cũng không thể hoàn toàn phụ thuộc vào việc mỗi cá nhân luôn hành động đúng trong mọi tình huống.

Niềm tin cần được hỗ trợ bởi những hệ thống giúp tính nhất quán, trách nhiệm giải trình, khả năng học hỏi và cải tiến liên tục trở thành một phần trong phương thức vận hành của tổ chức. Qua đó, tổ chức có thể duy trì hiệu quả hoạt động đáng tin cậy ngay cả khi quy mô mở rộng, có sự thay đổi hoặc trở nên phức tạp hơn. Đó chính là lý do quản lý chất lượng có vai trò quan trọng và cũng là lý do việc công bố ISO 9001:2026 diễn ra đúng vào thời điểm này.

Xây dựng nền tảng cho niềm tin

Trong gần bốn thập kỷ, ISO 9001 đã giúp các tổ chức xây dựng phương thức tiếp cận có hệ thống đối với chất lượng. Tiêu chuẩn này đưa ra khuôn khổ có thể áp dụng cho các tổ chức với quy mô, lĩnh vực hoạt động và mức độ trưởng thành khác nhau, qua đó tạo nên ngôn ngữ chung về hiệu quả hoạt động, độ tin cậy, cải tiến liên tục và niềm tin.

Việc sửa đổi ISO 9001 không đơn thuần nhằm cập nhật một tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi. Nội dung sửa đổi xem xét sâu hơn những điều kiện mà các tổ chức ngày nay cần có để tạo ra hiệu quả hoạt động nhất quán và đáng tin cậy.

Phiên bản mới làm nổi bật hơn vai trò của lãnh đạo, văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức, đồng thời thừa nhận rằng hiệu quả hoạt động của một tổ chức không chỉ được quyết định bởi những gì tổ chức cung cấp mà còn bởi cách tổ chức đó hành xử.

Một quy trình có thể mô tả những gì cần xảy ra, nhưng văn hóa của tổ chức lại có ảnh hưởng lớn đến những gì thực sự diễn ra – đặc biệt khi con người chịu áp lực, khi các ưu tiên cạnh tranh với nhau hoặc khi xuất hiện những tình huống nằm ngoài dự liệu của quy trình.

Theo thời gian, những hành vi này sẽ ảnh hưởng đến mức độ tin tưởng đối với tổ chức cũng như khả năng xây dựng và duy trì niềm tin của tổ chức đó. 

Tiêu chuẩn được cập nhật cũng đưa ra sự phân biệt rõ ràng hơn giữa rủi ro và cơ hội, qua đó nhấn mạnh tổ chức không chỉ cần xử lý những vấn đề tiềm ẩn mà còn phải nhận diện và chủ động theo đuổi các cơ hội phát sinh từ thay đổi, tăng trưởng và đổi mới. Những tổ chức quản lý tốt sự bất định không chỉ tập trung vào ngăn ngừa vấn đề. Họ đồng thời phải luôn cảnh giác trước những khả năng mới xuất hiện và sẵn sàng hành động khi cơ hội đến.

Sản phẩm của sự đồng thuận quốc tế

Quá trình sửa đổi tiêu chuẩn cho thấy niềm tin có ý nghĩa quan trọng không kém trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn so với quá trình áp dụng tiêu chuẩn. Việc xây dựng một Tiêu chuẩn quốc tế có phạm vi ảnh hưởng rộng như ISO 9001 đòi hỏi những người đến từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực, quốc gia và môi trường tổ chức khác nhau phải lắng nghe, đặt câu hỏi đối với những giả định sẵn có và tìm kiếm tiếng nói chung.

Bà Sam Somerville đã trực tiếp nhận thấy vì sao quá trình này có ý nghĩa. Mọi người cần biết rằng những góc nhìn khác nhau đã được lắng nghe, các bằng chứng và kinh nghiệm được xem xét, đồng thời sự đồng thuận đạt được phản ánh nhu cầu của người sử dụng tiêu chuẩn trong những môi trường có thể rất khác nhau.

Thách thức đó không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. ISO 9001 nằm ở vị trí trung tâm trong một họ tiêu chuẩn rộng lớn hơn và có ảnh hưởng đến cách quản lý chất lượng được hiểu và áp dụng trong nhiều ngành, lĩnh vực. Do đó, bất kỳ thay đổi nào đối với ISO 9001 cũng có thể tạo ra những tác động rộng hơn.

Cũng theo bà Sam Somerville phiên bản mới là kết quả của nhiều năm hợp tác trong mạng lưới ISO toàn cầu. Tuy nhiên, việc công bố tiêu chuẩn mới chỉ là điểm khởi đầu. Giá trị thực sự của một tiêu chuẩn được thể hiện thông qua quá trình áp dụng: ở những quyết định được cải thiện, những cuộc trao đổi được thay đổi, những hành vi được định hình và mức độ tin tưởng mà tiêu chuẩn giúp các tổ chức xây dựng.

ISO 9001:2026 – niềm tin trở thành lợi thế chiến lược

Trong một thế giới ngày càng kết nối, thành công bền vững phụ thuộc ngày càng nhiều vào khả năng con người, tổ chức và cộng đồng hợp tác với nhau trên nền tảng tin tưởng. Các tổ chức cần xây dựng và duy trì niềm tin với các bên liên quan nếu muốn tăng trưởng, thích ứng, đổi mới và duy trì hiệu quả hoạt động trong dài hạn. 

Vì vậy, niềm tin không chỉ là kết quả của hoạt động hiệu quả mà còn có thể trở thành điều kiện thúc đẩy hiệu quả. ISO 9001 có thể giúp thiết lập những điều kiện để hiệu quả hoạt động đáng tin cậy trở nên khả thi hơn, thông qua việc xác định rõ trách nhiệm, duy trì quy trình nhất quán, tăng cường trách nhiệm giải trình của lãnh đạo, chú trọng đến rủi ro và cơ hội, đồng thời cam kết học hỏi khi kết quả không đạt kỳ vọng.

Hồng Vân (theo ISO)