Kinh nghiệm xây dựng, áp dụng ISO/IEC 17025 tại CTCP Kỹ thuật Năng lượng Việt

Quá trình triển khai

Thực hiện nhiệm vụ "Nhân rộng áp dụng hệ thống quản lý phòng thí nghiệm ISO/IEC 17025 cho các doanh nghiệp của Việt Nam" thuộc Chương trình quốc gia Hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021-2030, theo Quyết định số 1322/QĐ-TTg ngày 31 tháng 8 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ, Viện Nghiên cứu Phát triển Tiêu chuẩn Chất lượng (ISSQ) đã hỗ trợ Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý phòng thí nghiệm ISO/IEC 17025.

Mục tiêu chung là hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực thử nghiệm chất lượng sản phẩm, hàng hóa, kiểm soát, cải tiến chất lượng, nâng cao năng suất chất lượng và khả năng cạnh tranh.

Về mục tiêu cụ thể, Viện Nghiên cứu Phát triển Tiêu chuẩn Chất lượng sẽ xây dựng, hoàn thiện bộ tài liệu hướng dẫn áp dụng ISO/IEC 17025:2017 cho  phòng thử nghiệm; hỗ trợ xây dựng, áp dụng ISO/IEC 17025 phù hợp hoạt động của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt và đáp ứng các yêu cầu để được công nhận bởi tổ chức công nhận độc lập, hợp pháp, có phạm vi công nhận được thừa nhận bởi ILAC/APAC; Quảng bá, chia sẻ kinh nghiệm để phổ biến, nhân rộng áp dụng cho phòng thử nghiệm của các doanh nghiệp khác.

 Văn phòng Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt. 

Các nội dung triển khai chính tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt được chia làm 4 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Các công việc chuẩn bị cho việc hướng dẫn xây dựng và áp dụng

- Xây dựng và hoàn thiện tài liệu hướng dẫn áp dụng ISO/IEC 17025 đã được phê duyệt theo yêu cầu của dự án.

- Lập kế hoạch tổng thể về quá trình hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQL đáp ứng các yêu cầu của ISO/IEC 17025 tại PTN (chi tiết tại Phụ lục 1 – Kế hoạch triển khai nhiệm vụ tại PTN).

- Đánh giá, khảo sát nhiệm vụ về mặt quản lý, các hoạt động quản lý năng lực PTN thực tế tại PTN theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO/IEC 17025.

- Triển khai công tác tổ chức nhân sự cho kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống:

+ Thành lập Ban Điều hành/Ban ISO, gồm đại diện của các phòng ban, đơn vị (có hiểu biết về hoạt động thí nghiệm, năng lực PTN).

+ Cử đại diện lãnh đạo của PTN và quy định trách nhiệm và quyền hạn tương ứng của vị trí này.

Giai đoạn 2: Hướng dẫn xây dựng HTQL PTN theo ISO/IEC 17025:2017

- Đoàn chuyên gia tiến hành khảo sát, đánh giá hiện trạng về năng lực hiện có của PTN.

- Thực hiện các khóa đào tạo về tri thức của ISO/IEC 17025:2017 như khóa đào tạo nhận thức chung, chuyên gia đánh giá nội bộ, tính độ không đảm bảo đo, xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp cho lãnh đạo và cán bộ nhân viên phòng thử nghiệm.

- Tư vấn hướng dẫn hoàn thiện cơ cấu, hệ thống tài liệu đáp ứng các yêu cầu của ISO/IEC 17025.

- Tư vấn, hướng dẫn hoàn thiện nguồn lực cho PTN về mặt nhân lực, trang thiết bị, phương pháp, cơ sở vật chất và điều kiện môi trường,... đáp ứng các yêu cầu ISO/IEC 17025.

Giai đoạn 3: Hướng dẫn áp dụng HTQL PTN theo ISO/IEC 17025:2017

- Hướng dẫn áp dụng tổng thể HTQL PTN đã được xây dựng và ban hành: Tài liệu sau khi ban hành được phổ biến áp dụng vào kiểm soát công việc thực tế. Từ việc áp dụng có thể phát hiện những điểm chưa hoàn thiện để cải tiến. Việc áp dụng phải kèm theo việc theo dõi, kiểm tra tính hiệu lực của văn bản.

- Đoàn chuyên gia đã hướng dẫn nhân sự PTN thực hiện cập nhật thông tin dạng văn bản theo các quy trình, thủ tục và phương pháp đã xây dựng.

- Đoàn chuyên gia tổ chức hướng dẫn phòng thí nghiệm thực hiện kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp, các biện pháp đảm bảo chất lượng của hoạt động thí nghiệm bao gồm:

+ Tính liên kết chuẩn và đảm bảo liên kết chuẩn;

+ Lựa chọn và xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp.

- Đoàn chuyên gia tổ chức hướng dẫn phòng thí nghiệm thực hiện tính độ không đảm bảo đo đối với từng phép đo theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017. Hướng dẫn xây dựng và hoàn thiện hồ sơ phê duyệt phương pháp thử và tính toán độ không đảm bảo đo phê duyệt phương pháp thử và tính toán độ không đảm bảo đo.

- Đoàn chuyên gia tổ chức hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo tại đơn vị.

Giai đoạn 4: Đánh giá và công nhận

- Viện Nghiên cứu Phát triển Tiêu chuẩn Chất lượng đã tổ chức chào hành cạnh tranh để lựa chọn tổ chức đánh giá công nhận, hợp pháp là một bên ký kết ILAC/APAC MRA tiến hành đánh giá công nhận cho PTN điện.

- Đăng ký công nhận: Đoàn chuyên gia hướng dẫn PTN thực hiện các thủ tục cần thiết theo yêu cầu của tổ chức công nhận.

- Đoàn chuyên gia hướng dẫn PTN thực hiện các công việc chuẩn bị đánh giá công nhận. Chuyên gia tư vấn có trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình đánh giá của tổ chức công nhận tại PTN.

- Khắc phục, cải tiến sau đánh giá: Đoàn chuyên gia hướng dẫn thực hiện hành động khắc phục, cải tiến và lập các báo cáo cần thiết sau đánh giá theo yêu cầu của tổ chức công nhận và theo dõi quá trình công nhận cho đến khi PTN nhận được chứng chỉ công nhận.

Kết quả thực hiện

Quá trình hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQL tại PTN được thực hiện đáp ứng được mục tiêu và đảo bảo đúng trình tự, thủ tục, yêu cầu của nhiệm vụ đề ra;

Ban lãnh đạo Công ty, ban lãnh đạo PTN và các thành viên của PTN thuộc Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt đã nỗ lực hết mình trong việc xây dựng và áp dụng HTQL PTN theo tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017. Thời gian triển khai nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra;

Các khóa đào tạo đã được thực hiện và cấp chứng chỉ; hệ thống quản lý PTN đã được xây dựng và áp dụng theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017 theo phạm vi đăng ký công nhận. PTN điện thuộc Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt đã được công nhận Phòng thí nghiệm đạt ISO/IEC 17025:2017 theo số VALAS 103 bởi tổ chức công nhận có năng lực;

Hệ thống quản lý PTN theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 đã mang lại hiệu quả tích cực, tăng hiệu suất công việc, giảm thiểu rủi ro sai sót, gia tăng lợi ích về kinh tế và hình ảnh cho công ty. 

Tất cả thành viên của Phòng thí nghiệm thuộc Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt đã được đào tạo và cấp chứng chỉ các khóa học theo tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017, bao gồm: Nhận thức chung, đánh giá nội bộ, xác nhận giá trị sử dụng phương pháp thử, tính toán độ không đảm bảo đo; PTN đã xây dựng 01 bộ hệ thống tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO/IEC 17025:2017.

Phòng thí nghiệm điện của Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt.

Thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm

Về mặt thuận lợi, trong quá trình triển khai, lãnh đạo cam kết hỗ trợ các nguồn lực cần thiết bao gồm: cơ sở hạ tầng sạch sẽ thông khí, trang thiết bị máy móc hiện đại, hóa chất vật tư đạt chuẩn, nhân sự đúng chuyên nghành… để thực hiện yêu cầu mà nhiệm vụ đề ra. Công ty đã nghiêm chỉnh thực hiện đối ứng của doanh nghiệp liên quan đến đề án: các chi phí tổ chức đào tạo, chi phí hiệu chuẩn thiết bị, chi phí đánh giá công nhận… tạo điều kiện để đề án hoàn thành đúng tiến độ.

Phòng thí nghiệm có tư cách pháp nhân và pháp lý, sơ đồ phân bố tổ chức rõ ràng, cán bộ hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn và vai trò đóng góp trong việc xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO/IEC 17025:2017. Công ty đã có phương án họp triển khai và phân công cán bộ hợp tác khi áp dụng HTQL PTN;

Về mặt khó khăn, do các thử nghiệm đều thực hiện phần lớn ở hiện trường nên công ty chưa có sự đầu tư đúng mực cho các khu vực thử nghiệm tại PTN, diện tích không gian còn chật hẹp và khu vực lưu mẫu chưa được bố trí sắp xếp gọn gàng, có thể gây nhầm lẫn trong việc thử nghiệm cũng như đảm bảo tốt điều kiện lưu kho trong thời gian dài. Nhân sự chưa có kinh nghiệm trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống ISO/IEC 17025:2017 nên còn lúng túng trong việc triển khai thử nghiệm và ghi chép hồ sơ thử nghiệm, thực hiện phê duyệt và tính toán độ không đảm bảo đo theo yêu cầu của tiêu chuẩn.

Công ty đã có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực thử nghiệm điện, tuy nhiên nhân sự chính thường xuyên đi công tác các công trình dài hạn nên việc hướng dẫn và theo dõi sự tuân thủ thường xuyên bị gián đoạn, công việc lại tập trung vào các cán bộ chủ chốt và chưa thể phân bổ cho nhân sự mới nên nhiều khi rất bị động trong việc triển khai áp dụng.

Công ty áp dụng nhiều phương pháp thử nghiệm nội bộ dựa trên tiêu chuẩn nước ngoài được chỉnh sửa theo thực tế PTN nên việc thẩm tra điều kiện ban đầu và xem xét sự phù hợp, điều chỉnh thay đổi cần thiết mất nhiều thời gian và nguồn lực tài chính tương thích.

Kiến nghị

Nhằm giúp Phòng thí nghiệm điện thuộc Công ty Cổ phần Kỹ thuật Năng lượng Việt hoàn thiện hơn trong hệ thống và duy trì hiệu quả Hệ thống quản lý Phòng thí nghiệm theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017, Đoàn tư vấn đưa ra một số khuyến nghị như sau: Cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở và tổ chức đào tạo nâng cao năng lực và nhận thức; Xây dựng cơ chế thưởng, khuyến khích cán bộ thuộc Phòng thí nghiệm tuân thủ thực hành tốt các quy định trong Công ty;

Đào tạo, thông báo khi có sự sửa đổi quy trình; Xây dựng mục tiêu hằng năm và duy trì theo dõi đánh giá mức độ đáp ứng, hiệu quả đạt được mục tiêu; Thường xuyên theo dõi và kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ quy trình, quy định, thủ tục, yêu cầu pháp luật,… luôn cần có ghi chép và cập nhật.

PV