Tác động của văn hóa doanh nghiệp tới chuyển đổi số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Hà Nội

1. Đặt vấn đề

Những năm gần đây "chuyển đổi số" là từ khóa đã liên tục được nhắc đến và ngày càng được đề cập nhiều hơn. Câu chuyện về "chuyển đổi số" ở Việt Nam trở nên sôi động hơn kể từ thời điểm giữa năm 2020, khi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia, và đặc biệt "nóng" khi đại dịch COVID-19 bắt đầu bùng phát trên phạm vi toàn cầu. Hà Nội - với vai trò là Thủ đô của cả nước đã trở thành đầu tàu trong cuộc đua chuyển đổi số. Tuy nhiên, thực tế là chuyển đổi kỹ thuật số không phải là về phần mềm hay công nghệ - mà là về khả năng thích ứng của tổ chức. Để bắt kịp với sự thay đổi do chuyển đổi kỹ thuật số thúc đẩy, các tổ chức phải có khả năng linh hoạt thích ứng và văn hóa tổ chức là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ sáng kiến ​​kỹ thuật số nào.

Nhìn chung, đa phần các doanh nghiệp Thủ đô đều quan tâm đến chuyển đổi số nhưng mức quan tâm và tỷ lệ thực hiện chuyển đổi không đồng đều. Vì vậy, việc khảo sát tác động của văn hóa doanh nghiệp đến chuyển đổi số của các DNNVV ở Hà Nội có ý nghĩa quan trọng về mặt lý thuyết và thực tiễn, góp phần tạo nền tảng quan trọng cho chuyển đổi số thành công.

2. Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp

2.1. Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Văn hóa doanh nghiệp hình thành và phát triển song song với quá trình phát triển của doanh nghiệp, không đơn thuần chỉ là văn hóa giao tiếp, mà còn bao gồm cả giá trị cốt lõi, các quy tắc, phong cách quản lý, phương thức kinh doanh và hành vi, thái độ của mọi thành viên thuộc doanh nghiệp. Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp phát huy khi nó giúp doanh nghiệp thích ứng với thay đổi của môi trường bên ngoài. Văn hóa doanh nghiệp ăn sâu vào niềm tin nên có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên sức mạnh từ bên trong tập thể, bên trong mỗi cá nhân. Như vậy, văn hóa doanh nghiệp bao gồm tầm nhìn, giá trị cốt lõi, các tiêu chuẩn, hệ thống, biểu tượng, ngôn ngữ, giả định, niềm tin, cũng như các hành vi của các thành viên trong tổ chức.

2.2. Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp

Theo Edgar H.Shein (2010), văn hóa doanh nghiệp được chia thành 3 cấp độ, gồm:

- Cấp độ thứ nhất

Đây là cấp độ văn hóa có thể nhìn thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên, bao gồm các hiện tượng và sự vật mà một người có thể nghe, nhìn và cảm thấy khi tiếp xúc với một tổ chức xa lạ. Đây là cấp độ văn hóa dễ nhận biết nhất, dễ cảm nhận nhất. Tuy nhiên, cấp độ văn hóa này dễ thay đổi và ít khi thể hiện được những giá trị thực sự trong văn hóa doanh nghiệp.

- Cấp độ thứ hai

Những giá trị được tuyên bố (Chiến lược kinh doanh, mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp…).

Doanh nghiệp nào cũng có những quy định, nguyên tắc, triết lý, chiến lược và mục tiêu riêng, là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên và thường được công bố rộng rãi ra công chúng. Đây cũng chính là những giá trị được công bố, một bộ phận của nền văn hóa doanh nghiệp.

- Cấp độ thứ ba

Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên được công nhận trong doanh nghiệp).

Trong bất cứ cấp độ văn hóa nào (văn hóa dân tộc, văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp…) cũng đều có các quan niệm chung, được hình thành và tồn tại trong một thời gian dài, chúng ăn sâu vào tâm lý của hầu hết các thành viên trong nền văn hóa đó và trở thành điều mặc nhiên được công nhận.

Cả 3 cấp độ trên của văn hóa doanh nghiệp luôn hòa quyện và tương thích với nhau cùng hướng tới việc thể hiện đặc trưng riêng của doanh nghiệp đó.

2.3. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Một số lợi ích làm nên tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp, đó là:

• Tạo lợi thế cạnh tranh.
• Thu hút nhân tài, củng cố được lòng trung thành của các nhân viên đối với doanh nghiệp.
• Tạo bản sắc, nhận dạng riêng của tổ chức, phân biệt tổ chức này với tổ chức khác.
• Khích lệ quá trình đổi mới và sáng tạo.
• Là công cụ triển khai chiến lược.

3. Tổng quan về chuyển đổi số

3.1. Chuyển đổi số là gì 

Theo Microsoft (2017): “Chuyển đổi kỹ thuật số có tiềm năng biến đổi mọi hoạt động sản xuất. Chuyển đổi quy trình có nghĩa là chuyển đổi các quy trình truyền thống sang các hệ thống kỹ thuật số hiệu quả hơn có thể tăng hiệu quả đáng kể, cải thiện tất cả các khía cạnh của hoạt động. Chuyển đổi sản phẩm và dịch vụ có nghĩa là tạo ra các dịch vụ giá trị gia tăng mới có thể cải thiện cả môi trường sản xuất và khách hàng.

Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được sử dụng là khái niệm của FPT: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ mô hình doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet cho vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud),… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Chuyển đổi số gồm các giai đoạn: (i) số hóa thông tin - là tạo ra các biểu diễn số của các đối tượng vật lý; (ii) số hóa tổ chức - là chuyển đổi hoặc sáng tạo ra các mô hình kinh doanh hoặc mô hình hoạt động với dữ liệu và công nghệ số, và (iii) chuyển đổi toàn diện tổ chức từ tư duy, mô hình, lãnh đạo, hoạt động đến văn hóa của doanh nghiệp. 

3.2. Văn hóa số và những đặc trưng của văn hóa số

Thay đổi một nền văn hóa lâu đời trong doanh nghiệp quả là một điều khó khăn, nhưng phải xác định thay đổi để đáp ứng với những đòi hỏi của “thời đại số” là sự cấp thiết, trước tiên đòi hỏi lãnh đạo cũng phải “vượt qua được chính mình”. Văn hóa thời chuyển đổi số có những đặc tính mới mẻ. (Hình 1)

- Lấy khách hàng làm trọng tâm

Doanh nghiệp cần phải xây dựng được tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, khách hàng là “người thân” thay vì “thượng đế”. Đặt khách hàng lên ưu tiên số một, doanh nghiệp có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi số được chính khách hàng hậu thuẫn.

- Đổi mới, sáng tạo

Đổi mới sáng tạo là yêu cầu bắt buộc trong cuộc cạnh tranh chuyển đổi số. Mỗi ngày trôi qua là những xu hướng mới, công nghệ mới, con người mới xuất hiện. Tư duy đổi mới sẽ giúp cho lãnh đạo lẫn nhân viên sẽ bắt kịp nhịp độ chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay.

- Hợp tác

Khi tất cả các phòng, ban được liên kết thông qua quy trình, văn hóa doanh nghiệp sẽ trở nên bền chặt, vững mạnh hơn. Làm việc trong môi trường mở, tất cả các phòng ban đều liên quan tới nhau, có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong công việc.

- Văn hoá mở

Tư duy mở giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn xa trông rộng hơn, nắm bắt được những xu hướng hiện hành - yếu tố cốt lõi của chuyển đổi số. Mở rộng tầm nhìn thoát khỏi các giới hạn truyền thống để tập trung làm tăng thêm mọi giá trị một cách nhiều nhất ở mức có thể, sẵn sàng học hỏi và thay đổi, cũng như chấp nhận thất bại một cách đúng đắn. Đây là điểm khác biệt nổi bật so với văn hóa truyền thống. Trong một thế giới phẳng và kết nối, tư duy hướng ngoại, chia sẻ các lợi ích để cùng có lợi chính là cách giúp doanh nghiệp linh hoạt và thích nghi với mọi thay đổi. Kinh tế chia sẻ chính là một mô hình điển hình cho thời đại số.

- Tư duy số

Chuyển đổi số lẽ dĩ nhiên phải gắn với tư duy số. Không những số hóa quy trình, thao tác mà còn phải số hóa cả tư duy. Một trong những lợi ích của việc chuyển đổi số là khả năng theo dõi và phân tích dữ liệu. Việc quyết định mọi việc dựa trên dữ liệu còn giúp doanh nghiệp hiểu hơn nhu cầu khách hàng, từ đó tạo ra những phản hồi và cải thiện kịp thời, phù hợp, linh hoạt hơn.

- Linh hoạt

Văn hóa chuyển đổi số đòi hỏi sự linh hoạt và nhạy bén. Điều này buộc các quy trình, bước giải quyết công việc phải trôi chảy, nhanh chóng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần linh hoạt trong việc tiếp thu những ý kiến, phản hồi.

4. Tác động của văn hóa doanh nghiệp tới chuyển đổi số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Hà Nội

4.1. Thực trạng chuyển đổi số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Hà Nội

Tại Việt Nam, những năm gần đây, quá trình chuyển đổi số đã bắt đầu diễn ra, nhất là trong những ngành như tài chính, giao thông, du lịch... Chính phủ và chính quyền các cấp đang nỗ lực xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số. Nhiều thành phố cũng đang có ý định xây dựng thành phố thông minh với các nền tảng công nghệ mới...

Tuy nhiên, các DNNVV cả nước nói chung, cả DNNVV ở Hà Nội vẫn chưa nhận thức đúng vai trò chuyển đổi số trong cuộc CMCN 4.0. Theo khảo sát của Hiệp hội doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội, có đến 90% doanh nghiệp quan tâm chuyển đổi số và quản trị số nhưng số doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư để chuyển đổi chỉ chiếm 40%[13].

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ đang phải đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi số, như: Thiếu tầm nhìn tư duy về chuyển đổi số, những thách thức trong văn hóa công ty, sự thiếu hụt các công nghệ thiết yếu và thiếu hiểu biết sâu sắc về khách hàng cũng như dữ liệu hoạt động.

Việc chuyển đổi số vẫn chủ yếu diễn ra ở các doanh nghiệp lớn, đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn phản ứng thụ động với những thay đổi của thị trường và không thực sự nỗ lực chuyển đổi số. Bởi những thói quen lâu ngày tạo nên một “văn hóa doanh nghiệp” mà người ta thường nói là “sức ỳ” là những thứ rất khó thay đổi, tạo nên những rào cản lớn và là thách thức rất lớn với DNNVV trong công cuộc chuyển đổi số.

• Rào cản năng lực: có thể có sự tự mãn với quá khứ, đã từng thành công nhờ sự thay đổi nhưng đến lúc lại không cảm thấy phải tiếp tục thay đổi và ngay lập tức. Điều này là sự tự kìm hãm và làm cho doanh nghiệp mất năng lực chuyển đổi.
• Rào cản tốc độ: lãnh đạo không đáp ứng tốc độ thay đổi của thời đại hoặc không đòi hỏi tốc độ đáp ứng của nhân viên, nhưng điều nguy hiểm hơn là không nhận thức được tốc độ thay đổi của đối thủ, tạo nên mối đe dọa khủng khiếp cho chính doanh nghiệp mình.
• Rào cản ý thức: lãnh đạo nhiều khi đòi hỏi nhân viên phải thay đổi trong khi chính mình lại dễ dãi. Nếu lãnh đạo không có ý thức tiên phong trong sự thay đổi thì thường tạo nên sức ỳ tập thể.
• Rào cản nội bộ: bộ máy mới thay đổi thường có sự “mất đồng bộ” giữa các bộ phận, nếu không được kiểm soát tốt thì nó có thể tạo nên sự nghi kỵ, chờ đợi nhau hoặc bất hợp tác có thể dẫn tới ngáng chân nhau…

4.2. Kết quả khảo sát các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Hà Nội về 7 khía cạnh văn hóa số (theo mô hình của Capgemini, 2017)

Theo khảo sát của tác giả với gần 50 DNNVV trên địa bàn Hà Nội, rào cản lớn nhất đối với chuyển đổi số ở các DNNVV ở Hà Nội là thiếu những kỹ năng số (41,7%) và các vấn đề về văn hóa (37,5%). Như vậy, với các DNNVV, bên cạnh sự thiếu hụt về các kỹ năng số thì văn hóa trong doanh nghiệp cũng là vấn đề cần quan tâm trong quá trình chuyển đổi số. Tác giả tập trung nghiên cứu đến các nhân tố văn hóa tác động đến chuyển đổi số ở các DNNVV Hà Nội. (Hình 2)

Về lĩnh vực kinh doanh: Có 29,2% doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin, 16,7% doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại, 8,3% doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, 8,3% doanh nghiệp thuộc lĩnh lực tài chính. Còn lại là các lĩnh vực khác chiếm tỷ trọng nhỏ.

Về vị trí trong doanh nghiệp: số lượng người được khảo sát là nhân viên hoặc vị trí quản lý gần tương đương nhau, nhân viên 45%, nhà quản lý/ lãnh đạo là 55%. (Bảng 1, Hình 3)