Tổng cục TCĐLCL tập huấn về quản lý tinh gọn Lean, góp phần nâng cao năng suất công việc

Chương trình có sự tham gia của TS. Hà Minh Hiệp - Phó Tổng cục trưởng phụ trách Tổng cục; TS. Nguyễn Hoàng Linh - Phó Tổng cục trưởng Tổng cục, lãnh đạo các Vụ chức năng trong Tổng cục cùng toàn thể cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị liên quan.

Chia sẻ tại hội thảo, ông Lê Minh Tâm - Phó Giám đốc Phụ trách Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ TCĐLCL nhấn mạnh, mục đích chính của chương trình là giúp cán bộ, công chức, viên chức có hiểu biết sâu sắc hơn về phương pháp quản lý tinh gọn Lean. Phương pháp này được xem là tiền đề trong công tác chuyển đổi số tại cơ quan hành chính Nhà nước, được các chuyên gia đánh giá là điểm mới trong thay đổi năng suất hoạt động dịch vụ công.

Ông Tâm lấy ví dụ về hai minh chứng nổi bật là nhà sản xuất xe ô tô Ford và Toyota (TPS) - hai trong số các công ty sản xuất hiệu quả nhất trên thế giới đưa ra chuẩn mực về phương pháp quản lý tinh gọn Lean. Hiểu một cách đơn giản, Lean là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ lãng phí trong sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Trong sản xuất Lean, giá trị của một sản phẩm do khách hàng quyết định, sản phẩm phải đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về chất lượng, thời gian và giá cả. Để đánh giá giá trị từ góc nhìn của khách hàng, các công ty phải phân tích kỹ lưỡng mọi quá trình kinh doanh, nhận biết đâu là giá trị trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Lean trước hết là phải hiểu được tất cả mọi hoạt động cần thiết để làm ra một sản phẩm cụ thể, sau đó tối ưu hóa toàn bộ quá trình từ góc nhìn của khách hàng. Quan điểm này rất quan trọng vì nó giúp nhận biết hoạt động nào thực sự tạo ra giá trị, hoạt động nào không tạo ra giá trị nhưng cần thiết và hoạt động nào không tạo ra giá trị cần phải loại bỏ.

Hoạt động tạo ra giá trị là những hoạt động mà khách hàng sẵn sàng trả tiền, ngược lại hoạt động không tạo ra giá trị là hoạt động không cần thiết để vận hành tổ chức và không đem lại lợi ích gì cho khách hàng. Những hoạt động này theo cách hiểu của Lean được gọi là lãng phí cần loại bỏ hoặc giảm thiểu.

Bên cạnh đó là 8 lỗi lãng phí phổ biến trong dịch vụ công ngày nay. Defect – Sai lỗi dữ liệu, thông tin bị thiếu, nội dung sai với yêu cầu và cần nguồn lực để sửa lại. Overproduction – Các báo cáo không cần thiết, làm những việc không yêu cầu. Cung cấp quá nhiều thông tin làm người nhận bị rối.

Waiting – Chờ đợi quá trình trước đó hoàn thành công việc. Non-utilized Talent – Nhân viên không thực sự tham gia quá trình xử lý công việc. Transportation – vận chuyển đồ vật hoặc thông tin không cần thiết cho thực hiện công việc từ nơi này sang nơi khác. Inventory – Công việc bị tồn đọng, quá nhiều thông tin hay tài liệu không được xử lý. Motion – Động tác thừa do sắp xếp nơi làm việc không khoa học hoặc phải tìm kiếm đồ vật. Excess processing – thực hiện những hành động không cần thiết để làm tài liệu, báo cáo hay cung cấp dịch vụ.

Việc áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn Lean sẽ giúp cơ quan hành chính, dịch vụ công đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của xã hội; thể hiện tốt vai trò quản lý nhà nước, đảm bảo tuân thủ các văn bản của Nhà nước, pháp luật. Đồng thời, giúp cải cách thủ tục hành chính, giảm thiểu giấy tờ rườm rà, rút ngắn thời gian thực hiện, rút ngắn giờ làm, giảm chi phí thực hiện, gia tăng sự hài lòng của người dân.

Tại hội thảo, TS. Hà Minh Hiệp và các cán bộ, công chức, viên chức đã có những chia sẻ cởi mở về mô hình quản lý tinh gọn Lean. Cụ thể, phân tích làm rõ cách thức để bộ máy hành chính khối chức năng có thể áp dụng, duy trì hệ thống một cách bài bản, từ đó nâng cao năng suất trong công việc đạt hiệu quả cao nhất; giảm thiểu tối đa những thủ tục mang tính hình thức, giấy tờ, tiết kiệm thời gian, chi phí trong mọi hoạt động.

Bảo Linh