Từ an toàn đến cải tiến: Doanh nghiệp hưởng lợi kép nhờ tích hợp ISO và Kaizen

Tích hợp tiêu chuẩn và Kaizen: Lợi ích nhân đôi

Việc kết hợp ISO 45001, ISO 9001 và Kaizen không đơn thuần là ghép nối các mô hình quản lý, mà tạo ra hệ thống vận hành đồng bộ, trong đó chất lượng, an toàn và cải tiến được kết nối chặt chẽ. ISO 9001 giúp kiểm soát quá trình và nâng cao chất lượng sản phẩm, ISO 45001 đảm bảo môi trường làm việc an toàn, còn Kaizen thúc đẩy tinh thần cải tiến không ngừng tại mọi cấp bậc trong doanh nghiệp.

Khi được tích hợp, các hệ thống này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian triển khai, giảm trùng lặp tài liệu, đồng thời hình thành văn hóa doanh nghiệp chủ động, sáng tạo và bền vững.

Lợi ích dễ thấy nhất là giảm thiểu lãng phí, tai nạn lao động, tăng hiệu quả sản xuất và tinh gọn quy trình vận hành. Ngoài ra, việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp giúp doanh nghiệp gia tăng uy tín với đối tác và thị trường quốc tế – nơi các tiêu chuẩn về an toàn và chất lượng luôn là điều kiện bắt buộc.

Tại Việt Nam, Chi nhánh Tân Á của Công ty Cổ phần dây cáp điện Việt Nam (Cadivi) là một trong những doanh nghiệp tiên phong tích hợp ISO 45001:2018 và ISO 9001:2015 cùng các công cụ cải tiến như Kaizen, 5S và TPM. Nhà máy đã đào tạo đội ngũ nhân sự về kiểm soát rủi ro nghề nghiệp, thiết lập quy trình kiểm tra và ứng phó khẩn cấp theo tiêu chuẩn ISO 45001.

Đồng thời, Kaizen và 5S được áp dụng để cải tiến quy trình sản xuất, sắp xếp kho phụ tùng, giảm lãng phí thời gian và không gian làm việc. Kết quả cụ thể cho thấy hiệu quả rõ rệt: Chi phí tồn kho phụ tùng giảm từ hơn 920 triệu đồng xuống còn khoảng 736 triệu đồng, tiết kiệm gần 200 triệu đồng. Sự cố thiết bị giảm rõ rệt, ý thức của công nhân về bảo trì và an toàn được nâng cao.

Cadivi là một trong những doanh nghiệp tiên phong tích hợp ISO 45001:2018 và ISO 9001:2015 với Kaizen. 

Tương tự, Công ty cổ phần CRC – nhà sản xuất tấm pin năng lượng mặt trời đã triển khai tích hợp ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 và Kaizen với 100% nhân viên được đào tạo, khuyến khích đề xuất sáng kiến cải tiến theo chu kỳ PDCA. Chỉ riêng năm đầu tiên, bốn sáng kiến Kaizen được thực hiện thành công, giúp giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi xuống còn 4,8%, cao hơn mục tiêu đề ra và tỷ lệ chất thải tái chế đạt hơn 31,5%.

Đại diện AHEAD nhận định: “Kaizen không chỉ giúp cải tiến kỹ thuật mà còn giúp xây dựng văn hóa chủ động, sáng tạo và liên tục học hỏi trong doanh nghiệp".

Những khó khăn khi tích hợp hệ thống quản lý và Kaizen

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích rõ ràng, quá trình tích hợp ISO 45001, ISO 9001 và Kaizen cũng đặt ra không ít thách thức cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Thứ nhất, thiếu hụt nguồn lực và chuyên môn nội bộ: Việc triển khai đồng thời nhiều hệ thống quản lý đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải có kiến thức chuyên sâu về tiêu chuẩn quốc tế, am hiểu về cải tiến quy trình cũng như kỹ năng quản trị rủi ro. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện vẫn thiếu bộ phận quản lý chất lượng chuyên trách hoặc chưa đầu tư đào tạo bài bản cho nhân viên.

Thứ hai, khó khăn trong thay đổi tư duy và văn hóa doanh nghiệp: Triết lý Kaizen đòi hỏi sự tham gia chủ động từ toàn bộ nhân viên, từ lãnh đạo đến công nhân, trong khi ở nhiều doanh nghiệp, tâm lý e ngại thay đổi, ngại cải tiến hoặc “việc ai nấy làm” vẫn còn phổ biến. Việc xây dựng văn hóa cải tiến liên tục đòi hỏi thời gian, sự kiên nhẫn và định hướng từ ban lãnh đạo.

Thứ ba, thiếu liên kết giữa các hệ thống quản lý: Nếu không thiết kế hệ thống tích hợp ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng chồng chéo quy trình, tài liệu phân mảnh, tốn nhiều thời gian kiểm soát và đánh giá. Việc thiếu phần mềm hỗ trợ, công cụ đo lường phù hợp cũng làm giảm hiệu quả triển khai.

Cuối cùng là chi phí đầu tư ban đầu, dù về lâu dài sẽ mang lại lợi ích rõ ràng, song chi phí để xây dựng hệ thống, thuê đơn vị tư vấn, đào tạo, đánh giá chứng nhận ban đầu là rào cản không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế còn nhiều biến động.

Hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam

Để vượt qua những thách thức trên và tận dụng hiệu quả mô hình tích hợp, các doanh nghiệp Việt Nam cần lựa chọn lộ trình triển khai phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề của mình. Các chuyên gia khuyến nghị một số hướng đi thiết thực như sau:

Bắt đầu từ đánh giá hiện trạng (Gap Analysis): Đây là bước đầu tiên và bắt buộc để xác định khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và yêu cầu của từng tiêu chuẩn ISO, từ đó giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết cho việc tích hợp.

Triển khai từng bước có trọng điểm: Thay vì triển khai đồng loạt trên toàn bộ nhà máy, doanh nghiệp nên lựa chọn một phân xưởng, dây chuyền hoặc nhóm sản phẩm để áp dụng thử nghiệm, từ đó rút kinh nghiệm trước khi mở rộng quy mô.

Kết hợp các chương trình hỗ trợ của Nhà nước: Nhiều địa phương hiện đang có các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp trong khuôn khổ Chương trình quốc gia về nâng cao năng suất chất lượng. Doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn kinh phí hỗ trợ đào tạo, tư vấn, chứng nhận tiêu chuẩn.

Đào tạo và xây dựng đội ngũ nội bộ: Việc xây dựng đội ngũ chuyên trách về quản lý chất lượng, an toàn và cải tiến nội bộ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong triển khai và duy trì hệ thống. Ngoài ra, cần thường xuyên truyền thông nội bộ để thúc đẩy văn hóa Kaizen và nâng cao nhận thức của người lao động.

Sử dụng phần mềm và công cụ hỗ trợ: Doanh nghiệp nên ứng dụng các phần mềm quản lý chất lượng (QMS), phần mềm kiểm soát tài liệu, đo lường hiệu suất, bảng chỉ số KPI... để tích hợp dữ liệu, tránh trùng lặp, và tăng hiệu quả kiểm soát.

Với cam kết từ lãnh đạo, tư duy cải tiến liên tục và lộ trình phù hợp, doanh nghiệp Việt hoàn toàn có thể biến thách thức thành cơ hội. Tích hợp ISO 45001, ISO 9001 và Kaizen không chỉ là xu hướng hiện đại mà còn là nền tảng cốt lõi giúp nâng cao năng suất, đảm bảo an toàn, chất lượng và phát triển bền vững trong thời đại hội nhập toàn cầu.

Cẩm Anh