Áp dụng 5S- nền tảng để doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng

Lợi ích khi áp dụng 5S

Ngày nay, khái niệm chất lượng và quản lý chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức, doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Theo tiếng Nhật Bản thì chúng ta có thể hiểu ý nghĩa của cái tên nguyên tắc 5S chính là: Seiso (Sạch sẽ), Seiton (Sắp xếp), Seiri (Sàng lọc), Shitsuke (Sẵn sàng) và Seiketsu (Săn sóc).

Khi ứng dụng quy tắc 5S sẽ đem lại rất nhiều lợi ích vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp: Loại bỏ hoàn toàn các tác nhân gây lãng phí trong công việc phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển hoặc thay thế máy móc, trang thiết bị. Bên cạnh đó chúng cũng giúp giảm chi phí lưu kho các vật dụng – tài nguyên lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị. Cung cấp một môi trường làm việc ổn định với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng. 

Với phương pháp 5S, những thiết bị máy móc được trang bị sẽ luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ, phát hiện những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nhằm nâng cao hiệu suất máy móc. Từ đó có thể nâng cao chất lượng an toàn lao động.

Khi ứng dụng phương pháp 5S, các nhân viên sẽ được tăng tính đoàn kết, nâng cao tinh thần tập thể. Vận dụng phương pháp này trong công việc sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc. Nhờ đó năng suất của doanh nghiệp có thể tăng lên đáng kể.

Kiến tạo nên môi trường làm việc có kỷ luật lý tưởng, sạch sẽ và gọn gàng hơn. Nhờ phương pháp 5S mà nơi làm việc sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng hơn. Nếu doanh nghiệp ứng dụng được nguyên tắc này thành công sẽ khiến nơi làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết. Đồng thời mở ra nhiều cơ hội trong kinh doanh cũng như khiến nhân viên tự hào hơn về doanh nghiệp của mình, nâng cao niềm tự hào và niềm vui cống hiến.

Doanh nghiệp áp dụng thành công 5S

Công ty nhiệt điện Nghi Sơn 1 tuy không phải là đơn vị đi tiên phong trong công tác 5S, nhưng Công ty đã thực hiện phương pháp này rất thành công và hiệu quả, từ đó tạo một mô hình Công ty được bạn bè đồng nghiệp đánh giá đạt chuẩn mỹ quan – khoa học.

Ngay từ đầu tháng 11/2016, Ban Lãnh đạo Công ty đã quyết định thành lập Ban chỉ đạo 5S (gọi tắt là Ban 5S) gồm có 10 thành viên. Nhiệm vụ của Ban 5S đó chính là xây dựng, chỉ đạo triển khai các chương trình, các quy định về thực hành 5S tại các phòng, phân xưởng trong Công ty; triển khai các hoạt động đào tạo, tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện 5S. Đồng thời, đưa ra những hình thức thi đua, khen thưởng cho tập thể, cá nhân đạt thành tích tốt trong việc thực hành 5S và đẩy mạnh phong trào cải tiến, đưa ra những phương pháp tối ưu hơn cho Công ty.

Theo đó, văn phòng Công ty là nơi được thí điểm đầu tiên sau đó là đến các Phòng, Phân xưởng trong Công ty. Ban đầu, khi chưa được triển khai và áp dụng chương trình 5S thì mọi vật dụng, đồ đạc, trang thiết bị vẫn chưa được sắp xếp hợp lý, thiếu tính khoa học. Nhưng, thông qua sự tư vấn của Tư vấn viên thì mọi thứ đã được bố trí hợp lý, có tư duy thẩm mỹ hơn. Mọi vật dụng không cần thiết được loại bỏ, những đồ dùng có thể tái chế thì có thể đem ra để sử dụng lại. Sau quá trình triển khai thực hiện, có thể khẳng định Công ty nhiệt điện Nghi Sơn 1 đã áp dụng có hiệu quả chương trình 5S trong Công ty. 

Là thành viên trực thuộc Tổng Công ty khí Việt Nam (PV GAS), Công ty Vận chuyển khí Đông Nam Bộ (KĐN) hưởng ứng tích cực sự chỉ đạo của tổng công ty về việc chủ động áp dụng các công cụ cải tiến hệ thống quản lý để nâng cao hiệu quả lao động sản xuất, nổi bật là chương trình “Áp dụng thực hành tốt 5S” mà đơn vị đã và đang triển khai thực hiện.

Với hơn 20 năm tuổi đời xây dựng và phát triển, KĐN là một trong những đơn vị tích cực áp dụng hệ thống quản lý An toàn – Chất lượng – Môi trường (AT-CL-MT) đạt kết quả hàng đầu của PV GAS, nhận được các đánh giá cao và chứng nhận cấp quốc tế. Đặc biệt, Công ty KĐN luôn được PV GAS đánh giá là một trong những đơn vị có những bước phát triển đáng ghi nhận, với tinh thần cải tiến và năng động.

Tuy nhiên, trong quá trình điều hành, KĐN tự nhận thấy môi trường làm việc của Công ty chưa thật gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, chuyên nghiệp. Hệ thống quản lý còn rườm rà, đang là áp lực nặng nề, không chỉ cho người lao động mà cho cả cán bộ quản lý, cán bộ lãnh đạo. KĐN đã xác định chắc chắn một sự thay đổi là hết sức cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập, doanh nghiệp phải đối diện với những thách thức không thể bỏ qua. Vì vậy, Công ty đã quyết định thực hiện chiến lược 5S, và trở thành một trong những đơn vị mở đầu của phong trào này tại PV GAS.

Phong trào thực hiện 5S của KĐN vươn tới hệ thống quản lý bớt sự áp đặt, chỉ huy; tăng dần tính tự giác, phát huy vai trò của mỗi cá nhân; tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả với sự cởi mở, lòng tin và thân thiện. Việc áp dụng 5S của KĐN không phải là một “áp chế” nặng nề. Lãnh đạo KĐN kêu gọi anh chị em CBCNV cùng chung tay thực hiện thành công 5S với tinh thần thoải mái, vui vẻ, coi đây là một lần chung sức tạo dựng lại môi trường làm việc. Ban lãnh đạo Công ty luôn đồng hành sát cánh cùng toàn thể CBCNV, xây dựng một nét văn hóa năng động và kỷ luật ngay trong lòng cuộc triển khai 5S. Các phòng, phân xưởng, các trạm, TTPPK đã lập tức bắt tay vào dọn dẹp sàng lọc, sắp xếp lại nơi làm việc, khuôn viên xung quanh, thậm chí cả phần lưu trữ trên máy vi tinh cá nhân, tủ tài liệu…Các đơn vị tổ chức kiểm tra chéo và lập biên bản đánh giá, kiểm tra. Riêng ở các trạm, TTPPK, Ban chỉ đạo đã cử đoàn kiểm tra đánh giá ban đầu, hướng dẫn chi tiết và cụ thể những vấn đề phát sinh ngay sau khi triển khai chương trình.

Sau hơn 4 tháng thực hiện, điều khiến lãnh đạo Công ty KĐN tâm đắc nhất chính là hầu hết CBCNV tiếp nhận chương trình 5S với thái độ tích cực, cầu thị, rất nhanh xóa đi sự bỡ ngỡ và lo lắng ban đầu. Không chỉ dừng ở việc triển khai cho toàn bộ các phòng ban và bộ phận trực thuộc, Công ty KĐN còn tạo điều kiện cho các đối tượng ngoài biên chế như đội ngũ lái xe, bảo vệ, tạp vụ, lực lượng PCCC tại chỗ… cùng tham gia vào chương trình “Áp dụng thực hành tốt 5S”, mà mục đích cao nhất là tạo nên một bầu không khí thi đua, đồng lòng thay đổi toàn diện tổ chức.

An Dương