Cải tiến phương thức giải quyết thủ tục hành chính với TCVN ISO 9001:2015

Theo báo cáo của Sở Khoa học và Công nghệ thành phố Đà Nẵng, tính đến thời điểm hiện nay đã có 100% cơ quan hành chính thuộc UBND thành phố, UBND cấp huyện, cấp xã trên địa bàn thành phố Đà Nẵng xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (sau đây viết tắt là HTQLCL) đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến thực hiện thủ tục hành chính. Hệ thống tài liệu HTQLCL của các cơ quan này tương đối đầy đủ. Do được quán triệt tốt, lãnh đạo và công chức các cơ quan, đơn vị có xây dựng, áp dụng HTQLCL đều nhận thức được ý nghĩa, vai trò tích cực của hoạt động này và quyết tâm thực hiện tốt.

Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 tại các cơ quan đã đem lại kết quả nhất định, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian giải quyết công việc nội bộ, xử lý các văn bản, giải quyết thủ tục hành chính (đã được xây dựng quy trình) nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân.

Bên cạnh đó, việc xây dựng và thực hiện quy trình tác nghiệp giúp cho thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật. Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ, công chức người lao động trong cơ quan hành chính.

Ảnh minh họa.

Việc áp dụng HTQLCL còn là phương pháp giám sát trên thực tế việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước. HTQLCL là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc nội bộ, xử lý các văn bản, giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu của tổ chức và công dân.

Hồ sơ công việc của các đơn vị được tổ chức thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học. Hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao rõ rệt, từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi tới làm việc tại các đơn vị hành chính.

Các chuyên gia đánh giá, bản chất của ISO 9001 là quy định rõ việc, rõ người, rõ cách làm. Thứ nhất là rõ việc - tổ chức, doanh nghiệp cần chuẩn hóa hoạt động của công đoạn thành các quy trình/hướng dẫn vận hành để đảm bảo mọi vị trí trong tổ chức nắm bắt được công việc mình cần triển khai, thực hiện.

Thứ hai là rõ người - lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự triển khai xây dựng và áp dụng ISO, những nhân sự này cần nắm rõ công việc, trách nhiệm, quyền hạn của từng người trong bộ phận mình để xây dựng được quy trình/hướng dẫn cụ thể, phù hợp nhất với từng vị trí công việc.

Thứ ba là rõ cách làm, các quy trình, hướng dẫn vận hành cần đảm bảo cụ thể, chính xác và được chia thành các bước thực hiện dễ dàng triển khai, thực hiện cho từng vị trí trong tổ chức, doanh nghiệp. Trong đó, các quy trình/hướng dẫn chuẩn đã được thiết lập cần phải được tuân thủ thực hiện, từ đó tổ chức, doanh nghiệp sẽ kiểm soát quá trình sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ ổn định, hướng tới nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Tiểu My