Đánh giá chi phí chất lượng: Đầu tư phòng ngừa để giảm sai hỏng trong sản xuất

Chi phí chất lượng không chỉ là tiền kiểm tra

Khi nói đến chất lượng, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến kiểm tra nguyên liệu, kiểm tra công đoạn hoặc kiểm tra thành phẩm. Tuy nhiên, chi phí liên quan đến chất lượng rộng hơn nhiều.

Theo mô hình CoQ, chi phí chất lượng thường được chia thành bốn nhóm: chi phí phòng ngừa, chi phí đánh giá, chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngoài.

Chi phí phòng ngừa là những khoản doanh nghiệp bỏ ra trước khi lỗi xảy ra, nhằm hạn chế khả năng phát sinh vấn đề. Đó có thể là đào tạo nhân viên, hoạch định chất lượng, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, đánh giá quá trình hay kiểm soát nhà cung cấp.

Chi phí đánh giá liên quan đến các hoạt động kiểm tra, đo lường và thử nghiệm để xác định sản phẩm hoặc quá trình có đáp ứng yêu cầu hay không. Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra trong quá trình sản xuất và kiểm tra thành phẩm là những hoạt động quen thuộc thuộc nhóm này.

Trong khi đó, chi phí sai hỏng bên trong phát sinh khi lỗi được phát hiện trước khi sản phẩm đến tay khách hàng. Sản phẩm phải sửa chữa, làm lại, loại bỏ hoặc kiểm tra lại đều có thể tạo ra chi phí.

Nếu lỗi chỉ được phát hiện sau khi sản phẩm đã giao cho khách hàng, doanh nghiệp có thể phải chịu chi phí sai hỏng bên ngoài như bảo hành, đổi trả, xử lý khiếu nại hoặc khắc phục sản phẩm.

Điều đáng lưu ý là hai nhóm chi phí sai hỏng thường không chỉ nằm ở bộ phận chất lượng. Một sản phẩm phải làm lại có thể kéo theo thời gian của công nhân, máy móc phải vận hành thêm, nguyên vật liệu tiếp tục được sử dụng và kế hoạch sản xuất bị ảnh hưởng. Nếu hàng lỗi đến tay khách hàng, chi phí còn có thể phát sinh ở bộ phận chăm sóc khách hàng, bảo hành và logistics.

Vì vậy, nếu chỉ nhìn vào khoản tiền dành cho kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp có thể chưa thấy hết những nguồn lực đang bị tiêu hao bởi sai lỗi.

Từ xử lý lỗi sang chủ động phòng ngừa

Giá trị của CoQ không nằm ở việc thống kê càng nhiều khoản chi càng tốt, mà ở khả năng giúp doanh nghiệp nhìn ra mình đang mất tiền ở đâu vì chất lượng chưa được kiểm soát tốt.

Một lỗi được phát hiện ở cuối dây chuyền thường đã đi qua nhiều công đoạn. Nguyên liệu đã được sử dụng, máy móc đã vận hành và người lao động đã hoàn thành phần việc của mình. Nếu sản phẩm có thể sửa, doanh nghiệp phải bỏ thêm nguồn lực. Nếu không thể sửa, phần nguồn lực đã sử dụng có nguy cơ trở thành lãng phí.

Bởi vậy, thay vì chỉ tăng kiểm tra ở cuối dây chuyền, doanh nghiệp có thể tập trung tìm nguyên nhân ngay tại công đoạn tạo ra lỗi. Khi một lỗi liên tục xuất hiện, cần xem xét các yếu tố như nguyên vật liệu, thiết bị, phương pháp sản xuất, thông số kỹ thuật và năng lực của người thực hiện.

Đây cũng là lý do chi phí phòng ngừa có vai trò quan trọng trong quản lý chất lượng. Đầu tư cho đào tạo, cải tiến quy trình, kiểm soát đầu vào hay đánh giá nhà cung cấp không tạo ra sản phẩm trực tiếp, nhưng có thể góp phần hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất.

Tuy nhiên, tối ưu CoQ không có nghĩa là cứ tăng chi phí phòng ngừa hoặc kiểm tra càng nhiều càng tốt. Mỗi doanh nghiệp có sản phẩm, quy trình và mức độ rủi ro khác nhau. Điều cần hướng tới là tối ưu tổng chi phí liên quan đến chất lượng, thay vì cố gắng đưa một nhóm chi phí xuống mức thấp nhất.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc tập hợp những khoản dễ nhận diện như phế phẩm, sản phẩm làm lại, sửa chữa, hàng trả về, bảo hành hoặc chi phí xử lý khiếu nại. Sau đó, các khoản này được phân tích theo từng công đoạn, sản phẩm hoặc nhóm lỗi nếu điều kiện quản lý cho phép.

Khi số liệu được theo dõi theo thời gian, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để xác định những vấn đề cần ưu tiên. Nếu một lỗi xuất hiện thường xuyên ở cùng một công đoạn, thay vì chỉ tăng kiểm tra sản phẩm cuối cùng, nguồn lực có thể được chuyển sang tìm và xử lý nguyên nhân tại công đoạn đó.

Cách tiếp cận này tạo ra mối liên hệ rõ hơn giữa chất lượng và năng suất. Mỗi sản phẩm không phải làm lại, mỗi lượng nguyên liệu không trở thành phế phẩm và mỗi giờ máy không phải dừng để xử lý lỗi đều góp phần sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

CoQ vì thế không nên chỉ là công việc của bộ phận chất lượng. Sản xuất, kỹ thuật, mua hàng, tài chính và quản lý đều có thể liên quan đến những khoản chi phí này. Khi doanh nghiệp cùng nhìn vào một bức tranh chung, chất lượng sẽ không còn được xem đơn thuần là hoạt động kiểm tra cuối cùng mà trở thành một phần của quản trị chi phí và năng suất.

Mục tiêu cuối cùng không phải là chi nhiều hơn cho chất lượng, mà là chi đúng chỗ để giảm những tổn thất không đáng có. Khi doanh nghiệp chuyển dần từ tư duy “phát hiện và sửa lỗi” sang “ngăn lỗi ngay từ đầu”, chi phí chất lượng có cơ hội được kiểm soát tốt hơn, đồng thời quá trình sản xuất cũng trở nên ổn định và hiệu quả hơn.

Hùng Anh