Điều gì xảy ra khi doanh nghiệp bỏ qua khâu kiểm soát chất lượng?

Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng khắt khe, mạng xã hội lan truyền thông tin với tốc độ chóng mặt và các thị trường xuất khẩu liên tục siết tiêu chuẩn kỹ thuật, kiểm soát chất lượng không còn là lựa chọn, mà đã trở thành điều kiện sống còn đối với doanh nghiệp.

Một lỗi nhỏ có thể dẫn đến khủng hoảng lớn

Nhiều năm trước, khái niệm “thu hồi sản phẩm” còn khá xa lạ tại Việt Nam. Nhưng hiện nay, từ thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm cho tới điện tử, đồ chơi trẻ em hay ô tô, các đợt thu hồi xuất hiện ngày càng nhiều.

Có trường hợp doanh nghiệp phải thu hồi chỉ vì sản phẩm ghi nhãn sai thành phần. Có nơi phải tiêu hủy cả lô hàng vì không đạt chỉ tiêu vi sinh. Nghiêm trọng hơn, một số sản phẩm bị phát hiện chứa chất cấm hoặc không bảo đảm an toàn sử dụng sau khi đã lưu thông trên thị trường.

Kiểm soát chất lượng ngày càng trở thành yếu tố sống còn với doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu.

Điểm đáng nói là nhiều sự cố không xuất phát từ công nghệ quá phức tạp mà đến từ những lỗi rất cơ bản: nguyên liệu đầu vào không được kiểm soát chặt, công nhân thao tác sai quy trình, máy móc không được hiệu chuẩn định kỳ hoặc doanh nghiệp cắt giảm bước kiểm tra để tiết kiệm chi phí.

Trong sản xuất hiện đại, chỉ cần một mắt xích lỏng lẻo cũng có thể khiến toàn bộ chuỗi chất lượng sụp đổ. Khi một sản phẩm bị thu hồi, thiệt hại đầu tiên doanh nghiệp nhìn thấy thường là chi phí trực tiếp: thu hồi hàng hóa, vận chuyển, kiểm nghiệm, tiêu hủy, bồi thường hoặc dừng sản xuất.

Tuy nhiên, khoản tổn thất lớn hơn nhiều lại nằm ở niềm tin của người tiêu dùng. Một khách hàng có thể mất nhiều năm để tin tưởng một thương hiệu, nhưng chỉ cần một vụ việc liên quan đến chất lượng là đủ để thay đổi quyết định mua hàng. Trong thời đại mạng xã hội, một video phản ánh sản phẩm lỗi hay hình ảnh hàng hóa mất an toàn có thể lan truyền chỉ trong vài giờ.

Đối với doanh nghiệp, khủng hoảng chất lượng thường kéo theo khủng hoảng truyền thông. Hình ảnh thương hiệu bị ảnh hưởng không chỉ ở một sản phẩm cụ thể mà có thể lan sang toàn bộ hệ sinh thái sản phẩm của doanh nghiệp.

Nhiều chuyên gia quản trị cho rằng, chi phí lớn nhất của một vụ việc chất lượng chính là “chi phí mất niềm tin” thứ rất khó đo đếm và càng khó phục hồi. Nếu trước đây nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung kiểm tra chất lượng ở khâu cuối cùng thì hiện nay, các thị trường lớn như EU, Mỹ, Nhật Bản lại yêu cầu kiểm soát toàn bộ chuỗi sản xuất. Một lô hàng bị cảnh báo không đơn thuần chỉ là chuyện trả hàng, doanh nghiệp có thể bị tăng tần suất kiểm tra, bị đưa vào danh sách giám sát hoặc thậm chí mất cơ hội xuất khẩu trong thời gian dài.

Trong ngành thực phẩm và nông sản, nhiều doanh nghiệp từng phải trả giá đắt vì dư lượng hóa chất vượt ngưỡng, sai nhãn mác hoặc không bảo đảm truy xuất nguồn gốc. Với ngành dệt may, da giày hay đồ gỗ, các yêu cầu về hóa chất, môi trường và trách nhiệm xã hội cũng ngày càng khắt khe. Điều này khiến kiểm soát chất lượng không còn là câu chuyện của riêng bộ phận QC hay phòng kỹ thuật, mà trở thành năng lực quản trị tổng thể của doanh nghiệp.

“Tiết kiệm” khâu kiểm soát có thể khiến doanh nghiệp trả giá đắt hơn

Trong giai đoạn khó khăn, một số doanh nghiệp có xu hướng cắt giảm chi phí kiểm nghiệm, giảm tần suất đánh giá nội bộ hoặc rút ngắn quy trình kiểm tra để tăng tốc sản xuất. Nhưng trên thực tế, khoản chi cho chất lượng thường nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí xử lý hậu quả khi sự cố xảy ra.

Một doanh nghiệp có thể mất vài chục triệu đồng để kiểm nghiệm định kỳ, nhưng lại thiệt hại hàng tỷ đồng nếu sản phẩm bị thu hồi diện rộng. Chưa kể những tác động vô hình như mất khách hàng, giảm doanh số, ảnh hưởng uy tín và khó tiếp cận đối tác mới.

Nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện nay bắt đầu thay đổi tư duy: thay vì “kiểm tra để phát hiện lỗi”, họ chuyển sang “kiểm soát để ngăn lỗi xuất hiện”. Đó cũng là lý do các hệ thống quản lý như ISO 9001, HACCP, GMP, Lean hay Kaizen ngày càng được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp Việt Nam.

Trong bối cảnh thị trường có quá nhiều lựa chọn, giá rẻ không còn là yếu tố duy nhất giữ chân người tiêu dùng. Điều khiến khách hàng quay lại nhiều lần chính là sự ổn định về chất lượng. Một sản phẩm có thể không phải rẻ nhất, nhưng nếu bảo đảm an toàn, đồng đều và minh bạch thông tin, người tiêu dùng vẫn sẵn sàng lựa chọn.

Không ít doanh nghiệp Việt đã thay đổi vị thế trên thị trường nhờ đầu tư bài bản cho chất lượng: số hóa quy trình kiểm tra, truy xuất nguồn gốc bằng QR code, kiểm soát nguyên liệu theo tiêu chuẩn quốc tế hay đào tạo nhân sự theo hướng cải tiến liên tục.

Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, chất lượng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, mà còn tạo ra lợi thế dài hạn. Bởi cuối cùng, điều người tiêu dùng nhớ không phải doanh nghiệp quảng cáo hay đến đâu mà là sản phẩm họ nhận được có thực sự đáng tin hay không.

 Nguyễn Hương