Mẹo nhỏ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian làm việc

Thảo luận với mọi người giúp bạn hào hứng hơn trong công việc. Ảnh minh họa

Dù rất nhiều người phải làm việc hơn 8 tiếng mỗi ngày ở cơ quan song trong thực tế. số thời gian bị trôi đi một cách vô ích tại công sở cũng khá đáng kể, vào những việc như trao đổi với đồng nghiệp, trò chuyện điện thoại với khách hàng, đọc email và làm những việc không tên khác. Một số mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn tổ chức công việc tốt hơn và không phải tan sở muộn như trước:
 

Điện thoại dưới 3 phút

Mỗi cuộc điện thoại không nên kéo dài quá 3 phút, viết email ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Tránh các cuộc điện thoại mà bạn biết rằng rất khó có thể chấm dứt nhanh chóng, thay vào đó có thể trao đổi bằng email. Các công việc liên lạc bằng email, điện thoại nên giải quyết vào các giờ nhất định, khi trong phòng tương đối yên tỉnh để bạn tập trung tốt hơn và giải quyết nhanh hơn. Để các cuộc trao đổi điện thoại nhanh hơn và đạt kết quả cao, hãy gạch đầu dòng những gì bạn định nói với người nói chuyện.

Không "tám" chuyện

Chuyện phiếm trong giờ làm việc sẽ “ăn cắp” nhiều thời gian tại công sở đồng thời khiến chúng ta mất tập trung vào công việc. Để giữ một không khí làm việc nghiêm túc, khi cần trao đổi, hãy cùng nhau ra hành lang, có thể vừa uống nước vừa nói chuyện. Nói chuyện ngoài khu vực làm việc giúp bạn giữ yên lặng cho những người xung quanh và các cuộc trò chuyện như vậy thường được kết thúc đúng lúc.

Không làm việc buổi tối

Không cố làm việc vào buổi tối, thay vào đó, có thể đến cơ quan sớm hơn vào ngày hôm sau để hoàn thành công việc dở dang. Vào các buổi sáng sớm, khi chưa có những âm thanh ồn ã của điện thoại, những cuộc trao đổi của đồng nghiệp… chắc chắn bạn sẽ làm công việc nhanh hơn.

Không mở email không quan trọng

Hiện tại, hàng ngày chúng ta thường nhận được khá nhiều email mang tính thư giãn từ bạn bè và đồng nghiệp, đó là những câu chuyện cười, tranh biếm họa…. Nếu bạn không có thời gian thì không cần phải sa đà vào những email này.

Trao đổi với mọi người

Khi nhân viên trong phòng hỏi bạn rằng bạn có rảnh không để trao đổi đôi điều, thay vì căng thẳng nghĩ về đống việc cần giải quyết, cứ vui vẻ nhận lời cùng bàn luận trong vòng vài phút, như vậy có thể khi quay lại công việc bạn sẽ có nhiều cảm hứng hơn.

Đối phó với việc "không tên"

Trong nhiều công sở, một số nhân viên phải làm rất nhiều các công việc “không tên” bên cạnh các công việc chính của họ. Vì thế nắm rõ nhiệm vụ của mình là   điều cần thiết, với các việc không tên mà không liên quan đến công việc của bạn, hãy học cách từ chối khi bạn đang bận rộn, nhưng với một thái độ mềm mỏng và khéo léo để đồng nghiệp không bị mếch lòng.

Sắp xếp tài liệu khoa học

Giữ cho bàn làm việc của bạn luôn luôn gọn gàng và tài liệu cần được sắp xếp khoa học, như vậy bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian vào việc tìm kiếm.

Nên có lịch làm việc theo giờ
Nên ghi vào cuốn lịch bàn ngày giờ cụ thể của các cuộc họp để bạn không quên, không đi trễ, đồng thời giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý hơn để giải quyết công việc ở công ty.

Gặp gỡ đối tác vào cuối ngày

 Các cuộc gặp gỡ với đối tác trước khi ngày làm việc kết thúc. Điều đó giúp bạn kiểm soát được thời gian tốt hơn.

Văn Khoa