Tối ưu hóa năng suất doanh nghiệp thông qua các công cụ cải tiến: Thực tiễn và thách thức

Hiện nay, việc nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ trở thành yêu cầu sống còn đối với các doanh nghiệp. Để đạt được điều đó, nhiều doanh nghiệp đã và đang tìm đến các hệ thống quản lý hiện đại cùng những công cụ cải tiến năng suất như Lean, Kaizen, 5S, ISO 9001, TPM, Six Sigma… Đây là những giải pháp đã được kiểm chứng hiệu quả tại nhiều quốc gia phát triển, giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, loại bỏ các khuyết điểm, giảm thiểu lãng phí và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

Mỗi công cụ đều đem đến cho doanh nghiệp những lợi ích riêng. Có thể kể đến như áp dụng mô hình quản lý tinh gọn (Lean), Kaizen, 5S giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí và bất hợp lý trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, hướng mọi hoạt động của tổ chức theo hướng tinh gọn; giúp doanh nghiệp cải tiến, ngăn ngừa sai lỗi, giảm thiểu rủi ro, từ đó nâng cao năng suất. Công cụ Six Sigma giúp giảm sai lỗi, giảm chi phí, tăng sự hài lòng của khách hàng và bảo đảm giao hàng đúng hẹn, đồng thời là cơ sở quan trọng để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Hay công cụ Bảo trì năng suất tổng thể (TPM) giúp doanh nghiệp tối ưu hoá hiệu suất hoạt động, loại bỏ sự cố, sai sót của máy móc thiết bị thông qua việc tự bảo dưỡng máy móc trong quá trình sản xuất hàng ngày...

Việc áp dụng đúng cách các công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng mà còn góp phần nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường. Cụ thể, các công cụ cải tiến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí sản xuất, giảm sai lỗi, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tạo ra sự khác biệt rõ nét trong cạnh tranh. Đồng thời, việc áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng còn giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng vận hành chuyên nghiệp, chuẩn hóa quy trình và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục trong nội bộ tổ chức.

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp dù đã áp dụng các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất nhưng vẫn chưa gặt hái được thành công như mong đợi. Nhiều trường hợp cho thấy, việc triển khai chỉ dừng lại ở hình thức hoặc thực hiện một cách rời rạc, thiếu chiến lược dài hạn. Nguyên nhân trước hết đến từ việc thiếu cam kết và sự dẫn dắt rõ ràng từ lãnh đạo doanh nghiệp. Khi ban lãnh đạo không thực sự tin tưởng, không trực tiếp tham gia và theo sát quá trình cải tiến, mọi nỗ lực dễ dàng rơi vào tình trạng đối phó hoặc thiếu quyết liệt.

Bên cạnh đó, một bộ phận doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ cách thức vận hành hoặc chọn lựa công cụ không phù hợp với đặc thù hoạt động của mình, dẫn đến việc áp dụng máy móc, sao chép mô hình một cách thiếu chọn lọc.

Ngoài ra, tâm lý ngại thay đổi, e ngại va chạm cũng là rào cản lớn. Nhiều nhân sự, đặc biệt ở cấp quản lý trung gian, vẫn có xu hướng làm việc theo lối mòn, thiếu tinh thần cải tiến, dẫn đến việc các sáng kiến thay đổi bị trì hoãn hoặc không được triển khai một cách thực chất. Một số doanh nghiệp khác lại kỳ vọng vào kết quả nhanh chóng, thiếu kiên trì theo đuổi kế hoạch cải tiến dài hạn, khiến quá trình cải tiến bị gián đoạn, hiệu quả không được duy trì ổn định.

Để khắc phục những hạn chế này và khai thác tối đa lợi ích từ các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất, doanh nghiệp cần có sự thay đổi từ tư duy đến hành động. Trước tiên, ban lãnh đạo phải thực sự nhận thức rõ ràng rằng cải tiến là một quá trình liên tục, cần được tích hợp vào chiến lược phát triển dài hạn của tổ chức.

Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển năng lực đội ngũ là điều kiện tiên quyết để công cụ cải tiến được áp dụng đúng cách và có hiệu quả. Mỗi công cụ, mỗi hệ thống đều có ưu điểm riêng, vì vậy cần được lựa chọn và điều chỉnh sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp. Cải tiến không thể thành công nếu không có cơ chế đo lường, đánh giá kết quả cụ thể, minh bạch và thường xuyên.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc xây dựng văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức – nơi mỗi cá nhân đều được khuyến khích đưa ra sáng kiến, chia sẻ kinh nghiệm và chủ động đóng góp vào sự đổi mới chung. Khi cải tiến trở thành thói quen, thành một phần trong văn hóa doanh nghiệp, khi đó những công cụ hiện đại mới thực sự phát huy tối đa giá trị của mình.

Theo các chuyên gia, các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất là giải pháp mang tính nền tảng và lâu dài để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của thị trường, đồng thời nâng cao vị thế và uy tín trong mắt khách hàng. Tuy nhiên, để đạt được thành công, doanh nghiệp cần có cách tiếp cận đúng đắn, chiến lược bài bản và sự quyết tâm cao độ trong suốt quá trình triển khai. Sự thành công không đến từ việc sở hữu công cụ tốt nhất, mà từ cách doanh nghiệp vận dụng công cụ một cách linh hoạt, kiên trì và phù hợp với thực tiễn. Đây chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững trong kỷ nguyên cạnh tranh toàn cầu.

 Tiểu My