8 bước triển khai công cụ chuyển đổi nhanh tại doanh nghiệp

Công cụ chuyển đổi nhanh giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng. Ảnh minh họa.

Để áp dụng công cụ chuyển đổi nhanh, doanh nghiệp cần tiến hành theo 8 bước:

Bước 1 là Khởi động: Chuyển đổi nhanh là công cụ sử dụng trong khảo sát hiện trạng về năng suất chất lượng, qua đó thấy được bức tranh tổng quan về tình hình năng suất chất lượng cũng như hiệu quả công việc của người lao động thuộc phạm vi áp dụng. Tại giai đoạn khởi động này cần đạt một số yêu cầu sau: Đạt được sự cam kết và tham gia của lãnh đạo cao nhất, có sự tham gia của nhân viên, thành lập nhóm cải tiến và đưa ra kế hoạch triển khai.

Bước 2 là Quan sát và ghi nhận thông tin: Thực hiện khảo sát tổng thể toàn bộ nhà máy thuộc phạm vi áp dụng là một trong những kỹ thuật hiệu quả nhất để nắm bắt thông tin ban đầu về sản xuất và các quy trình. Bước quan sát và thu thập thông tin này là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định. Các thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin dự báo cần được thu thập và phân tích. Thông tin thu thập thiếu sẽ không giúp nhận diện được bản chất, quy luật của vấn đề. Trong quá trình quan sát, các thông tin cần được ghi lại trên biểu mẫu khảo sát là: Tên của lao động, nhiệm vụ/công việc thực hiện, bộ phận, phần của hoạt động công việc, thông tin chung về hoạt động công việc, thời gian làm việc, tuần tự các bước thực hiện công việc.

Bước 3 là Xác định và phân loại hoạt động bên trong và bên ngoài: Tại bước này, cần xác định rõ đâu là hoạt động bên trong và đâu là hoạt động bên ngoài của toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai áp dụng chuyển đổi nhanh. Nếu xác định và phân biệt rõ được hai hoạt động này có thể sẽ giúp doanh nghiệp giảm 30 - 50% thời gian cài đặt.

Hoạt động bên trong là các hoạt động chỉ thực hiện được khi máy/quá trình ngừng hoạt động. Hoạt động bên ngoài là hoạt động có thể thực hiện được khi máy móc/quá trình đang hoạt động.

Triển khai công cụ chuyển đổi nhanh tại doanh nghiệp cần trải qua 8 bước. Ảnh minh họa.

Bước 4 là Xử lý, chuyển đổi: Chuyển các hoạt động bên trong sang hoạt động bên ngoài; Loại bỏ thao tác dư thừa: Thao tác thừa là thao tác không cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của người lao động, hoặc sự di chuyển bất hợp lý nào đó của máy móc và không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm dịch vụ và chỉ làm mất thời gian và không mang lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất; Một số giải pháp gợi ý: cải tiến khu vực kho, phương pháp vận chuyển công cụ dụng cụ; hướng đến tự động hóa sản xuất,…

Bước 5 là Sắp xếp hoạt động bên trong và bên ngoài;

Bước 6 là Chuẩn hóa quy trình mới: Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít khi đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt.

Bước 7 là Tài liệu hóa và đào tạo quy trình mới: Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên dễ hiểu và liên quan mật thiết đến điều họ cần biết.

Bước 8 là Đánh giá hiệu quả: Giai đoạn đánh giá hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai công cụ chuyển đổi nhanh. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quyết định nhân rộng mô hình cho các khu vực khác. Kết quả đánh giá cần được thể hiện bằng hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ. Ở bước này cần xác định các chỉ tiêu đánh giá như thời gian hoàn thành công việc trước và sau áp dụng, quy sang thời gian cụ thể, có tính toán về kinh phí. Căn cứ vào các chỉ tiêu này, nhóm cải tiến tại doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp.

Mai Phương