Doanh nghiệp logistics sử dụng KPI làm công cụ quản trị cốt lõi thúc đẩy năng suất

Trong bối cảnh ngành logistics Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ cùng làn sóng thương mại điện tử, bài toán năng suất lao động ngày càng trở thành thước đo quan trọng phản ánh năng lực cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp. Khi chi phí logistics của Việt Nam vẫn ở mức cao so với nhiều quốc gia trong khu vực, trong khi năng suất bình quân của một shipper chỉ đạt vài chục đơn mỗi ngày, áp lực cải thiện hiệu quả vận hành đang ngày càng rõ rệt.

Thực tế cho thấy ngành logistics trong nước đang bước vào giai đoạn cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Việt Nam hiện có hàng chục nghìn doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, nhưng phần lớn có quy mô vừa và nhỏ, nguồn lực còn hạn chế. Trong bối cảnh đó, việc nâng cao năng suất lao động không còn là lựa chọn mà trở thành điều kiện sống còn đối với nhiều doanh nghiệp. 

Một trong những công cụ quản trị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là hệ thống KPI (Key Performance Indicators – chỉ số đo lường hiệu quả công việc). Trong lĩnh vực logistics, KPI không chỉ đơn thuần là theo dõi số lượng đơn hàng xử lý mỗi ngày, mà còn là hệ thống chỉ số giúp đo lường hiệu quả của từng khâu trong chuỗi vận hành, từ kho bãi, vận tải cho đến giao nhận cuối cùng.

Các chỉ số phổ biến thường bao gồm tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, thời gian xử lý đơn hàng, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng, vòng quay hàng tồn kho hay mức độ hài lòng của khách hàng. Khi những chỉ số này được theo dõi thường xuyên và minh bạch, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình để kịp thời điều chỉnh.

Trong bức tranh logistics Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ cùng làn sóng thương mại điện tử

Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp logistics đang đẩy mạnh ứng dụng KPI như một công cụ quản trị hiệu suất nhằm nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng dịch vụ. Chẳng hạn, Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel đã xây dựng hệ thống KPI xuyên suốt toàn bộ chuỗi vận hành, từ khâu khai thác tại kho, vận chuyển đến giao hàng cuối cùng. Các chỉ số như thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ hoàn đơn hay chi phí trên mỗi đơn đều được theo dõi theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận diện những điểm nghẽn trong quy trình và đưa ra giải pháp tối ưu.

Việc áp dụng KPI cũng giúp các bộ phận trong hệ thống vận hành có chung một “ngôn ngữ dữ liệu”, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp. Khi thời gian xử lý đơn tại một trung tâm khai thác vượt ngưỡng cho phép, đơn vị vận hành có thể chủ động điều chỉnh quy trình phân loại hoặc tăng cường tự động hóa. Tương tự, các đội giao nhận có thể tối ưu tuyến đường và lịch trình giao hàng dựa trên các chỉ số hiệu suất cụ thể.

Bên cạnh đó, Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam cũng triển khai hệ thống KPI để quản trị hiệu quả mạng lưới bưu chính rộng khắp cả nước. Các chỉ số như thời gian toàn trình, tỷ lệ phát thành công hay mức độ hài lòng của khách hàng được đưa vào hệ thống đánh giá định kỳ. Việc lượng hóa các tiêu chí này giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao chất lượng dịch vụ và nâng cao hiệu suất hoạt động của đội ngũ giao nhận.

Trong lĩnh vực khai thác cảng, Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn đang từng bước ứng dụng các hệ thống quản trị dữ liệu và nền tảng logistics số để xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất vận hành. Trên nền tảng dữ liệu số, doanh nghiệp triển khai KPI trong nhiều khâu của hoạt động cảng và dịch vụ logistics.

Các chỉ số như năng suất xếp dỡ container theo giờ, thời gian quay vòng tàu tại cảng, thời gian xử lý container tại bãi hay tỷ lệ giải phóng hàng đúng kế hoạch được theo dõi thường xuyên. Việc đo lường các chỉ số này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh quy trình vận hành, phân bổ thiết bị và nhân lực hợp lý hơn, qua đó nâng cao hiệu quả khai thác cảng và giảm thời gian chờ của tàu cũng như hàng hóa.

Trong lĩnh vực giao hàng phục vụ thương mại điện tử, các doanh nghiệp như Giao Hàng Nhanh và Giao Hàng Tiết Kiệm cũng áp dụng KPI để quản trị năng suất shipper, kiểm soát tỷ lệ giao hàng đúng hẹn và thời gian xử lý đơn tại các trung tâm phân loại. Khi hiệu suất được lượng hóa rõ ràng, doanh nghiệp có thể tối ưu tuyến giao, phân bổ nguồn lực hợp lý và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Việc ngày càng nhiều doanh nghiệp logistics trong nước áp dụng KPI cho thấy một xu hướng chuyển dịch rõ rệt từ mô hình quản lý dựa trên kinh nghiệm sang mô hình vận hành dựa trên dữ liệu. Khi mỗi khâu trong chuỗi logistics đều được đo lường bằng các chỉ số cụ thể, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, qua đó nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng thích ứng với biến động thị trường.

Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn từng bước áp dụng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) 

Tại Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn, việc triển khai chuyển đổi số toàn diện cùng các hệ thống quản trị dữ liệu và nền tảng logistics thông minh đang tạo cơ sở để doanh nghiệp xây dựng các chỉ số đo lường hiệu suất vận hành, giúp tối ưu khai thác cảng và nâng cao năng lực cạnh tranh của chuỗi logistics. Trên nền tảng dữ liệu số, doanh nghiệp từng bước áp dụng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) trong nhiều khâu của hoạt động cảng và dịch vụ logistics.

Trong lĩnh vực khai thác cảng, KPI được sử dụng để theo dõi các chỉ số quan trọng như năng suất xếp dỡ container theo giờ, thời gian quay vòng tàu tại cảng, thời gian xử lý container tại bãi và tỷ lệ giải phóng hàng đúng kế hoạch. Việc đo lường thường xuyên các chỉ số này giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh quy trình vận hành, phân bổ thiết bị và nhân lực hợp lý hơn, qua đó nâng cao hiệu suất khai thác và giảm thời gian chờ của tàu cũng như của hàng hóa.

Trong lĩnh vực giao hàng phục vụ thương mại điện tử, các doanh nghiệp như Giao Hàng Nhanh và Giao Hàng Tiết Kiệm cũng đang áp dụng KPI để quản trị năng suất shipper, kiểm soát tỷ lệ giao hàng đúng hẹn và thời gian xử lý đơn tại các trung tâm phân loại. Khi các chỉ số hiệu suất được lượng hóa rõ ràng, doanh nghiệp có thể liên tục tối ưu tuyến giao, phân bổ nguồn lực hợp lý và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Việc ngày càng nhiều doanh nghiệp logistics trong nước áp dụng KPI cho thấy một xu hướng chuyển dịch rõ rệt từ mô hình quản lý dựa trên kinh nghiệm sang mô hình vận hành dựa trên dữ liệu. Trong mô hình mới, mỗi mắt xích trong chuỗi logistics đều được đo lường bằng các chỉ số cụ thể. Từ khâu tiếp nhận đơn hàng, phân loại tại kho, vận chuyển đến giao hàng cuối cùng, mọi hoạt động đều có thể được theo dõi và đánh giá theo thời gian thực. Nhờ đó, các quyết định quản trị không còn phụ thuộc hoàn toàn vào cảm tính mà dựa trên dữ liệu vận hành thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với các biến động của thị trường, đồng thời tạo ra nền tảng cho quá trình cải tiến liên tục.

Trong bối cảnh thương mại điện tử tiếp tục tăng trưởng mạnh và nhu cầu giao nhận ngày càng lớn, KPI đang dần trở thành “la bàn” định hướng cho hoạt động của nhiều doanh nghiệp logistics. Khi năng suất được đo lường rõ ràng và minh bạch, quá trình tối ưu hóa vận hành sẽ diễn ra có hệ thống, góp phần giúp ngành logistics Việt Nam từng bước thu hẹp khoảng cách với các thị trường phát triển.

Tuy nhiên, theo ông Đào Trọng Khoa – Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), dù Việt Nam hiện có khoảng 45.000 doanh nghiệp logistics, nhưng phần lớn hoạt động phân tán và có quy mô nhỏ. Chi phí vận hành còn thiếu ổn định do ùn tắc giao thông, thiếu quỹ đất logistics, thiếu bãi trung chuyển và hạn chế trong kết nối vận tải đa phương thức.

Quy mô doanh nghiệp nhỏ và phân mảnh cũng khiến việc đầu tư công nghệ và áp dụng các chuẩn quản trị hiện đại gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, ngành logistics còn đối mặt với tình trạng thiếu nhân lực chất lượng cao và năng lực quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và logistics xanh đang trở thành xu hướng tất yếu.

Theo nhiều dự báo, quy mô thị trường logistics Việt Nam có thể đạt khoảng 280 tỷ USD vào năm 2035. Đây được xem là cơ hội để ngành logistics chuyển mình mạnh mẽ, từ lĩnh vực dịch vụ hỗ trợ trở thành một “siêu ngành” của nền kinh tế. Tuy nhiên, để hiện thực hóa mục tiêu này, ngành logistics vẫn cần tiếp tục tháo gỡ các điểm nghẽn về hạ tầng, nâng cao tính đồng bộ trong chuỗi vận hành và thúc đẩy quá trình chuyển đổi sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu.

An Dương