Triển khai cải tiến liên tục KAIZEN tại doanh nghiệp trong giai đoạn mới

Công cụ cải tiến liên tục Kaizen được áp dụng từ những năm cuối của thế kỷ 20 tại một số rất ít doanh nghiệp Việt Nam. Đến khi Chương trình Quốc gia về hỗ trợ doanh nghiệp về nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm hàng hóa thì công cụ cải tiến này mới được triển khai thí điểm, nhân rộng ở nhiều doanh nghiệp công nghiệp chế tạo, sản xuất, gia công, chế biến thông qua các dự án, các nhiệm vụ khoa học công nghệ của Chương trình. Những ưu điểm, kết quả mang lại cho các doanh nghiệp áp dụng Kaizen là rất cụ thể, đáng khích lệ và góp phần tạo hiệu ứng lan tỏa của Chương trình.

Cần triển khai áp dụng Kaizen “liên tục” và “tích cực” hơn

Nhiều doanh nghiệp đã chọn Kaizen làm công cụ cải tiến năng suất, chất lượng cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, khi áp dụng Kaizen, còn khá nhiều doanh nghiệp coi như một công cụ cải tiến những vấn đề nhỏ, lẻ, những bất hợp lý dễ dàng phát hiện, mà thiếu cách thức triển khai ứng dụng công cụ một cách bài bản và hệ thống của việc ứng dụng công cụ này. Kaizen là hoạt động có định hướng ứng dụng về thực hiện những biến đổi có tính thực tiễn. khi áp dụng Kaizen nhóm triển khai của doanh nghiệp còn chưa dám nghĩ đến vấn đề lớn. Cần chú ý nguyên lý chia vấn đề lớn thành từng phần nhỏ, cải tiến kết quả từng phần vì thay đổi nhỏ, liên tục sẽ được thay đổi lớn.

Khi giải quyết vấn đề, lựa chọn phương án giải quyết cần chú ý không bám vào một phương pháp, cách thức duy nhất. Cần thử thay đổi các yếu tố hoặc thay thế các điều kiện với góc nhìn khác nhau để có giải pháp lựa chọn tốt hơn. Kaizen là quá trình cải tiến được thực hiện liên tục ở nơi làm việc. Cần áp dụng đầy đủ các giai đoạn của chu trình cải tiến PDCA (P- Hoạch định, D- thực hiện, C- Kiểm tra, A-Hành động điều chỉnh, tiếp tục), đặc biệt là giai đoạn C và giai đoạn A để bảo đảm nguyên tắc liên tục của Kaizen.

Hy vọng về hiệu năng cao hơn do áp dụng Kaizen mang lại

Hãy ý thức rằng, tiềm năng cải tiến tình trạng hiện tại là không giới hạn. Trong quá trình triển khai Kaizen, cần tạo thói quen cho người lao động xem xét các công việc, các hoạt động, các quy trình hiện trạng một cách ý thức. Đây vừa là động cơ vừa là cơ hội khám phá hiện tại để cải tiến thao tác, cách thực hành công việc dễ dàng hơn để tránh lãng phí… đưa đến hiệu năng cao hơn về năng suất chất lượng sản phẩm, môi trường làm việc tốt hơn và tâm thế người lao động được đề cao.

Những khả năng mới cho hoạt động cải tiến trong một môi trường khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, môi trường xã hội đa dạng luôn biến đổi là tiềm năng không giới hạn để cải tiến liên tục Tư duy mới về cải tiến liên tục hiện trạng là tìm kiếm cách hiện thực mức hiệu năng cao hơn trong hệ thống, tình trạng hiện tại.

Cần chú ý đến mối quan hệ cải tiến và thay đổi. Cải tiến hiệu suất hoạt động là tìm kiếm những hoạt động điều chỉnh thực tại đúng lúc để đạt hiệu năng cao hơn. Còn tìm kiếm hiệu quả tốt hơn cho hệ thống bằng cách thay đổi những đặc điểm hệ thống. Khi phân tích phương pháp hoạt động hiện tại, nên sử dụng phân tích công việc, phân tích chuyển động, nghiên cứu thời gian, phân tích tổn thất máy móc, phân tích dòng chảy nguyên liệu/ bản thành phẩm…

Cần quan tâm đến Hệ thống khuyến nghị Kaizen (Kaizen Suggestion system) thông qua khen thưởng (khuyến khích tài chính, vật chất) và động viên (phi vật chất) để tạo thêm động lực duy trì và phát triển cơ hội về tiềm năng cải tiến liên tục và hình thành từng bước văn hóa cải tiến cho doanh nghiệp với tâm thế của người lao động càng được đề cao và tự nguyện.

Có thể đưa ra Sơ đồ về đường xoắn ốc phát triển đi lên thông qua 4 định hướng mục tiêu của Kaizen là năng suất, chất lượng sản phẩm, môi trường làm việc và tâm thế người lao động. Hãy tư duy sáng tạo để nhận diện vấn đề, tập trung vào giải pháp cho tương lai chứ không chỉ là vấn đề thực tại (không thuần túy đi vào cách giải quyết vấn đề mà hướng vào mong muốn gì từ vấn đề), triển khai đầy đủ các giai đoạn chu trình và chuẩn bị tiếp tục chu trình mới sẽ đem lại lợi ích đầy đủ hơn với hiệu năng tổng thể về năng suất, chất lượng sản phẩm, môi trường làm việc và tâm thế người lao động. Hy vọng việc áp dụng với cái nhìn toàn diện, chính xác khi giải quyết vấn đề phát sinh, phòng ngừa và tiếp tục cải tiến để đạt được mong muốn hiệu năng cao khi triển khai Kaizen tại doanh nghiệp.

PGS. TS Phạm Hồng - Liên hiệp các Hội Khoa học - Kỹ thuật Hà Nội