Ngày nay, khái niệm chất lượng và quản lý chất lượng không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh nghiệp phải chọn cho mình hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như cách thức quản lý. Tuy nhiên, dù chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ ra sao, con người vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.

Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Việc áp dụng thành công 5S đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, điển hình là Công ty TNHH MTV Quang Quân Nha Trang chuyên sản xuất sản phẩm từ plastic, cao su. Sản phẩm của Công ty là các khay, bát, cốc, ống hút… dùng một lần, phục vụ thị trường trong nước.

Một số vấn đề gây lãng phí cho hoạt động sản xuất của Công ty đã được các chuyên gia chỉ ra: Tại nhà xưởng, đồ đạc, dụng cụ, vật tư, nguyên liệu để bày bừa, lộn xộn mất nhiều thời gian tìm kiếm; nhiều thiết bị, đồ vật không cần thiết cho công việc nằm chiếm diện tích nhà xưởng. Khi đưa màng vào máy hút và khi hút màng xong chuyển bán thành phẩm qua các máy bế sẽ phải di chuyển khá xa, gây lãng phí thời gian.

Để giảm những lãng phí trên, Công ty đã tiến hành: Sàng lọc, sắp xếp, định danh, định vị lại nơi để dụng cụ và nguyên vật liệu thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý; Xây dựng bảng thông tin hoạt động 5S, quản lý trực quan; Tuyên truyền 5S thông qua bang rôn, khẩu hiệu…

Kết quả đạt được, sản lượng máy bế tăng 12%, từ 12.727.000 sản phẩm/tháng lên 14.261.350 sản phẩm/tháng; Thời gian hoạt động của máy bế/ tháng giảm được 25%, từ 672 h/ máy xuống 560 h/máy; Sản lượng sản xuất tăng dẫn đến giảm chi phí vận chuyển 58%, từ 48.958.000 đ/tháng xuống 20.760.000 đ/tháng; Quãng đường vận chuyển từ khi đưa màng vào máy hút giảm từ 38m/lần xuống còn 6m/lần; Quãng đường vận chuyển từ máy hút màng đến máy bế giảm từ 27 m/lần xuống còn 11m/lần;

Chỉ trong thời gian ngắn áp dụng 5S, Quang Quân Nha Trang đã thu được kết quả rất tích cực. Để tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, các chuyên gia tư vấn đề xuất công ty nên có cơ chế chia sẻ lợi ích, thành quả mà 5S nói riêng và hoạt động cải tiến nói chung mang lại cho các thành phần tham gia để tạo động lực giúp họ tích cực tham gia thực hiện nâng cao năng suất, chất lượng; Xem xét tích hợp phần hiệu quả thực hiện hệ thống vào hệ thống lương của công ty; Định kỳ hàng năm công ty cần đào tạo lại cho cán bộ, công nhân viên nâng cao nhận thức về cải tiến năng suất chất lượng.

Một dẫn chứng khác - Công ty cổ phần CNC Vina là công ty nằm trong KCN Từ Liêm Hà Nội có thế mạnh sản xuất các loại máy công nghiệp với đội ngũ lao động phần lớn (>50%) tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trang thiết bị, máy móc được đầu tư hiện đại. Ngay từ những ngày đầu thành lập, CNC đã đưa 5S vào sản xuất và lấy 5S là một trong những chuẩn để duy trì nề nếp sản xuất và hoạt động trong nhà xưởng.

Dưới sự hỗ trợ ban đầu của Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phía bắc và tổ chức JICA, các hoạt động 5S tại CNC được áp dụng theo 5 bước: Bước 1, hãy bắt đầu với giáo dục thực tế 5S: Bước đầu của việc thực hiện 5S chính là phổ cập và đào tạo kiến thức về 5S cho toàn bộ nhân viên; Bước 2, bản thân cấp quản lý thực hiện 5S: Việc cấp quản lý làm gương cho nhân viên là nguồn động lực lớn đối với phong trào cải tiến của công ty; Bước 3, tạo thói quen Seiso (sạch sẽ): Để hình thành thói quan, công nhân cần để mắt, để ý và để tâm; Bước 4, tạo thói quen Seiri (sàng lọc): Dứt khoát loại bỏ những vật không cần thiết; Bước 5, triệt để thực hiện Seiso (sắp xếp): Xây dựng một không gian làm việc với các dụng cụ được đặt ở vị trí dễ thấy, dễ lấy/cất và dễ sử dụng.

Sau nhiều năm triển khai, Công ty CNC-VINA đã thu được nhiều lợi ích đáng kể như giảm lãng phí thời gian tìm kiếm dụng cụ trong ca làm việc; Dụng cụ, nguyên liệu đặt ở vị trí phù hợp giúp việc chuyển tiếp giữa các công đoạn được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng hơn; Tỉ lệ hỏng hóc của thiết bị và lãng phí do dừng máy ngoài kế hoạch giảm đáng kể thông qua việc kiểm tra, bảo trì và bảo dưỡng định kì;

Không chỉ vậy, nhờ vào nỗ lực của ban lãnh đạo CNC-VINA, hiện việc thực hiện 5S đã trở thành một phần trong văn hóa cải tiến của toàn công ty. Điều này mang lại thái độ làm việc chủ động, tích cực, có tinh thần trách nhiệm cho mỗi nhân viên, góp phần giảm rủi ro về các vấn đề an toàn, cải thiện năng suất và nâng cao đáng kể chất lượng môi trường lao động.

Hà My