5S và bài học từ doanh nghiệp Nhật Bản

Khi bước chân vào bất cứ nhà máy nào ở Nhật Bản, người ngoài đều thấy những tấm biển khá lớn với khẩu hiệu "Thực hiện tốt 5S".

5S theo định nghĩa trên tấm biển là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

5S như một tập quán

 Những người Mỹ "hành hương" tới các nhà máy Nhật Bản vào thập niên 70 - 80 vô cùng kinh ngạc trước một thực tế: Nhà máy của Nhật sạch đến nỗi khách có thể ngồi bệt ngay xuống để ăn cơm trên sàn nhà. Khi các nhà nghiên cứu Mỹ và Châu Âu bắt đầu tìm hiểu tại sao lại có thứ văn hóa "sạch sẽ" bất thường như vậy ở Nhật, họ phát hiện ra nguyên tắc 5S.5S từ đó được phổ biến vào các nhà máy ở phương Tây.

Nguyên tắc "sạch sẽ" là tập quán quản trị của mọi doanh nghiệp Nhật

Người Mỹ dịch 5S theo ngôn ngữ Nhật sang tiếng Anh cũng bắt đầu với các chữ S: Sort (phân loại), Straighten (ngăn nắp), Shine (thanh lọc), Standarlize (tiêu chuẩn hóa) và Sustain (duy trì).Chính các quy tắc được tiêu chuẩn hóa và giám sát liên tục này đã tạo ra một văn hóa "sạch sẽ" trong doanh nghiệp Nhật và theo thời gian thành một thói quen không thể thiếu được. Theo cách nói của chuyên gia nghiên cứu về sản xuất tinh gọn Nhật Bản Jeffrey K.Liker, "đối với người Nhật thì đây đơn thuần là vấn đề về lòng kiêu hãnh".

Không chỉ sạch sẽ

 Nhưng nếu chỉ hiểu 5S trên khía cạnh tạo ra một thứ văn hóa sạch sẽ để thỏa mãn "lòng kiêu hãnh" như trên là chưa hiểu hết trọn vẹn ý nghĩa của 5S. Những nỗ lực duy trì 5S không phải chỉ để giữ nhà máy sạch sẽ và ngăn nắp. Mục đích của 5S là triệt tiêu sự lãng phí và tăng hiệu suất làm việc. Toyota là một minh chứng điển hình nhất cho tính mục đích của 5S.Cuốn sách Toyota Way (Phương thức Toyota) có ghi lại nhiều ví dụ.

Điển hình là ở Trung tâm kỹ thuật của Toyota tại thành phố Michigan (Mỹ), nơi đã thiết kế ra Camry và Avalon. Giám đốc trung tâm là ông Masaki cứ hai lần một năm lại trực tiếp đến chỗ từng nhân viên và yêu cầu họ cho xem tủ hồ sơ.

Ông rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo nó sạch sẽ và được sắp xếp hợp lý. Toyota có tiêu chuẩn riêng cho việc sắp hồ sơ và giám đốc trực tiếp theo dõi xem nhân viên có "lệch" chuẩn không. Hơn thế, một phó giám đốc Trung tâm còn có nhiệm vụ kiểm tra đột xuất hệ thống email của từng nhân viên chỉ để đảm bảo rằng thư từ được sắp xếp hợp lý trong các thư mục và thư cũ phải xóa bỏ.

Những biện pháp này theo quan niệm thông thường sẽ bị coi là quá đáng và xâm phạm quyền tự do cá nhân. Nhưng Toyota vẫn duy trì để quyết tạo lập nét văn hóa sạch sẽ và ngăn nắp trong công ty. Việc sắp xếp tài liệu hay hộp thư điện tử một cách trật tự chắc chắn có tác dụng tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Xét trên khía cạnh này, Toyota hoàn toàn hợp lý khi tiến hành những biện pháp đó.

Thu Trang (th)