Tiêu chuẩn quốc tế đóng vai trò quan trọng thúc đẩy quản trị và quản lý dự án

Trong một thế giới lý tưởng, nền kinh tế dự án là nơi các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát huy kỹ năng và khả năng cần thiết để biến ý tưởng thành hiện thực. Đó là hiện tượng mà các tổ chức mang lại giá trị to lớn vượt quá mong đợi của các bên liên quan thông qua việc hoàn thành dự án. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy chỉ 35% các dự án được thực hiện trên toàn thế giới là thành công. Điều này có nghĩa là một lượng lớn thời gian, tiền bạc, tài nguyên và cơ hội đang bị lãng phí.  

Các dự án đã và đang tiếp cận đến nơi làm việc như một động lực kinh doanh quan trọng cho sự đổi mới, tăng trưởng và thành công. Ở mức độ nào đó, sự gia tăng của nền kinh tế dự án có nghĩa là sự kết thúc của mô tả công việc. Viện Quản lý Dự án (PMI) dự báo rằng giá trị của các hoạt động định hướng dự án trên toàn thế giới sẽ ở mức 20 nghìn tỷ USD vào năm 2027, tạo ra vô số việc làm cho 88 triệu người. Hơn nữa, những ước tính này được đưa ra trước khi các quốc gia bắt đầu chi tiêu cho các dự án phục hồi sau đại dịch, điều đó có nghĩa nền kinh tế dự án sẽ mang lại giá trị đáng kể cho nền kinh tế và xã hội. 

Để tận dụng lợi thế của tình huống đặc biệt này và đảm bảo rằng các dự án không bị thất bại, các tổ chức cần áp dụng cách tiếp cận hướng đến mục đích cho phép họ đạt được mục tiêu của mình trong một chân trời kinh doanh không ngừng phát triển. Đã đến lúc các công ty và nhà lãnh đạo thoát ra khỏi những cách thức lỗi thời và chuyển sang một phong cách làm việc nhanh nhẹn. 

Quản lý dự án vượt xa việc đặt mục tiêu, xác định phạm vi, đáp ứng thời hạn và quyết định ngân sách. Các dự án mang lại ý nghĩa cho công việc và có thể đặc biệt truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm, mang lại cho mọi người ý thức về mục đích thay vì họ chỉ xuất hiện hoặc làm những việc tối thiểu tại nơi làm việc.

Một nghiên cứu của Deloitte báo cáo các công ty có mục đích dẫn đầu có tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn 40%. Khi mọi người cảm thấy gắn bó với công việc, điều đó sẽ giúp họ có động lực và mang đến cho họ viễn cảnh rộng lớn hơn rằng các dự án của họ không chỉ đơn thuần là kiếm tiền. 

Tuy nhiên, các dự án vẫn thất bại với tốc độ đáng kinh ngạc và không khó để hiểu tại sao. Các dự án được tùy chỉnh bởi một loạt các nhóm làm việc thông qua những điều không chắc chắn. Ngay cả các nhà quản lý cũng có thể không lường trước được mọi thứ, đặc biệt là trong những thời điểm khó khăn này. Vì vậy, quản lý dự án hiệu quả cũng như có cấu trúc, kỹ năng và công cụ thích hợp để đạt được nó là nền tảng cho sự thành công của một tổ chức. 

Vì quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư là lĩnh vực đang phát triển nên nó cần được lập kế hoạch cẩn thận, định hướng và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Các nhà lãnh đạo và những người đóng vai trò quan trọng cần làm quen với toàn bộ các triết lý và kỹ thuật quản lý dự án. Điều này có thể có nghĩa là có các nhóm nhỏ hơn, ít phương pháp hơn, ít công cụ hơn và các dự án đơn giản hơn. Kỷ luật kinh doanh khi được thực hiện đúng sẽ giúp các tổ chức nhận lợi nhuận tối đa bằng cách sử dụng tài nguyên tối thiểu; Giảm chi phí; Tăng năng suất của nhân viên hoặc thành viên trong nhóm; Đạt được sự hài lòng của khách hàng.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, một doanh nghiệp chỉ có thể thành công nếu áp dụng đổi mới và sáng tạo, đồng thời quản lý dự án hiệu quả đảm bảo cả hai điều này. Nó giúp các tổ chức hoàn thành công việc một cách có hệ thống vì mọi thứ được thực hiện theo trình tự phù hợp, từ việc đặt mục tiêu đến thực hiện các chiến lược phù hợp để đạt được chúng. ISO 21503 và ISO 21504 được cập nhật gần đây, hai tiêu chuẩn giúp thúc đẩy quản trị và quản lý dự án, sẽ hướng dẫn các tổ chức hướng tới hiệu quả cao hơn và kết quả tốt hơn.  

Chương trình là một nhóm các dự án tương tự hoặc liên quan đến nhau và thường được quản lý, điều phối theo nhóm thay vì độc lập. ISO 21503 cung cấp hướng dẫn về các khái niệm, điều kiện tiên quyết và thực tiễn quản lý chương trình quan trọng và có tác động đến hiệu suất của nó.  

Mặt khác, danh mục đầu tư là một nhóm các chương trình khác nhau trong cùng một tổ chức. ISO 21504 đưa ra hướng dẫn về các nguyên tắc quản lý danh mục dự án và chương trình. Thông thường, việc quản lý danh mục dự án và chương trình hỗ trợ các chiến lược của tổ chức để mang lại giá trị.  

Mục đích chính của việc sửa đổi tiêu chuẩn là để hài hòa các thuật ngữ và định nghĩa, số liệu và văn bản của chúng với loạt tiêu chuẩn ISO 21500 dành cho quản lý dự án, chương trình và danh mục đầu tư hiệu quả. 

Với sự ra đời của công nghệ mới và các mô hình lãnh đạo, bối cảnh quản lý dự án đang thay đổi nhanh chóng với các xu hướng mới nhất đang nổi lên. Vẻ đẹp của nó nằm ở sự nhanh nhẹn để đáp ứng nhu cầu phát triển của nơi làm việc mỗi ngày.  

Một tổ chức có thể trải qua hàng chục, thậm chí hàng trăm lần thay đổi về tổ chức, từ những điều chỉnh nhỏ đối với các quy trình nội bộ cho đến việc đại tu toàn bộ cấu trúc và chiến lược của công ty. Các xu hướng mới nhất như dựa vào nền tảng kỹ thuật số để làm việc từ xa, triển khai trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu đặt ra những thách thức mới cho lực lượng lao động. Tăng cường áp dụng các dự án và phương pháp của nó cho phép các tổ chức tăng tính linh hoạt và có thể giúp họ dễ dàng nắm bắt những thay đổi quan trọng này. 

Hà My