Tinh gọn bộ máy – doanh nghiệp tối ưu chi phí, mở ra mô hình phát triển mới

Trong bối cảnh kinh tế nhiều biến động, nguồn lực hạn chế và áp lực cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tinh gọn bộ máy không còn là lựa chọn mà trở thành yêu cầu tất yếu với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Thay vì mở rộng nhân sự và bộ phận quản lý, các doanh nghiệp đang tập trung cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ và nâng cao năng suất để đạt hiệu quả cao hơn với chi phí thấp hơn.

Theo thống kê của Tổ chức Năng suất Châu Á (APO), hơn 60% doanh nghiệp Việt tham gia các chương trình cải tiến năng suất đã ghi nhận kết quả tích cực chỉ sau một năm triển khai. Không ít doanh nghiệp giảm từ 10–30% nhân sự gián tiếp mà năng suất vẫn tăng, đồng thời doanh thu và chất lượng sản phẩm cũng cải thiện đáng kể.

 Từ “cắt giảm nhân sự” đến “tinh gọn thông minh”, nhiều doanh nghiệp đã cải thiện hiệu suất, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tinh gọn bộ máy không có nghĩa là cắt giảm nhân viên hàng loạt. Đó là quá trình tái cấu trúc có kế hoạch, dựa trên nguyên tắc loại bỏ lãng phí, tối ưu quy trình và phân bổ lại nguồn lực hợp lý. Một doanh nghiệp sản xuất thiết bị cơ khí tại Bắc Ninh từng có gần 800 nhân viên. Sau khi áp dụng hệ thống quản lý năng suất và tự động hóa dây chuyền, họ chỉ giữ lại 600 nhân viên. Tuy nhiên, sản lượng tăng 25%, tỷ lệ hàng lỗi giảm gần 40%.

“Tinh gọn giúp chúng tôi hiểu rõ hơn đâu là khâu tạo giá trị, đâu là phần việc dư thừa cần loại bỏ", giám đốc công ty cho biết.

Tương tự, trong ngành dịch vụ – đặc biệt là logistics, tài chính và bán lẻ, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình vận hành tinh gọn (Lean Operation) kết hợp chuyển đổi số. Các công đoạn xử lý thủ công như kiểm tra hồ sơ, nhập dữ liệu hay xác nhận giao dịch được tự động hóa, giúp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm. Nhân viên không còn mất thời gian cho những công việc lặp lại mà có thể tập trung vào nhiệm vụ mang giá trị cao hơn như tư vấn, nghiên cứu khách hàng và đổi mới sản phẩm.

Một bộ máy tinh gọn chỉ thực sự hiệu quả khi năng suất lao động được nâng cao. Nhiều doanh nghiệp đã chứng minh với cùng nguồn lực, nếu biết cách cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ, hiệu quả có thể tăng gấp đôi.

Một ví dụ điển hình là công ty may mặc tại Nam Định, vốn từng phụ thuộc vào lao động phổ thông, sau khi đầu tư hệ thống quản lý sản xuất MES và đào tạo kỹ năng cho công nhân, năng suất tăng 30%, tỷ lệ lỗi giảm một nửa, thu nhập bình quân của người lao động cũng tăng 20%.

“Giảm người không có nghĩa là giảm năng lực. Chúng tôi chọn cách biến mỗi người thành một mắt xích hiệu quả hơn”, đại diện doanh nghiệp chia sẻ.

Bên cạnh đó, năng suất còn giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng ổn định dù quy mô nhân sự thu hẹp. Khi mọi công đoạn được đo lường bằng dữ liệu, kiểm soát theo chuẩn và tối ưu liên tục, sai sót giảm, thời gian phản hồi nhanh hơn, khách hàng nhận được sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.

Công nghệ là nền tảng của bộ máy tinh gọn.

Không thể nói đến tinh gọn mà bỏ qua vai trò của công nghệ. Chính công nghệ đã giúp doanh nghiệp thay đổi cách làm việc truyền thống và quản lý toàn bộ hoạt động theo hướng khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn.

Các giải pháp phổ biến như ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp), CRM (quản lý khách hàng), hay RPA (tự động hóa quy trình) đang được triển khai rộng rãi. Một doanh nghiệp điện tử tại Bình Dương chia sẻ, sau khi áp dụng phần mềm ERP và hệ thống cảm biến năng suất, họ phát hiện nhiều điểm nghẽn trong dây chuyền sản xuất. Việc xử lý dữ liệu thời gian thực giúp giảm 15% thời gian sản xuất mỗi sản phẩm, loại bỏ nhu cầu tuyển thêm nhân công mùa cao điểm mà vẫn đáp ứng tiến độ đơn hàng.

Công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn tăng khả năng kiểm soát. Các báo cáo được tạo tự động, dữ liệu được phân tích tức thì, cho phép nhà quản lý ra quyết định chính xác hơn. Đây là nền tảng để doanh nghiệp tinh gọn nhưng không “mất sức mạnh”.

Tuy nhiên, hành trình này không dễ dàng. Rào cản lớn nhất đến từ yếu tố con người. Nhiều nhân viên e ngại mất việc khi bộ máy tinh gọn, trong khi không ít quản lý trung gian lo lắng quyền hạn bị thu hẹp. Để vượt qua thách thức đó, doanh nghiệp cần chú trọng truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa năng suất và khẳng định rằng tinh gọn là cơ hội để phát triển, không phải để loại bỏ.

Một yếu tố khác là chi phí đầu tư ban đầu cho công nghệ. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc triển khai toàn diện hệ thống ERP hay tự động hóa có thể vượt quá khả năng tài chính. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp chọn cách tiếp cận “bắt đầu nhỏ, mở rộng dần” – thí điểm tại một bộ phận, đo lường kết quả, rồi nhân rộng sang toàn hệ thống.

Tinh gọn không phải là đích đến, mà là quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần duy trì tư duy cải tiến thường xuyên, coi năng suất là thước đo sống còn. Trong bối cảnh toàn cầu hóa, nơi mọi thay đổi diễn ra nhanh chóng, một bộ máy nhỏ gọn, linh hoạt và hiệu quả sẽ là lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Từ sản xuất đến dịch vụ, từ quản lý đến vận hành, tinh gọn đang trở thành kim chỉ nam cho sự phát triển của doanh nghiệp Việt. Khi công nghệ, con người và năng suất được kết nối hài hòa, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí mà còn mở ra mô hình phát triển mới – bền vững, hiện đại và mang tầm quốc tế.

Vân Đình