Quản lý thời gian nhàn rỗi để cải thiện năng suất lao động

Hiện nay, những nhà quản lý đang phải đối đầu với một thách thức lớn, đó là làm sao để  “làm nhiều mà cần ít”, nghĩa là làm sao để làm "ít thời gian hơn nhưng hiệu quả hơn", "ít người hơn nhưng làm được nhiều hơn", "ít vốn hơn nhưng thu nhập cao hơn".

Cho tới nay, giải pháp được sử dụng nhiều nhất là tìm cách để giảm chi phí nhân công. Rất nhiều nhà quản lý đã xây dựng hệ thống đánh giá và giám sát nhân viên nhằm đo lường hiệu quả công việc của họ, hay tiến cao hơn một bước là đưa ra những chính sách khen thưởng, đánh trực tiếp và các khoản thanh toán cho nhân viên để có thể nâng cao năng suất lao động. Trong khi đó, có một giải pháp hết sức đơn giản mà rất ít người quan tâm tới, đó là việc điều chỉnh và quản lý thời gian nhàn rỗi - thời gian chết, một thành phần quan trọng khiến chi phi lao động tăng cao.

Năng suất lao động sẽ được cải thiện đáng kể nếu các nhà quản lý nắm bắt được khoảng thời gian nhàn rỗi của nhân viên. Ảnh minh họa

Bất cứ một lịch trình công việc nào cũng bao gồm có vô số khoảng thời gian vô bổ đi kèm, một vài trong số đó nhằm hỗ trợ cho quá trình hoàn thành công việc, nhưng cũng có nhiều trong số đó là những sự cố xảy ra do hỏng hóc máy móc hoắc do tắc nghẽn công việc.

Điều đáng tiếc là từ trước tới nay, các nhà quản lý vẫn luôn chi ngân sách cho những khoảng thời gian này giống như một phần tất yếu trong thời gian làm việc hiệu quả của nhân viên, gây ra sự lãng phí và thiếu công bằng trong môi trường công sở. Nguyên nhân tại sao chưa biện pháp chủ động nào được đưa ra để tình trạng này vẫn cứ tiếp diễn là do nhiều yếu tố, chẳng hạn như sự thiếu sát sao trong quản lý, do thói quen sử dụng giới hạn thời gian lãng phí và đặc biệt là sự thiếu hiểu biết, nhận thức ý nghĩa thật sự của hai chữ "hiệu quả” và động lực để làm việc hiệu quả của nhân viên.

Vậy thì, chúng ta cần bắt đầu từ đâu để có thể quản lý được khoảng thời gian rảnh rỗi này để nâng cao năng suất lao động, nâng cao lợi nhuận?

Hãy bắt đầu từ đâu một hệ thống thích hợp để theo dõi và báo cáo : Những báo cáo này nên được xây dựng trên cả khía cạnh hiệu quả và kém hiệu quả của công việc, sau đó tìm cách để loại bỏ nó và các yếu tố làm đình trệ để nâng cao hiệu quả tổng thể của cả quá trình làm việc. Việc giám sát sẽ đòi hỏi sự siêng năng của tất cả nhân viên trong thời gian làm việc và phải tự vận động để cải tiến hiệu quả làm việc của chính mình. Đây là một số bước để thiết lập khả năng quản lý hiệu quả.

Phân loại các khoảng thời gian vô ích: Đây là bước quan trọng để phân loại biện pháp quản lý phù hợp cho từng đối tượng. Điều quan trọng là đưa được các nhóm đặc điểm vào một nhóm với nhau, chẳng hạn như nhóm thời gian nghỉ do hỏng hóc thiết bị, sự cố máy móc bất ngờ...Hơn nữa, cũng cần để mắt tới những yếu tố khác, gián tiếp gây ra những khoảng thời gian nghỉ, chẳng hạn như những sự thay đổi trong hệ thống công ty...Đây là việc làm cần thiết, nhưng không phải là cách duy nhất để sắp xếp và lên lịch nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu thời gian chờ đợi.

Một hệ thống quản lý sát sao thời gian làm việc của nhân viên sẽ giúp tăng năng suất lao động. Ảnh minh họa

Xác định phương pháp để thu thập thông tin: Việc thu thập được dữ liệu về thời gian làm việc phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân viên và hệ thống công nghệ hiện tại của công ty. Bất kể sử dụng phương pháp nào, chúng ta cần hiểu rằng những dữ liệu này rất quan trọng, thứ nhất là để chủ động các biện pháp để đối phó, chỉnh sửa những sự thiếu nhất quán trong công việc và bù đắp thỏa đáng để động viên những nhân viên đã hoàn thành xuất sắc công việc mỗi ngày của họ.

Xây dựng quy trình đánh giá:Phân tích để tìm ra các xu hướng, các nguyên nhân dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong từng trường hợp sẽ giúp giải quyết các trở ngại trong công việc và nâng cao được năng suất công việc.

Nhà quản lý cần một quy trình đánh giá cụ thể hiệu quả trên thời gian làm việc của nhân viên. Ảnh minh họa

Đào tạo người giám sát và đánh giá: Thông thường, trong các công ty hoặc tổ chức, người thực hiện nhiệm vụ giám sát và đánh giá công việc thường là một bộ phận hoặc một nhóm riêng. Tuy nhiên ,giám sát viên luôn cần phải hiểu được rằng vai trò của họ không chỉ đơn giản là quản lý đội ngũ nhân viên thông qua một màn hình máy tính. Một số vướng mắc đòi hỏi sự tham gia ngay lập tức của đội ngũ giám sát để nhanh chóng giải quyết vấn đề và ngăn chặn việc kéo dài khoảng thời gian rỗi từ do sự cố đó. Và để làm được điều đó, một người giám sát, đánh giá cần được đào tạo chuyên môn đầy đủ, chuyên nghiệp và minh bạch.

Phan Huyền