Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng độc đáo

Nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhà quản lý là duy trì hoạt động làm việc của mọi nhân viên. Nhiệm vụ này được thực hiện tại Georgia bằng cách đào tạo nghề và mở các dịch vụ giới thiệu việc làm cho hơn 30000 người ở phía Bắc Gruzia mỗi năm. Số tiền thu được từ lợi thế thương mại từ việc bán hàng và của các nhà tài trợ dịch vụ kinh doanh – thu nhập đã giúp lập quỹ nhân đạo cho bang này.

Trong năm 2012, lợi thế thương mại đã giúp hơn 10000 người tìm được việc làm và dự tính vào cuối năm 2018, sẽ có thêm 100000 người có việc làm. Dựa vào mục tiêu trên, các quyết định được đưa ra từ ban điều hành để phát triển một QSM cho nhóm dịch vụ hỗ trợ bằng cách sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001 giúp dễ dàng thực hiện hơn. Với việc thể hiện thiện chí của người dân phía bắc Georgia, các nhà tài trợ có đặc quyền để thực hiện các công việc của mình. Các nhà chức trách khẳng định với chức trách của mình, họ sẽ xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nhất các khoản đóng góp đó.

Nâng cao năng suất chất lượng với hệ thống quản lý chất lượng

Thiện chí của bang được thể hiện ở ba mảng kinh doanh chính: các nhà tài trợ dịch vụ, dịch vụ nghề nghiệp và cơ sở dịch vụ. Hỗ trợ các doanh nghiệp chủ chốt là nhóm dịch vụ hỗ trợ, trong đó bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, công nghệ thông tin và tiếp thị. Dịch vụ giới thiệu việc làm và đào tạo nghề. Mặc dụ dịch vụ nghề nghiệp hiện tại không sở hữu bất kỳ chứng chỉ ISO nhưng nó hoạt động theo những hướng dẫn tiêu chuẩn ISO 9001. Hiện tại, các nhà chức trách cho biết họ đang có kế hoạch đạt chứng nhận ISO trong vài năm tới.

Cơ sở dịch vụ là một trong những nhà cung cấp các cơ sở quản lý lớn nhất và lâu đời nhất của khu vực. Dịch vụ của nó bao gồm lưu trữ, cơ sở bảo trì, vận hành và bảo trì hệ thống cơ khí, kho bãi và phân phối. Khách hàng gồm liên bang, tiêu bang, các cơ quan chính quyền địa phương và thị trường bất động sản thương mại. Cơ dở dịch vụ đã được chứng nhận ISO 9001 và ISO 14001.

Mỗi bộ phận kinh doanh cốt lõi có một lượng khách hàng cụ thể, chi tiết kỹ thuật sản phẩm được xác định, có thể đánh giá và đo lường được các sản phẩm. Dịch vụ sẽ xuất hiện khi các nhà tài trợ mở một cửa hàng mới, dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng, xử lý tiếp thị khai trương, cung cấp và thiết lập các thiết bị công nghệ thông tin và thiết lập hệ thống tài chính.

Hỗ trợ cung cấp dịch vụ nghề nghiệp bao gồm việc giúp đỡ trong việc quản lý tài chính đối với các khoản tài trợ cụ thể mà nó nhận được, trong việc quản lý các yêu cầu của chương tình công nhận như Ủy ban công nhận thiết bị phục hồi chức năng, tuyển dụng người khuyết tật, quản lý thanh toán và quá trình biên chế cụ thể cho các cơ quan chính phủ.

Một QMS độc đáo được xây dựng với công cụ tiêu chuẩn

Nhiều người có thể nghĩ rằng dịch vụ hỗ trợ đã phát minh ra các công cụ để phát triển QMS riêng của mình nhưng sự thực là ngược lại. Dịch vụ hỗ trợ theo nguyên tắc xác định, đo lường, phân tích, cải thiện, kiểm soát (DMAIC), một phương pháp thống kê và phân tích để làm giảm khuyết tật và duy trì mức độ cải thiện tiếp theo. Nó cũng sử dụng các công cụ khác đã được thực hiện trong các ngành công nghiệp sản xuất trong nhiều thập kỷ, như sơ đồ quy trình, chế độ lỗi và phân tích tác động (FMEA), phân tích khả năng, biểu đồ Pareto, sơ đồ xương cá, năm câu hỏi tại sao và các tài liệu mẫu cơ bản về phương pháp và tiêu chuẩn. Những công cụ này được sử dụng một cách chính xác và hiệu quả trong sản xuất. Mục tiêu định hướng, phương pháp tiếp cận quá trình được áp dụng để phát triển toàn bộ QMS.

Trong giai đoạn xác định mỗi bước của mọi quá trình đã được vạch ra bằng cách sử dụng một sơ đồ dòng chảy. Điều này cho phép các nhà quản lý xác định được mục đích của quá trình và xác định sự tương tác với các quá trình thượng nguồn và hạ nguồn.Tiếp theo, trong mỗi quá trình sử dụng các nghiên cứu xử lý, phân tích biểu đồ Pareto và sơ đồ xương cá để hiểu hiệu suất thực tế và sản lượng của mỗi quá trình như hiện nay.

Sau đó các nhà quản lý phân tích các quá trình để xác định các nguy cơ tiềm năng. Khi tìm thấy các vấn đề, các nhà quản lý sử dụng năm câu hỏi tại sao để xác định nguyên nhân gốc rễ vì vậy công ty có thể loại bỏ được chúng. Một khi hiểu được hiệu suất của mỗi quá trình và rủi ro, nhà quản lý xác định và thiết lập kiểm soát mục tiêu. 

Kết quả hoạt động của QMS

Trong cuộc họp bế mạc đánh giá chứng nhận ISO 9001, kiểm toán viên báo cáo rằng QMS của phía bắc Georgia là một trong những hệ thống trưởng thành nhất mà họ từng thấy ở mức độ phát triển. Nhiều chuyên gia cũng như các nhà quản lý đã ngạc nhiên khi thấy hệ thống sản xuất có kết quả cao trong một khoảng thời gian ngắn và tò mò vè cách thực hiện từ ý tưởng cho đến hiện thực.

Kể từ khi thực hiện QMS, đã có những cải tiến đáng chú ý trong từng bộ phận:

- Nguồn nhân lực: những sai sót trong quá trình tuyển dụng giảm 40% trong vòng 10 tháng đầu tiên.

- Marketing: phương tiện truyền thông với các thành viên tích cực tăng gấp 3 lần trong 3 tháng

- Tài chính: hóa đơn thanh toán tăng 100% trong vòng 3 tháng

- Công nghệ thông tin: trong thời hạn 6 tháng áp dụng các công cụ chất lượng, yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật giảm 25% so với năm trước.

Lý do chính những cải tiến này đã được thành công là vì các nhà quản lý đã áp dụng các công cụ chính xác để ứng dụng thích hợp. Họ có thể xác định được cơ hội, phân tích các vấn đề và thực hiện các giải pháp chính xác bằng cách sử dụng một cách tiếp cận quá trình sản xuất đơn giản.

Một quá trình không còn là vấn đề sản phẩm mà còn là quá trình sản xuất. 

Đinh Nhung