Áp dụng công cụ cải tiến năng suất trong bối cảnh Covid-19: Cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp

Giúp doanh nghiệp đứng vững trước khó khăn

Trong quá trình triển khai Đánh giá hiệu quả công việc (Work Sampling) tại các doanh nghiệp, chuyên gia tư vấn SMEDEC 2 cùng với nhóm cải tiến của các doanh nghiệp đã từng bước phân tích thao tác và thời gian thao tác tại từng công đoạn để tìm ra các cơ hội cải tiến tiềm năng. Với sự cố gắng và nỗ lực liên tục của các nhóm cải tiến và sự hỗ trợ sát sao từ lãnh đạo doanh nghiệp, thời gian chờ và các lãng phí từ các hoạt động không hiệu quả đã giảm đáng kể:

Thời gian hoàn thành công việc giảm 18% - 33%  thông qua các hoạt động giảm sai lỗi, loại bỏ thao tác thừa, không hiệu quả, nâng cao hiệu suất giữa các công đoạn, năng suất lao động tăng từ 8% - 22%.

Thời gian chờ giữa các công đoạn cũng giảm đáng kể so với trước khi cải tiến là 17% - 28% thông qua việc phân bổ nguồn lực phù hợp giữa các công đoạn.

Bên cạnh đó, tỉ lệ sản phẩm lỗi cũng giảm 3 - 15%, thời gian giao hàng chậm so với kế hoạch chỉ còn 1% - 5%. Cùng với đó, việc triển khai các hoạt động cải tiến phương pháp làm việc đã giúp công ty giảm các tổn thất lãng phí, giảm tỷ lệ tai nạn, giảm sự lệ thuộc vào thợ lành nghề, nhân viên kinh nghiệm lâu năm, rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới.

Việc Bố trí mặt bằng (Layout)sản xuất một cách hợp lý và khoa học sẽ giúp tăng cường tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí rõ rệt. Trong quá trình triển khai, nhóm cải tiến đã cùng tư vấn phân tích mặt bằng, các điều kiện sản xuất khu vực gia công chế tạo, xác định dòng chảy sản phẩm, tính toán và tìm đường đi tối ưu của sản phẩm.

Các doanh nghiệp rút ngắn thời gian giao hàng từ 20% - 30% năng suất công đoạn đã tăng lên đáng kể từ 10% - 15% nhờ giảm được thời gian tìm kiếm, vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, dụng cụ sản xuất, …Giúp sản lượng toàn nhà máy tăng trên 20%.

Việc áp dụng Nghiên cứu thao tác và thời gian (Time Study) giúp nhiều danh nghiệp xác định thời gian tiêu chuẩn cho các thao tác khác nhau, giúp điều chỉnh và xác định tiền lương thưởng. Hữu ích cho việc ước tính chi phí của sản phẩm một cách chính xác, giúp kiểm soát quá trình sản xuất, giúp dự đoán chính xác khi nào công việc sẽ được hoàn thành và do đó xác định được ngày cố định giao hàng tới khách hàng, sử dụng kĩ thuật nghiên cứu thời gian, có thể giúp nhà điều hành biết số lượng máy móc cần vận hành, điều phối nguồn lực phù hợp với kế hoạch sản xuất, …Từ đó loại bỏ lãng phí trong các thao tác thừa của người công nhân, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất chất lượng cho doanh nghiệp.

Áp dụng Năng suất xanh (Green Productivity) để nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm hàng hóa, tăng sức cạnh tranh trên thị trường là yêu cầu cấp thiết mà các DNVVN đặt ra, cần phải áp dụng các kỹ thuật cải tiến sản xuất, phương pháp quản lý hiệu quả để nâng năng suất tiết giảm chi phí nguyên nhiên vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, đem lại lợi ích về kinh tế và môi trường, xã hội.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam có nhiều đặc điểm khác biệt, nên việc áp dụng công cụ cải tiến năng suất (CCCTNS) cũng cần có một chiến lược và lộ trình riêng. Những đặc trưng, cũng như những nhân tố ảnh hưởng tới quả trình triển khai áp dụng tại 30 doanh nghiệp, nguồn lực tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị rất hạn chế. Trình độ công nghệ lạc hậu trên 10 năm so với thế giới, đa phần có công nghệ lạc hậu và rất lạc hậu. Năng lực quản lý điều hành sản xuất thấp dẫn đến khả năng kiểm soát, quản lý không cao. Trên 80% là lao động phổ thông, nhận thức về vai trò của các dự án cải tiến không cao. Văn hóa doanh nghiệp, cá nhân, khả năng chia sẻ, hợp tác thấp, không có sự gắn kết. Chuỗi cung cấp không ổn định, khả năng hợp tác giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp thấp.

Bên cạnh đó, cũng có nhiều nhân tố khác ảnh hưởng tới quá trình áp dụng CCCTNS như định hướng ngắn hạn không hỗ trợ việc áp dụng thành công các dự án cải tiến; Việc tập trung vào các lợi ích ngắn hạn và thiếu tầm nhìn dài hạn;  Sự miễn cưỡng áp một cách thức suy nghĩ mới có thể ngăn cản quá trình áp dụng thành công; Quy mô của doanh nghiệp nghiên cứu khuyến khích việc chia sẻ kiến thức, tuy nhiên lại thiếu chuyên gia hướng dẫn quy trình triển khai; Truyền thông dễ dàng do quy mô doanh nghiệp nhỏ; Hạn chế về tài chính dẫn đến việc khó khăn về đầu tư cho cải tiến mà không mang lại hiệu quả ngay lập tức;…

Định hướng cho doanh nghiệp Việt Nam

Qua thời gian triển khai, nhiệm vụ đã bám sát mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ đề ra. Việc triển khai các dự án cải tiến trong bối cảnh DNNVV đứng trước nhiều khó khăn, biến động, trong khi doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn lực yếu, trang thiết bị sản xuất cũ; đội ngũ quản lý sản xuất còn hạn chế cho nên chưa đủ tự tin áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến năng suất, chất lượng; năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ, chuyên gia năng suất, chất lượng còn hạn chế.

Một trong những điều kiện kiện quan trọng nhất để áp dụng thành công đó là yêu cầu doanh nghiệp coi CCCTNS như là một chiến lược dài hạn và thậm chí tính đến khả năng từ bỏ một số lợi ích ngắn hạn để đạt được phát triển bền vững liên tục bằng việc xây dựng văn hóa cải tiến trong doanh nghiệp. Xây dựng văn hóa cải tiến là thách thức lớn nhất với các doanh nghiệp muốn áp dụng, bởi điều này yêu cầu sự thích ứng học hỏi và thay đổi không phải của một cá nhân mà của cả một tổ chức. Lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm và muốn áp dụng nên hiểu rằng đây là một phương án đầu tư cho hoạt động sản xuất tương lai.

Trong tương lai, với mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng CCCTNS đạt được hiệu quả cao như các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt là như các doanh nghiệp Nhật Bản, Hàn Quốc tập trung nghiên cứu chuyên sâu các phương pháp ứng dụng, giải pháp cụ thể phù hợp với văn hóa tổ chức, đặc điểm nguồn lao động của từng doanh nghiệp cũng như môi trường tại Việt Nam.

Ngọc Tuấn - Thu Phương