Các công cụ điển hình trong Lean

Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping) để phân tích lãng phí

Sơ đồ chuỗi giá trị là tập hợp các phương pháp giúp thể hiện trực quan luồng sản phẩm và thông tin quy trình sản xuất. Mục đích của phương pháp này là xác định các hoạt động làm tăng giá trị và hoạt động không làm tăng giá trị. Sơ đồ chuỗi giá trị nên phản ánh những gì đang thực sự diễn ra hơn là những gì được mong muốn xảy ra nhờ đó các cơ hội cải tiến có thể được xác định.

Sơ đồ chuỗi giá trị thường được sử dụng trong các dự án cải tiến thời gian chu kỳ vì nó thể hiện chính xác cách thức hoạt động của một quy trình với yêu cầu thời gian và từng bước công việc chi tiết. Phương pháp này cũng được dùng trong phân tích và cải tiến quy trình bằng cách xác định và loại trừ khoảng thời gian liên quan đến các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm.

Luồng sản phẩm và bố trí sản xuất dạng tế bào

Lean nhắm tới luồng sản phẩm di chuyển trên chuyền có quy mô lô càng nhỏ càng tốt, với điều kiện lý tưởng là luồng một sản phẩm, để bán thành phẩm giữa các công đoạn là tối thiểu. Quy mô lô sản xuất càng nhỏ sẽ giúp công đoạn trước càng có nhiều khả năng sản xuất đúng những gì được khách hàng yêu cầu và đúng lúc khách hàng cần đến.

Vì vậy, thay thế cho cách tổ chức với một vài chuyền sản xuất có quy mô lô sản phẩm lớn, Lean thường ủng hộ cách tổ chức nhiều chuyền sản xuất có quy mô lô nhỏ, với quy hoạch sản xuất dạng tế bào là một hình thức đặc trưng.

Trong bố trí sản xuất dạng tế bào, thiết bị và các tổ làm việc được sắp xếp thành nhiều ô/ngăn làm việc của công nhân (Cell) được nối kết để các công đoạn hay tất cả công đoạn của một quá trình sản xuất có khả năng diễn ra trong một hay nhiều ô liên tục. Bố trí dạng tế bào mang các đặc tính sau:

Quy trình liên tục - Luồng nguyên liệu và phụ liệu di chuyển đều đặn và hầu như không thấy có việc vận chuyển bán thành phẩm hay chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất.

Luồng một sản phẩm - Quá trình sản xuất với mô hình tế bào áp dụng dòng sản xuất một sản phẩm trong đó từng sản phẩm một lần lượt di chuyển qua từng công đoạn của quy trình sản xuất.

Công nhân đa năng - Chỉ có một hoặc vài công nhân đứng tại mỗi ô, không giống như sản xuất theo lô/mẻ mà trong đó nhiều công nhân cùng làm việc và chịu trách nhiệm trên một công đoạn đơn lẻ, trong mô hình tế bào các công nhân phụ trách từng công đoạn khác nhau diễn ra trong một ô. Vì vậy mỗi công nhân được huấn luyện thực hiện từng công đoạn trong ô đó.

Mô hình chữ U - Các ô thường có dạng chữ U, với sản phẩm di chuyển từ đầu này đến đầu kia của chữ U khi được công nhân gia công. Mục đích của cách bố trí này nhằm hạn chế tối đa khoảng cách đi lại và việc di chuyển nguyên vật liệu trong một ô.

Bố trí dạng tế bào giúp đạt nhiều mục tiêu của Lean nhờ khả năng loại trừ nhiều hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm từ quy trình sản xuất như thời gian chờ đợi, tắc nghẽn, di chuyển vật liệu và bán thành phẩm. Một lợi ích khác của mô hình tế bào là trách nhiệm về chất lượng được ấn định rõ ràng cho công nhân trong một ô cụ thể và vì vậy công nhân không thể đổ lỗi cho các công nhân ở công đoạn trước.

Chuẩn hoá quy trình làm việc/ tiêu chuẩn hóa công việc

Chuẩn hoá quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc. Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Khi các quy trình không được chuẩn hóa ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu quy trình được chuẩn hoá.

Cân bằng chuyền sản xuất

Cân bằng sản xuất hay điều độ sản xuất, nhắm tới việc bố trí lưu lượng sản xuất và chủng loại sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu sự đột biến trong khối lượng công việc. Bất kỳ sự thay đổi nào về lượng nên được cân bằng để chúng diễn ra từ từ với càng ít sự thay đổi đột ngột càng tốt. Điều này cho phép công ty tận dụng công suất sản xuất cao hơn đồng thời giảm thiểu việc chuyển đổi mẫu mã sản phẩm.

Yếu tố chính của cân bằng sản xuất đó là người chịu trách nhiệm ra lệnh sản xuất cho xưởng phải có một hệ thống tự động điều tiết các đơn hàng không để có sự đột biến về khối lượng sản xuất. Hệ thống này giúp việc phân bổ thiết bị và con người chính xác, dễ dàng hơn. Để áp dụng phương pháp này, công ty cần biết công suất thực và tốc độ thực hiện ở từng công đoạn sản xuất.

Chuyển đổi nhanh (Quick Changeover)

Lean nhắm tới việc giảm thiểu thời gian dừng chuyền bất hợp lý do chuẩn bị máy hay chuyển đổi sản phẩm vì máy dừng là nguồn lãng phí đáng kể. Việc này đòi hỏi văn hoá liên tục cải tiến trong đó công ty không ngừng tìm cách giảm thời gian chuyển đổi và chuẩn bị máy.

Thường việc chuyển đổi nhanh chóng có thể đạt được phần nào bằng cách xây dựng các thông số kỹ thuật thật chuẩn cho việc sản xuất từng loại sản phẩm riêng biệt để người vận hành không còn lo ngại về việc điều chỉnh lại các thông số trên thiết bị trong quá trình chuyển đổi sản phẩm.

Có một số cách để giảm thiểu thời gian chuyển đổi/chuẩn bị bao gồm việc thay đổi cách sắp xếp mặt bằng của chuyền sản xuất, chuẩn bị sẵn sàng nguyên liệu và công cụ khi cần sử dụng hay sử dụng loại thiết bị có ngăn chứa phụ nhằm tránh thời gian dừng thiết bị để làm vệ sinh.

Công cụ đảm bảo chất lượng từ gốc

Chất lượng từ gốc hay “Làm đúng ngay từ đầu” có nghĩa là chất lượng nên được đưa vào quy trình sản xuất để khuyết tật không có điều kiện phát sinh - hay một khi xuất hiện sẽ ngay lập tức bị phát hiện. Các hệ thống Lean thường nhắc đến từ “Jidoka” trong tiếng Nhật có nghĩa là làm lộ diện các trục trặc ngay tại chỗ vấn đề nên được xác định và loại trừ ngay tại nguồn phát sinh.

Điển hình công cụ đảm bảo chất lượng từ gốc là Poka Yoke (phòng chống sai lỗi). Đây là phương pháp đơn giản để kiểm tra chất lượng trên chuyền sản xuất, được áp dụng để ngăn chặn sản phẩm lỗi không cho đi tiếp sang công đoạn sau. Với Poka - Yoke, 100% sản phẩm được kiểm tra như một phần công việc của quy trình sản xuất. Biện pháp này được thực hiện tự động trên chuyền hay bởi các công nhân. Công cụ phòng chống sai lỗi có ba chức năng chính là: Phát hiện các lỗi, sự cố; Khắc phục các lỗi, sự cố; Ngăn ngừa các lỗi, sự cố.

Quản lý bằng công cụ trực quan (Visual Management)

Các hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan giúp công nhân của xưởng được thông tin đầy đủ về quy trình sản xuất, tiến độ và các thông tin quan trọng khác giúp họ làm việc có hiệu quả nhất. Các bảng hiển thị lớn thường là công cụ thông tin hiệu quả hơn cho công nhân trong chuyền sản xuất so với các báo cáo và chỉ thị. Ví dụ, việc trình bày một quy trình một cách trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh giúp người vận hành dễ dàng hiểu rõ một quy trình phức tạp.

Các công cụ trực quan thường ở dưới các hình thức sau: Các bảng hiển thị trực quan - Các biểu đồ, bảng đo lường hiệu quả, thủ tục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo cho công nhân. Ví dụ biểu đồ xu hướng về hiệu suất thực hiện, biểu đồ về tỷ lệ lỗi, tiến độ xuất hàng trong tháng, v.v...

Các bảng kiểm soát trực quan - Các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng, v.v... Ví dụ các bảng màu chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi thông số vận hành vượt mức cho phép. Các thẻ Kanban là một ví dụ khác về kiểm soát bằng trực quan.

Các chỉ dẫn bằng hình ảnh - Công cụ này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng ô vẽ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng.

Hệ thống kéo

Hệ thống kéo là công cụ chủ yếu trong Lean, giúp quản lý nguyên vật liệu đúng lúc có hiệu quả. Hệ thống kéo là phương pháp quản lý chuyển động của vật liệu một cách hiệu quả và các hướng dẫn công việc bảo đảm sao cho cung cấp, sản xuất và chuyển giao đúng lúc, đúng vật liệu khi có yêu cầu. Hệ thống có thể điều chỉnh cho thích hợp khi tiến độ thay đổi bằng cách cung cấp nhanh những linh kiện cần thiết mà không phải sản xuất dư thừa những thứ không có yêu cầu.

Hệ thống kéo được biết đến nhiều là Kanban. “Kanban” là hệ thống cấp đầy vật tư theo mô hình kéo sử dụng các dấu hiệu tượng hình, như các thẻ treo được phân biệt bằng màu sắc, để ra hiệu cho các chuyền phía trước khi chuyền sau cần thêm vật tư. Về tác dụng, Kanban là một công cụ thông tin hỗ trợ sản xuất theo mô hình sản xuất kéo. Một Kanban có thể là một thùng rỗng một thẻ treo, bảng hiển thị điện tử hay bất kỳ hình thức gợi nhắc trực quan thích hợp nào khác.

Ngoài ra, khi dùng Kanban không hiệu quả thì có thể sử dụng Hệ thống phát tín hiệu bằng điện tử hay còn gọi là hệ thống gọi. Những linh kiện được đặt trong các thùng chứa lớn, cồng kềnh, không dễ vận chuyển bằng tay, phải dùng xe chở hạng nặng để cấp hàng.

Hệ thống phát tín hiệu là chương trình điện tử cho phép công nhân vận hành máy có thể gửi tín hiệu bán tự động yêu cầu cung cấp linh kiện.

Phương Nam