Muốn nâng cao năng suất chất lượng, phải kiên trì

Hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO 9001 là nền tảng quan trọng

Có nhiều lí do dẫn đến sự đổ bể của một chương trình cải thiện năng suất, chất lượng như: Không có quyết tâm thay đổi, thiếu hành động thiết thực; Ít nguồn lực tham gia vào quá trình thay đổi; Không thực hiện tốt các công đoạn nhỏ trong quá trình giải quyết vấn đề; Nhân sự thay đổi, không hỗ trợ lẫn nhau trong toàn bộ quá trình…

Các lí do trên đây phần lớn đều liên quan đến năng lực lãnh đạo kém hay quyết tâm thay đổi không cao, hoặc cả hai. Một dấu hiệu cho thấy các doanh nghiệp không thực sự hiểu hay kiên trì lâu dài với mục tiêu đổi mới đó là đến lúc gấp rút họ mới vội vàng điều chỉnh để đối phó với các đợt kiểm tra, đánh giá. Chỉ những ai thực sự hiểu thế nào là một quy trình chất lượng, hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO 9001 mới biết rằng việc điều chỉnh này vô cũng khó khăn, lại càng không thể hi vọng che mắt được các cơ quan đánh giá.

Cách các cơ quan kiểm định thường làm đơn giản chỉ là xem xét quy trình và thực tế thực hiện quy trình kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp. Khi phát hiện dữ liệu không đầy đủ và thiếu thuyết phục, họ thường xử lý theo 2 cách. Một là yêu cầu được xem hồ sơ chứng minh rằng mọi cá nhân có liên quan đến quy trình đều được tiếp xúc với các nguồn thông tin về nó.

Đây là một khó khăn lớn khi quy trình này mới được “bịa ra” trong khoảng thời gian ngắn ngủi. Hai là, họ sẽ yêu cầu các tài liệu về các quy trình trước đó, chứng minh doanh nghiệp đã thực sự làm theo quy định. Khi doanh nghiệp không thể xuất trình giấy tờ theo yêu cầu thì mọi cố gắng che đậy đều sẽ bị phát hiện.Tùy vào từng trường hợp, kiểm định viên thẩm định tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ không nhất thiết gây khó dễ cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên , các chuyên gia đánh giá muốn nắm vững hồ sơ năng lực của doanh nghiệp thì quy trình đánh giá sẽ khắt khe hơn. Tương tự như vậy, tùy theo hoàn cảnh, cơ quan có thẩm quyền thậm chí có thể buộc đóng cửa sản xuất hay thu hồi sản phẩm.Dấu hiệu tiếp theo chứng tỏ một doanh nghiệp sẽ không thể tiến bộ lên được, đó là không bao giờ giải quyết vấn đề một cách triệt để. Khi vấn đề phát sinh, họ thường chỉ chuyển sự chú ý sang vấn đề vừa bùng lên mà không bao giờ giải quyết tận gốc những nguyên nhân tiềm ẩn phía sau vấn đề đó.

Muốn đổi mới cần trung thực với mỗi thất bại của doanh nghiệp

Có một thực tế là vấn đề về quản lý chất lượng toàn diện đã rất nóng bỏng từ rất lâu trước những năm giữa thập niên 90. Một doanh nghiệp chỉ đủ sức đi từ vấn đề này sang vấn đề khác nghĩa là họ không hiểu rằng vấn đề chỉ có thể được loại bỏ khi giải quyết tận cùng nguyên nhân gốc rễ. Một tổ chức hoạt động với cơ chế như vậy rất khó để chạm tới mốc thành công. Nếu mỗi nhân viên đều làm tốt vai trò của mình nhưng sai phạm lại đến từ chính người điều hành, lãnh đạo doanh nghiệp thì mục tiêu thay đổi văn hóa doanh nghiệp cũng khó thành hiện thực. Nhưng nếu ngay từng cá nhân không có sự nỗ lực, thì ngay cả phần việc nhỏ bé của họ cũng không thể hoàn thành trọn vẹn. 

Nếu các nhà lãnh đạo không kiên trì với mục tiêu đổi mới, hãy thẳng thắn thừa nhận, đừng nên che đậy sự buông xuôi của mình. Sự che đậy thậm chí còn nguy hiểm hơn phải thừa nhận mình không còn kiên trì thực hiện kế hoạch của chính mình nữa. Với các nhân viên khác, họ sẽ đánh giá cấp trên của  mình là con người không trung thực, không đáng nhận sự tin cậy và ủng hộ từ họ, ý nghĩ này sẽ dần gây ra rạn nứt trong nội bộ doanh nghiệp.

Khi những sáng kiến cải tiến không thể mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn, doanh nghiệp vẫn phải tìm mọi cách xoay sở để tăng được sản lượng. Họ chỉ tập trung vào làm việc nhiều hơn, cường độ cao hơn dù hiệu quả ít hơn và tiềm ẩn nhiều khó khăn hơn.Nếu doanh nghiệp của bạn gặp phải vấn đề này, hãy khôn khéo, kiên trì với kế hoạch đổi mới của mình với quyết tâm mạnh mẽ hơn. Một khi doanh nghiệp bắt tay vào đổi mới, từ lãnh đạo cho đến nhân viên đều phải tự nhìn nhận và sửa chữa khuyết điểm, sẵn sàng cho những bước đột phá tiếp theo.

Trần Chi