Xây dựng biểu đồ tiến trình PDPC để tăng năng suất

Biểu đồ quá trình ra quyết định (biểu đồ PDPC) là gì?

Quá trình hiếm khi diễn ra chính xác như kế hoạch ban đầu. Các vấn đề không dự đoán trước rất hay xảy ra trong hệ thống phức tạp, đôi lúc dẫn đến hàng loạt biến cố nghiêm trọng.

Biểu đồ quá trình ra quyết định (biểu đồ PDPC) là công cụ phòng ngừa những điều này và giúp đạt được mục tiêu mong muốn. Nó sử dụng để lập kế hoạch dự tính các khả năng khác nhau có thể diễn ra. Ngoài ra nó còn được sử dụng để đưa các hoạt động trở lại quỹ đạo mong muốn một cách nhanh chóng trong trường hợp các hoạt động này do nguyên nhân không dự kiến trước đã diễn ra không như kế hoạch.

Có hai loại biểu đồ PDPC với phương pháp xây dựng hoàn toàn ngược nhau: loại theo chiều thuận và loại theo chiều ngược.

Phương pháp sử dụng biểu đồ PDPC hỗ trợ cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề; dự báo các vấn đề có khả năng xảy ra qua việc lập kế hoạch cho các vấn đề bất ngờ giúp chúng ta giải quyết vấn đề này một cách chủ động.

Các quy luật cơ bản để xây dựng biểu đồ PDPC

Biểu tượng: Hình dưới đây minh họa tên và ý nghĩa của các biểu tượng sử dụng trong biểu đồ PDPC.

 Tên và ý nghĩa biểu tượng.

Trình tự thời gian: trên biểu đồ PDPC cần phải từ trên xuống hoặc từ trái qua phải. Hình dưới đây thể hiện quan hệ giữa vị trí điểm bắt đầu và mục đích.

Vòng lặp: có thể chuyển hướng các mũi tên và quay về ban đầu hoặc bước trung gian. Biểu đồ PDPC có thể bao gồm chu trình kín, không giống như biểu đồ mũi tên.

Sự lặp lại: các hoạt động có thể được lặp lại nếu cần thiết.

Xây dựng biểu đồ tiến trình PDPC

Biểu đồ tiến trình PDPC là công cụ hữu hiệu để hoạch định các dự án nghiên cứu và phát triển, loại bỏ khuyết tật mãn tính, đàm phán kinh doanh và hoạt động tương tự. Biểu đồ PDPC cần được bổ sung khi cần phải mở rộng, liên tục thay đổi hoạt động hiện tại hoặc thêm các hoạt động mới cho đến khi đạt được mục tiêu.

Bước 1: Lựa chọn dự án khó thực hiện hoặc cần “thử nghiệm và sai lỗi” để đạt được mục đích cuối cùng. Xác định chính xác các công việc cần làm, lập mục tiêu và giá trị mục tiêu.

Bước 2: Xác định tình trạng bắt đầu và các điều kiện ràng buộc.

Bước 3: Lập kế hoạch ban đầu theo các bước sau sử dụng mũi tên mờ để nối các hoạt động. Bắt đầu thực hiện kế hoạch, theo tuyến có khả năng dễ dẫn đến mục tiêu nhất. Thay đổi các mũi tên mờ bằng mũi tên đậm tại mỗi hoạt động đã hoàn thành.

Đặt nhãn có ký hiệu bắt đầu vào vị trí trên cùng ở giữa và nhãn mục tiêu vào vị trí dưới cùng.

Viết các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu và trình bày vắn tắt các vấn đề tiềm ẩn trên các thẻ riêng, sắp xếp chúng theo tuần tự thời gian và nối lại.

Thảo luận về biểu đồ, viết các nhãn bổ sung cho những hoạt động hoặc vấn đề còn sót. Thêm chúng vào biểu đồ và hoàn thành quá trình bắt đầu đến kết thúc.

Chuẩn bị các kế hoạch đột xuất thông qua việc xem xét lại từng bước và thảo luận về những hành động cần thiết nếu bước này chưa đạt được.

Kiểm tra cẩn thận biểu đồ để xem có sự mâu thuẫn nào không và xem kế hoạch đột xuất có phù hợp và đầy đủ mọi yếu tố quan trọng không?

Dán các nhãn, vẽ các mũi tên, viết chủ đề và các thông tin cần thiết khác.

Bước 4: Theo dõi tình trạng và chia theo kế hoạch lựa chọn nếu xuất hiện sự kiện không mong muốn và tình trạng mới xảy ra. Để làm điều này, thay đổi biểu đồ PDPC ban đầu bằng cách thêm các hoạt động phối hợp vào kế hoạch ban đầu còn chưa đầy đủ. Thay có mũi tên mờ bằng các mũi tên đậm cho từng hoạt động đã được hoàn thành.

Bước 5: Tiếp tục xây dựng và thực hiện kế hoạch theo quy trình trong bước 4 cho đến khi đạt mục tiêu.

Phương Nam