7 công cụ kiểm soát chất lượng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất

Khi doanh nghiệp sử dụng các công cụ kỹ thuật thống kê, cần thực hiện phương châm: Không chỉ sử dụng công cụ kỹ thuật thống kê mà còn ứng dụng chúng để giải quyết các vấn đề chất lượng đã xuất hiện hay tiềm ẩn; Không nên quá chú ý đến các kỹ thuật thống kê phức tạp mà hãy làm cho nhiều người biết sử dụng các kỹ thuật thống kê đơn giản; Không thể có được sản phẩm chất lượng nếu chỉ đơn thuần tính toán trên bàn giấy mà phải thông qua ứng dụng thực tế tại nơi làm việc dựa trên cơ sở của sự kiện.

Vai trò của kỹ thuật thống kê trong quản lý quá trình

Điều gì gây nên khuyết tật/ sai lỗi? Nếu chúng ta không quan tâm đến loại sản phẩm/dịch vụ hoặc loại phương pháp sản xuất/cung cấp dịch vụ thì nguyên nhân gây nên khuyết tật đều có tính phổ quát.

Sự biến động: Đây là nguyên nhân. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ trong cùng điều kiện? Sử dụng công nhân, nhân viên thành thạo, sử dụng vật liệu có chất lượng giống nhau, điều kiện thiết bị và phương pháp gia công, thực hiện dịch vụ giống nhau và phương pháp kiểm tra các sản phẩm này theo phương pháp giống nhau, điều kiện môi trường như nhau? Giả sử số lượng sản phẩm được sản xuất, dịch vụ cung cấp giống nhau và trong cùng điều kiện như nhau nói trên thì tất cả sản phẩm tạo thành đều phải có chất lượng giống nhau. Nói cách khác toàn bộ sản phẩm đó hoặc là phù hợp hoặc chưa phù hợp. Như thế, toàn bộ sản phẩm sẽ bị khuyết tật, sai lỗi khi con người, vật liệu, thiết bị, phương pháp gia công và/hoặc phương pháp kiểm tra, môi trường không thích hợp.

Như vậy, nếu chúng ta quan tâm đúng mức đến quá trình tạo ra sản phẩm thì hầu như mọi sản phẩm đều không thể bị khuyết tật, sai lỗi. Tuy nhiên, thực tế, trong số sản phẩm tạo thành có thể có một vài sản phẩm, dich vụ bị khuyết tật/sai lỗi trong lúc các sản phẩm khác thì không. Nói cách khác, sẽ có các sản phẩm khuyết tật/ sai lỗi và sản phẩm không khuyết tật, sai lỗi trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ.

Tại sao lại có hiện tượng đó? Nguyên nhân, như đã nói ở trên, là do có sự biến động. Sự biến động về con người, vật liệu, điều kiện làm việc của thiết bị, phương pháp gia công, phương pháp kiểm tra và điều kiện môi trường là các nguyên nhân tạo ra sản phẩm khuyết tật, sai lỗi. Nếu không có sự biến động này thì toàn bộ sản phẩm sẽ có chất lượng giống nhau và không có sự thay đổi về chất lượng như việc xuất hiện các sản phẩm khuyết tật, sai lỗi.

Trong thực tế, nguyên nhân gây ra sản phẩm khuyết tật hoặc sai lỗi trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ thường do các biến động liên quan đến các yếu tố dưới đây: Nguyên vật liệu; Thiết bị; Phương pháp chế tạo/gia công; Phương pháp kiểm tra; Con người; Yếu tố môi trường.

Theo quan điểm này, chúng ta có thể thấy rằng trong quá trình tạo ra sản phẩm có nhiều yếu tố không thể lường hết có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nếu nhìn quá trình sản xuất, dịch vụ theo quan điểm của sự biến động về chất lượng thì chúng ta có thể xem quá trình là một tập hợp các nguyên nhân của sự biến động.

Việc xuất hiện sản phẩm bị khuyết tật, sai lỗi chính là do các biến động nói trên. Nếu làm giảm các biến động này thì sản phẩm bị khuyết tật, sai lỗi sẽ giảm. Đây là nguyên tắc đơn giản, vững chắc và xác thực khi không quan tâm đến loại sản phẩm hay loại hình phương pháp sản xuất có liên quan. Phát hiện được nguyên nhân gây ra sự biến động của quá trình và đánh giá mức độ biến động của quá trình đó chính là cơ sở của hoạt động cải tiến. Để làm được điều này việc ứng dụng công cụ thống kê là điều không thể thiếu được trong hoạt động của doanh nghiệp sản xuất.

Chẩn đoán quá trình

Mặc dù chúng ta không lường được hết các nguyên nhân làm thay đổi chất lượng và mỗi nguyên nhân tác động đến chất lượng theo mức độ khác nhau. Một vài nguyên nhân tác động mạnh đến chất lượng, trong khi một số khác, mặc dù là quan trọng theo lý thuyết nhưng lại có tác động rất ít đến sự thay đổi chất lượng khi chúng được kiểm soát thích hợp.

Cách tiến hành để tìm ra các nguyên nhân gây nên khuyết tật/ sai lỗi từ trong số nhiều yếu tố khác nhau được gọi là cách chẩn đoán quá trình. Để làm giảm khuyết tật/ sai lỗi, hành động cần thiết đầu tiên là chẩn đoán đúng để tìm nguyên nhân nào thật sự gây nên khuyết tật, sai lỗi. Nếu bạn chẩn đoán không đúng, khuyết tật/ sai lỗi không thể giảm. Để chẩn đoán đúng, chúng ta có thể dủng 7 công cụ.

Biểu đồ phân bố là gì?

Hàng ngày, doanh nghiệp thu thập nhiều loại số liệu trong nhà máy để theo dõi và ghi chép số liệu trong báo cáo hay thể hiện trong đồ thị, biểu đồ kiểm soát như tỷ lệ sản phẩm hỏng, khối lượng tịnh, bề dày của một số loại sản phẩm v.v…

Biểu đồ nhân quả là gì?

Thực tế cho thấy các sản phẩm được sản xuất theo cùng quy trình sản xuất nhưng vẫn có chất lượng khác nhau. Nói cách khác, vì sao lại có sự biến động hoặc sự phân tán về chất lượng sản phẩm?

Mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả:

Mặc dù bạn đã sử dụng nhiều biểu đồ trong công việc sản xuất của nhà máy nhưng chúng chưa cung cấp đầy đủ về mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả. Chẳng hạn như bạn đã lập được sơ đồ nhân quả và phân tích rất nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả, tuy nhiên việc phân tích này chỉ mới dừng lại ở đó.

Vấn đề đặt ra là làm sao khảo sát các mối quan hệ thực sự, tìm ra được nguyên nhân thực sự ảnh hưởng đến kết quả, đồng thời loại bỏ dần các nguyên nhân không đúng. Khi bạn tiến hành phân tích nguyên nhân, phần lớn là do các yếu tố sau đây:

• Nguyên liệu hoặc vật liệu chủ yếu;

• Máy móc, thiết bị;

• Phương pháp sản xuất;

• Phương pháp kiểm tra hoặc đo lường;

• Điều kiện môi trường;

• Con người.

Phiếu kiểm tra là gì?

Phiếu kiểm tra và hoạt động cải tiến kiểm soát: Điểm chủ yếu trong hoạt động kiểm soát chất lượng là sử dụng các kỹ thuật thống kê để xử lý số liệu nhận được nhằm rút ra thông tin để duy trì, cải tiến chất lượng của quá trình, hệ thống quản lý, sản phẩm để nâng cao hiệu quả sản xuất.

Thuật ngữ “thống kê” mang ý nghĩa “số liệu”. Số liệu phản ánh thực tiễn. Do vậy số liệu phải đúng thì việc đưa ra các hành động cải tiến chất lượng mới có ý nghĩa. Khi tiến hành các hoạt động quản lý chất lượng, cần phải xác định rõ mục đích của việc thu thập số liệu (ví dụ: để kiểm soát quá trình, tìm mối liên hệ giữa một nguyên nhân và một kết quả, để cải tiến độ bền của vật liệu .v.v…) và tiến hành thu thập số liệu cẩn thận và chính xác. Có như vậy, chúng ta mới có thể khai thác dễ dàng và có hiệu quả các số liệu để phục vụ cho mục đích đã định.

Đó là lý do của việc xuất hiện nhiều loại phiếu kiểm tra đã được sử dụng trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp. 

Mục đích chính của phiếu kiểm tra là giúp bạn dễ thu thập và sắp xếp hợp lý số liệu theo mục đích đã định.

Vai trò của phiếu kiểm tra: Thông thường, phiếu kiểm tra có các vai trò sau đây:

• Kiểm tra sự phân bố số liệu của một chỉ tiêu của quá trình sản xuất;

• Kiểm tra các dạng khuyết tật;

• Kiểm tra vị trí các khuyết tật;

• Kiểm tra các nguồn gốc gây ra khuyết tật của sản phẩm;

• Kiểm tra xác nhận công việc;

• Lấy mẫu theo dõi các hoạt động.

Việc xem xét và so sánh một số phiếu kiểm tra theo trình tự thời gian để xác định các xu thế xuất hiện khuyết tật cũng quan trọng. Nếu số khuyết tật nặng đột nhiên giảm bớt có nghĩa là hoạt động cải tiến có hiệu quả tốt. Còn nếu như các khuyết tật nặng đều khác nhau theo từng tháng mà tỷ lệ khuyết tật tổng cộng không giảm điều đó có ý nghĩa là công việc cải tiến chưa hoàn tất.

Biểu đồ Pareto là gì?

Các vấn đề chất lượng thường xuất hiện ở dạng tổn thất như sản phẩm bị khuyết tật, phế phẩm, chi phí sửa chữa, tái chế… Việc nhận biết rõ dạng phân bố về tổn thất là điều quan trọng bởi vì đa số các tổn thất thường do một vài loại khuyết tật đáng kể nào đó góp phần tạo nên. Do vậy, nếu chúng ta bỏ qua các khuyết tật không đáng kể, tập trung vào điều tra nguyên nhân của các khuyết tật đáng kể và tìm cách loại bỏ chúng trước tiên thì chúng ta mới có thể loại trừ các tổn thất. Biểu đồ Pareto sẽ giúp chúng ta giải quyết có hiệu quả vấn đề này.

Biểu đồ Pareto là một đồ thị hình cột vạch rõ cho thấy vấn đề nào cần được giải quyết trước tiên.

Xây dựng biểu đồ Pareto như thế nào?

Có thể sử dụng phần mềm SPSS hoặc các phần mềm thống kê khác để vẽ và tìm các thông số cần thiết.

Đồ thị là gì?

Đồ thị là một công cụ để theo dõi và nhận biết xu thế khi phân tích số liệu được thu thập. Để khai thác công dụng đồ thị, chúng ta cần biết:

1. Mục đích của một đồ thị là gì?

2. Đặc tính của đồ thị như thế nào?

3. Công dụng của các đồ thị ra sao?

Đa số chúng ta cho rằng việc sử dụng đồ thị phức tạp, khó khăn và cần phải có kiến thức sâu về thống kê nhưng thực ra chứng ta đã biết nguyên tắc, phương pháp xây dựng đồ thị và cách giải thích chúng.

Kỹ thuật sử dụng đồ thị đã xâm nhập vào cuộc sống hàng ngày theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, từ các đồ thị này chúng ta hãy tiến đến những phương pháp chuyên sâu hơn để thực hiện hiệu quả việc kiểm soát.

- Sử dụng có hiệu quả các đồ thị là điều cần thiết. Qua đó, các đặc tính sẽ được thể hiện rõ trong quá khứ và hiện tại. Điều cần làm trong giai đoạn này là phân tích các số liệu qua việc sử dụng các biểu đồ Pareto, sơ đồ nhân quả, biểu đồ phân bố và các đồ thị hình tròn.

- Kỹ thuật thống kê giúp chuyển đổi từ đồ thị sang các biểu đồ kiểm soát để phân tích quá trình. Công dụng của kỹ thuật thống kê là tạo cho các đồ thị các đường giới hạn kiểm soát như các biểu đồ kiểm soát.

- Cuối cùng, biểu đồ kiểm soát sẽ giúp phát hiện được các thay đổi, biến động của đặc tính được xem xét của quá trình và sản phẩm để làm cơ sở cho việc điều chỉnh và cải tiến. Biểu đồ kiểm soát sẽ giúp bạn thực hành việc kiểm soát quá trình.

Xây dựng đồ thị như thế nào?

Sử dụng phần mềm SPSS. 

Biểu đồ phân tán là gì?

Phần này sẽ giải thích cách dùng biểu đồ phân tán dùng để điều tra mối quan hệ thực sự giữa hai loại số liệu. Nhìn chung, khi đề cập về mối tương quan giữa hai loại số liệu (dữ kiện) là chúng ta nói về:

- Mối quan hệ nhân quả.

- Mối quan hệ giữa một nguyên nhân này với một nguyên nhân khác.

- Mối quan hệ giữa một kết quả với hai nguyên nhân.

Chẳng hạn như mối quan hệ giữa độ ẩm và tính đàn hồi của sợi chỉ, mối quan hệ giữa một thành phần nguyên tố và độ cứng của một sản phẩm, mối quan hệ giữa độ chiếu sáng và các sai lỗi của kiểm tra viên v.v… Nếu dùng trục đứng để biểu thị thời gian và trục ngang để biểu thị sản phẩm sản xuất, sau đó chấm các điểm tương ứng với từng cặp số liệu (X,Y), bạn sẽ lập được một đồ thị (xem hình bên dưới). Từ đồ thị này, bạn sẽ thấy rằng thường khi thời gian chạy máy tăng thì số sản phẩm sẽ tăng theo. Loại đồ thị này còn được gọi là biểu đồ phân tán.

Biểu đồ phân tán là đồ thị có trục ngang và trục đứng biểu thị hai loại số liệu với các số liệu tương ứng được thu thập và ghi thành các điểm trên một đồ thị dưới đây.

Xây dựng biểu đồ phân tán như thế nào?

Có thể sử dụng phần mềm SPSS hoặc phần mềm xử lý thống kê khác để vẽ các biểu đồ.

Biểu đồ kiểm soát là gì?

Chúng ta đã nắm được sự cần thiết của việc thu thập số liệu và trong các chương kế tiếp chúng ta đã nghiên cứu các cách sắp xếp số liệu theo trình tự qua việc sử dụng biểu đồ phân bố, phiếu kiểm tra và biểu đồ Pareto. Các cách sắp xếp này liên kết số liệu với nhau trong khoảng thời gian nhất định và biểu thị chúng ở dạng tĩnh. Tuy nhiên, bên cạnh việc sử dụng các công cụ nói trên, bạn phải biết những thay đổi gì đã diễn ra trong khoảng thời gian nhất định, hay nói cách khác, bạn phải biết các thay đổi ở dạng động qua số liệu đã thu thập.

Điều này có nghĩa là bạn phải biết các biến động nào đang xảy ra để có thể biết điều gì gây nên sự biến động đó. Bằng cách này, bạn sẽ có khả năng xem xét tác động khi có các thay đổi về vật liệu, công nhân, phương pháp gia công hay thiết bị khi tiến hành sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Một trong số cách theo dõi các thay đổi này là sử dụng các đồ thị.

Hình dưới đây là một biểu kiểm soát được xây dựng dựa trên các số liệu đo được thu thập năm lần trong ngày tại một xưởng sản xuất.

Xây dựng biểu đồ kiểm soát như thế nào?

Có thể sử dụng phần mềm xử lý thông kê SPSS hoặc các phần mềm thống kê khác như Minitab. Mỗi phần mềm đều có hướng dẫn đầy đủ cách sử dụng để vẽ các biểu đồ, cách đọc biểu đồ.

Lợi ích

- Giúp cho việc sản xuất ra những mặt hàng có chất lượng, hay nói đúnghơn là sản phẩm được sản xuất ra vừa thích ứng với nhu cầu và phù hợp với túi tiền của người tiêu dùng.

- Nâng cao uy tín: thể hiện rõ cho khách hàng sự quan tâm và cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

- Chất lượng tốt hơn: doanh nghiệp có áp dụng công cụ kiểm soát chất lượng chủ động kiểm soát quá trình để không tạo ra hoặc giảm thiểu rủi ro gây ra sản phẩm khuyết tật.

- Giảm chi phí liên quan đến chất lượng: Giảm thiểu được các chi phí liên quan đến sản phẩm lỗi, kể cả sản phẩm đang trong quá trình nội bộ hoặc sau khi đã chuyển giao cho khách hàng.

- Các mục tiêu chất lượng trở nên rõ ràng hơn, mỗi nhân viên, công nhân sẽ hiểu và kiểm soát quá trình theo cách thức nhất quán.

- Giảm căng thẳng và nâng cao kĩ năng làm việc, người chủ quá trình tạo ra sản phẩm sẽ nhận thức, hiểu rõ và chủ động hơn trong việc kiểm soát quá trình để tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng ngay từ đầu.

- Giảm chi phí thông qua kiểm soát tốt, năng lực của quá trình sẽ được cải thiện, vì vậy, giảm yêu cầu đối với hoạt động kiểm tra, thử nghiệm cuối cùng.

- Giảm thiểu các sự cố, hỏng hóc máy móc, phát hiện sớm khiếm khuyết, hỏng hóc máy móc, thiết bị, do hoạt động bảo trì sửa chữa được tiến hành thuận lợi hơn.

ThS. Vũ Thắng Văn - Viện Năng suất Việt Nam