Áp dụng thành công công cụ cải tiến Kaizen tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thái Hưng Long

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thái Hưng Long thành lập năm 2017 thuộc cụm công nghiệp làng nghề xã Phương La, huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình. Công ty Thái Hưng Long chuyên sản xuất các mặt hàng khăn bông tự nhiên cao cấp dành cho mục đích làm quà tặng cũng như sử dụng tại các nơi sang trọng như nhà hàng, khách sạn, tổ hợp du lịch. Công ty Thái Hưng Long đã đầu tư vào xưởng in khăn bông nhằm cung cấp ra thị trường đa dạng mẫu mã sản phẩm dành cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

Với lợi thế mặt bằng nhà xưởng rộng rãi, hệ thống máy móc sản xuất hiện đại cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ tuổi và lành nghề, công ty đã tạo dựng uy tín tại nhiều thị trường khó tính như Nhật Bản và Bỉ. Bên cạnh đó, đội ngũ lãnh đạo trẻ tuổi với tinh thần học hỏi, áp dụng các mô hình quản lý mới luôn luôn hướng đến đóng góp vào sự phát triển kinh tế-xã hội tại địa phương cũng như đảm bảo quyền lợi của người lao động tại xưởng may.

Dự án “Hỗ trợ các doanh nghiệp làng nghề áp dụng công cụ cải tiến Kaizen để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả sản xuất, kinh doanh” của Trường Đại học Ngoại thương bắt đầu từ năm 2019 và đã triển khai rộng khắp trên 05 làng nghề ở các địa phương ở phía Bắc gồm: Làng nghề La Phù (với sản phẩm dệt kim và sản xuất, chế biến thực phẩm), Làng nghề Chăn ga gối đệm Trát Cầu (với các sản phẩm là chăn, ga, gối và đệm), Làng nghề Cơ khí Rùa (với các sản phẩm cơ khí), Làng nghề gốm sứ Bát tràng (với sản phẩm gốm, sứ) và Làng nghề Phương La (với sản phẩm là các loại khăn).

Công ty Thái Hưng Long thuộc làng nghề Phương La được lựa chọn là một trong các doanh nghiệp để triển khai Dự án. Với uy tín và sự ảnh hưởng của công ty trong Làng nghề, việc triển khai áp dụng thành công công cụ cải tiến Kaizen để nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả sản xuất, kinh doanh ở công ty có ý nghĩa quan trọng dẫn tới sự thành công của Dự án ở Làng nghề Phương La.

Quy trình sản xuất khăn tại Công ty Thái Hưng Long gồm các công đoạn chính như sau: Nhập và phân phát sợi: Bộ phận thu mua tiến hành nhập sợi dệt, chỉ may về kho sợi, sau đó phân phát tới các xã viên; Dệt: Tiến hành dệt sợi thành khăn mộc theo đơn đặt hàng; Nhập kho khăn mộc: Bộ phận kiểm mộc tiến hành kiểm tra và nhập khăn mộc dệt vào kho; Tẩy nhuộm: Tiến hành công đoạn tẩy nhuộm khăn mộc; Cắt may: Khăn đã tẩy nhuộm dạng tấm khăn lớn trải qua các công đoạn xẻ dọc, vê dọc, cắt ngang, may ngang và bấm chỉ tại tổ xã viên hoặc xưởng may; Phân loại: Khăn thành phẩm được chuyển về kho để tiến hành công đoạn phân loại và kiểm kim; Đóng gói khăn thành phẩm.

Dự án đã thực hiện triển khai mô hình áp dụng các công cụ cải tiến Kaizen tại công ty theo hai giai đoạn. Trong giai đoạn đầu, Dự án đã tư vấn giúp cho Công ty Thái Hưng Long hiểu rõ và bắt đầu áp dụng Triết lý Kaizen trong khâu đầu tiên là cắt ngang và may ngang nhằm tối ưu chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm.

Thêm vào đó, nhóm Dự án đã tư vấn công ty về giải pháp quản lý lao động, tạo động lực cho người lao động, phát triển phong trào thi đua Kaizen 5S và xây dựng văn hóa doanh nghiệp đảm bảo phát triển bền vững. Trong giai đoạn tiếp theo, Dự án đã hỗ trợ công ty dần đưa triết lý Kaizen trở thành một nét văn hoá cải tiến trong công ty từ đó góp phần gia tăng giá trị cốt lõi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty để tiến tới tạo dựng thương hiệu uy tín trên thị trường và phát triển bền vững trong tương lai.

Theo đó, các hoạt động cụ thể của Dự án tại công ty như sau: Thứ nhất, nhóm triển khai Dự án đã tiến hành khảo sát nhằm tìm hiểu thực trạng và nhận diện các mặt hạn chế tại Công ty Thái Hưng Long để từ đó có cơ sở đề xuất các giải pháp cải tiến tập trung vào nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm. Theo đó, Công ty Thái Hưng Long thành lập chưa lâu và mới bắt đầu tạo dựng mối quan hệ kinh doanh với các vệ tinh trong làng nghề nên vẫn còn tâm lý chưa tự tin trong đàm phán, thỏa thuận về tiến độ sản xuất và giao hàng dẫn đến tình trạng hàng tồn đọng.

Bên cạnh đó, Nhóm triển khai đã phát hiện ra tại thời điểm khảo sát tại công ty, quy trình cũng như thao tác sản xuất tại xưởng kiểm hóa khăn mộc còn sơ sài dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian và chi phí lao động. Ngoài ra, tại công ty vẫn tồn tại tình trạng người lao động chưa có ý thức tự giác trong sản xuất, vấn đề vệ sinh phân xưởng vẫn chưa được chú trọng đúng mức.

Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến các tình trạng trên do tại Công ty Thái Hưng Long, đội ngũ quản lý chưa được đào tạo về việc áp dụng hệ thống quản lý và công cụ kiểm soát chất lượng, người lao động chưa được đào tạo về quy trình và tiêu chuẩn chất lượng trong sản xuất.

Thứ hai, nhóm triển khai Dự án tư vấn chi tiết cho DN về việc áp dụng các công cụ cải tiến Kaizen, cụ thể: Tổ chức các khóa học giới thiệu và đào tạo về Triết lý Kaizen: Đào tạo về ứng dụng Kaizen Gemba trong việc cải tiến hiện trường cho toàn bộ cán bộ công nhân viên và người lao động để giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất và chất lượng sản phẩm;

Hệ thống đề xuất cải tiến: (1) Áp dụng công cụ Kaizen 5S và Kaizen Gemba để sắp xếp lại kho thành phẩm; (2) Áp dụng hệ thống JIT tại công đoạn vê rọc nhằm giảm hàng tồn kho; (3) Thực hành theo dõi và ghi chép cycle time tại công đoạn may nhằm nghiên cứu loại bỏ lãng phí thao tác sản xuất, tăng năng suất lao động; (4) Nghiên cứu chia nhóm người lao động trong công đoạn phân loại và đóng gói;

Hệ thống quản lý chất lượng: (1) Vệ sinh công nghiệp toàn bộ nhà xưởng và khu vực xung quanh; (2) Tư vấn hỗ trợ về việc sử dụng nguyên liệu hóa chất sản xuất thân thiện với môi trường;

Hệ thống tạo động lực cho người lao động: (1) Tổ chức các buổi đối thoại giữa các cấp lãnh đạo và đội ngũ quản lý, người lao động tại công ty; (2) Xây dựng cơ chế khuyến khích tạo động lực và quản lý lao động làng nghề; (3) Xây dựng văn hóa doanh nghiệp thông qua phong trào thi đua thực hiện nội quy, phát triển trực quan hiện trường.

Sau thời gian triển khai mô hình áp dụng các công cụ cải tiến Kaizen trong sản xuất theo tư vấn và hỗ trợ của Nhóm dự án, DN đã thu được các kết quả như sau: Các khóa học giới thiệu và đào tạo về Triết lý Kaizen: 100% CBCNV tại doanh nghiệp được đào tạo về Kaizen Gemba; 90% người lao động đã tham dự lớp đào tạo về Kaizen Gemba và rất phấn khởi tự giác lao động, sẵn sàng cải tiến thao tác quy trình để tăng năng suất;

Hệ thống đề xuất cải tiến: Tăng 500 lần năng suất kho thành phẩm khi áp dụng Kaizen 5S để pallet hóa và kệ hóa tất cả sản phẩm, nguyên vật liệu, bao bì; Giảm gần 20% cycle time công đoạn may ngang và tăng 50% năng suất thợ nhặt khi bố trí làm việc theo nhóm phù hợp;

Hệ thống quản lý chất lượng: Tăng 3,5 lần diện tích hiện trường sản xuất và khu vực công cộng được áp dụng kaizen 5S: sàng lọc, sắp xếp vệ sinh sạch sẽ và ngăn nắp;

Hệ thống tạo động lực cho người lao động: 100% người lao động được thưởng khi tuân thủ nội quy mới về áp dụng Kaizen 5S; Truyền thông trực quan hiện trường tăng gấp 6 lần; 100% CBCNV được công ty hỗ trợ mua BHYT và chăm sóc thăm nom khi ốm đau bệnh tật; 100% CBCNV được đi tham quan và tặng quà vào các ngày lễ lớn và tết cổ truyền; 100% CBCNV được thưởng năng suất và thưởng tuân thủ khi tham gia chương trình cải tiến Kaizen của công ty; 100% CBCNV được thưởng chuyên cần (đi làm đủ 28 ngày và đạt năng suất thì được hưởng lương 30 ngày và xếp loại A).

Các kết quả tích cực thu được sau quá trình thực hiện Dự án “Hỗ trợ các doanh nghiệp làng nghề áp dụng công cụ cải tiến Kaizen để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả sản xuất, kinh doanh” của Trường Đại học Ngoại thương đã giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm để từ đó thúc đẩy công ty tạo dựng uy tín thương hiệu khăn bông Thái Hưng Long trên thị trường, tiếp bước và phát triển truyền thống làng nghề Phương La.

ThS. Nguyễn Tuân - ThS. Nguyễn Phương Chi - ThS. Nguyễn Thúy Quỳnh