Mối liên hệ dữ liệu - thông tin - tri thức

Nói đến tri thức, thường nói đến quan hệ, sự phân biệt với dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là tập hợp rời rạc về các sự kiện, số liệu mô tả một phần việc diễn ra và không tự thể hiện sự quan trong nào cả, nhưng qua dữ liệu, qua cơ sở dữ liệu sẽ có thông tin, doanh nghiệp sẽ nhận ra thông tin cần tìm kiếm. Thông tin lại thường thể hiện dưới dạng tài liệu, file dữ liệu và thường thay đổi theo cách nhìn nhận về sự kiện, sự việc, từ đó tác động tới đánh giá và hành động của người kế tiếp.

Trong doanh nghiệp, thông tin lưu chuyển qua mạng. Thông tin có ý nghĩa vì dữ liệu đã được bổ sung, ý nghĩa theo bối cảnh, phân loại tính toán, điều chỉnh của người làm gia. Còn tri thức tạo nên từ thông tin thông qua quá trình so sánh, đúc rút, kết nối.  Như vậy, tri thức hiểu ngắn gọn là thông tin cộng với ý nghĩa của nó trong bối cảnh cụ thể, và vì tri thức gần và gắn với hoạt động, hành động nên tri thức có giá trị hơn thông tin.

 

Sự cần thiết quản lý tri thức trong doanh nghiệp

Có nhiều cách phân loại tri thức, nhưng cần lưu ý hai loại tri thức: tri thức ẩn và tri thức hiện. Tri thức ẩn là tri thức của cá nhân, “bên trong”, liên tục được làm mới và được cập nhật thông qua học tập, thu thập hoặc nghiên cứu. Tri thức hiện là tri thức được “bộc lộ ra bên ngoài”, dưới một hình thức phù hợp nào đó.

Các yếu tố cơ bản nhất trong doanh nghiệp hiện nay phải được quản lý liên tục, có cơ sở là vốn, tài sản vật chất quan trọng và tri thức.

Tài sản và loại hình tổ chức của doanh nghiệp

Trong thời đại phát triển của khoa học và công nghệ và đổi mới sáng tạo, của việc khai thác tài nguyên ảo cùng khẳng định rằng tri thức là tài sản chiến lược của doanh nghiệp và tri thức tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. Việc đầu tư khai thác hiệu quả tri thức nhằm tạo giá trị lớn hơn, nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua nguồn lực tri thức và sáng tạo tri thức tại doanh nghiệp.

Nhà quản lý phải biết: Điểm mạnh của nhân viên tri thức, họ làm tốt việc gì và ở vị trí nào; Nguồn nhân lực có khả năng mang lại hiệu quả này phải được sử dụng tối đa trong điều kiện có cơ hội tốt để phát triển.

Vì vậy, quản lý tri thức trong doanh nghiệp là các hoạt động có liên quan đến tri thức nhằm đáp ứng các yêu cầu hiện hữu, nhận ra và khai thác tài sản tri thức hiện có và có mới để đạt lợi thế cạnh tranh bền vững.

Lợi ích của quản lý tri thức trong doanh nghiệp là tăng lợi thế cạnh tranh thông qua tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm và định hướng khách hàng;Thúc đẩy hoạt động đổi mới sáng tạo để khơi nguồn động lực tăng trưởng;Thu hút, khai thác nhân tài, chuyên gia, các nhà chuyên môn;

Khuyến khích học hỏi chia sẻ và tương tác bên trong doanh nghiệp cũng như với bên ngoài để phát triển; Nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

Đánh giá mức độ quản lý tri thức của doanh nghiệp

Vấn đề quản lý tri thức trong doanh nghiệp còn là mới mẻ với cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. Để kiểm tra mức độ quản lý này có thể tham khảo cách làm của APO (Tổ chức Năng suất Châu Á).

Dựa theo khung 7 yếu tố để phân loại cấp độ trưởng thành trong quản lý tri thức ở doanh nghiệp: Vai trò lãnh đạo; Quá trình sử dụng tri thức; Con người, với khả năng phát triển theo định hướng tri thức nền; Công nghệ với khả năng đưa ra các giải pháp dựa trên tri thức; Các quá trình tri thức, từ tiếp nhận, tạo ra, chia sẻ và áp dụng tri thức; Học hỏi và đổi mới theo yêu cầu tri thức; Kết quả quản lý tri thức thông qua tăng năng suất, chất lượng sản phẩm, tăng trưởng.

Thông qua việc đánh giá theo khung 7 yếu tố trên, xác định cấp độ trong thang đo 5 cấp mức độ trưởng thành về quản lý tri thức (QLTT) trong doanh nghiệp.

Cấp độ 1: Chưa nhận thức được tầm quan trọng của quản lý tri thức

Cấp độ 2: Nhận ra nhu cầu cần quản lý tri thức hoặc bắt đầu quản lý tri thức

Cấp độ 3: Quản lý tri thức được thực hiện và triển khai

Cấp độ 4: Đánh giá và liên tục cải tiến trong quản lý tri thức

Cấp độ 5: Quản lý tri thức là xu thế chủ đạo của quản lý doanh nghiệp

Triển khai chương trình Quản lý tri thức

Quản lý tri thức trong doanh nghiệp cần được tiến hành qua các bước sau đây: Thứ nhất, thiết lập mục tiêu của chương trình (chú ý mục tiêu trước mắt, mục tiêu dài hạn);

Thứ hai, chuẩn bị cho sự thay đổi (chú ý cản trở trong chia sẻ kiến thức, tri thức);

Thứ ba, xác định chu trình quản lý tri thức, nhất là đối với tri thức cấp cao;

Thứ tư, xác định yêu cầu và công nghệ ưu tiên;

Thứ năm, đánh giá hiện trạng doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý tri thức;

Thứ sáu, xây dựng lộ trình thực hiện quản lý tri thức;

Thứ bảy, triển khai, thực hiện quản lý;

Thứ tám, đo lường, cải tiến chương trình quản lý tri thức;

Nếu xét đến chu trình quản lý tri thức, thường bao gồm 5 bước chủ yếu:

 Quản lý nhân lực tri thức

Quản lý nhân lực tri thức trong doanh nghiệplà quản lý công việc liên quan đến tri thức và hoạt động của họ. Có thể kể một số nội dung như sau: Tạo ra, chia sẻ và sử dụng tri thức trong sản xuất kinh doanh dịch vụ hàng ngày; Khích lệ các hoạt động có định hướng tri thức của doanh nghiệp, hỗ trợ các công việc cần tập trung tri thức, trí tuệ; Phát hiện, động viên, khen thưởng kịp thời những nhân viên tri thức có những đóng góp hiệu quả;

Tạo môi trường học tập, làm việc, đặc biệt hệ thống trang thiết bị, công nghệ  thông tin, phần mềm… cho đội ngũ này; Tìm kiếm, tuyển dụng những nhân viên tri thức triển vọng để đáp ứng phát triển tài sản trí tuệ vì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp; Tiến đến xây dựng tổ chức học tập, trong đó nhiều người và mọi người luôn muốn vượt qua khả năng hiện tại nhờ động lực học tập.

Hình thành nhóm thực hành tri thức trong doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện chương trình quản lý tri thức, cần xây dựng và hình thành nhóm thực hành tri thức.Đây là nhóm thường xuyên chia sẻ, phát triển kỹ năng, tri thức và đổi mới, tạo được dòng chảy tri thức trong toàn doanh nghiệp, phá vỡ rào cản ở từng bộ phận.

Để hoạt động hiệu quả, nhóm cần có người quản lý chủ chốt đam mê và vì sự phát triển của nhóm, có không gian hoạt động và mối quan hệ với ban phụ trách chương trình quản lý tri thức, lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp.

Nhóm thực hành tri thức luôn quan tâm phát triển nền tảng tri thức, mạng lưới tri thức liên quan để làm nổi bật và chuyển giao tri thức ẩn trong cộng đồng  nhóm và doanh nghiệp.

Trong hoạt động nhóm thực hành tri thức thường sử dụng hoạt động cố vấn trong quản lý tri thức. Đó là hoạt động trong mối quan hệ của nhân viên tri thức cấp cao hoặc chủ chốt với nhóm, với nhân viên tri thức của doanh nghiệp, nhằm chuyển giao kinh nghiệm, học tập bồi dưỡng kỹ năng chuyên nghiệp, kỹ thuật và các kỹ năng mềm cần thiết để nâng cao năng lực tiếp nhận và áp dụng tri thức của nhân viên tri thức.

Quản lý tri thức là quá trình phát huy và khai thác những tri thức đang có, khuyến khích mọi người tạo ra tri thức mới để tạo ra hiệu quả hơn, nâng cao  khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nó không chỉ phụ thuộc vào sự sẵn có của tri thức mà còn phụ thuộc vào sự học hỏi, chia sẻ để tiếp tục tìm kiếm, phát hiện, tạo ra tri thức mới cần thiết cho doanh nghiệp.

PGS. TS Phạm Hồng - Liên hiệp các hội HK và KT Hà Nội