Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980, được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam. 5S là viết tắt của 5 từ: Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Đây là cách tiếp cận có hệ thống để tổ chức nơi làm việc, giữ gìn các nguyên tắc, tiêu chuẩn và duy trì tính kỷ luật; 5S sử dụng các kỹ thuật về tổ chức nơi làm việc, đơn giản hoá làm cho công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ, an toàn và hiệu quả hơn.

Việc thực hành 5S sẽ phát triển thái độ tích cực giữa nhân viên và nuôi dưỡng môi trường hiệu quả, hiệu suất và kinh tế. Để thực hiện thành công và duy trì lợi ích của chương trình 5S, trước hết phải có cam kết của lãnh đạo, sự tham gia của toàn thể nhân viên, nhưng quan trọng hơn là phải có các hoạt động đánh giá, giám sát định kỳ để đảm bảo duy trì, cải tiến các kết quả đã đạt được.

Điển hình, việc áp dụng thành công 5S đã giúp Công ty TNHH Quang Quân chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa dùng một lần cải thiện môi trường làm việc. Cụ thể, nhằm giảm quãng đường vận chuyển màng nắp ly, giải pháp được đưa ra là chuyển khuôn máy đang chạy đặt gần nhau, bố trí đúng từng loại màng đặt ngay sau máy, các máy cùng loại gần nhau dùng chung xe vận chuyển thành phẩm. Kết quả, đã giảm được 33% quãng đường vận chuyển dòng chảy sản phẩm; giảm lượng xe vận chuyển thành phẩm từ 9 xuống còn 5 xe (giảm 45%).

Để giảm lượng tồn bán thành phẩm nắp ly, giải pháp được đưa ra là cân bằng sản xuất các công đoạn. Nhóm cải tiến đã giới hạn số lượng bán thành phẩm sản xuất ra từng ngày, xây dựng tiêu chuẩn sử dụng số lượng màng theo ngày. Kết quả, giảm tồn bán thành phẩm màng nắp ly 112 cuộn còn 46 cuộn/ngày (giảm 40%), giảm 50% diện tích mặt bằng sử dụng để lưu trữ màng nắp ly.

Nhằm nâng cao hiệu suất mát hút, nhóm cải tiến đã giảm thời gian thay khuôn bằng cách chuẩn bị vật tư trước, vệ sinh khuôn sạch sẽ và đặt ngay gần máy, 2 người 2 bên máy thay khuôn. Kết quả, giảm 50% thời gian thay khuôn máy hút từ 30 phút xuống còn 15 phút. Bên cạnh đó, để giảm lỗi công đoạn máy nắp ly, nhóm cải tiến đã vệ sinh đường ống nước làm mát. Sau khi đường ống được vệ sinh và thay dao mới, tỷ lệ màng xấu, mỏng từ 5% giảm xuống còn 3,7%, tỷ lệ thành phẩm tăng lên 5%.

Bên cạnh đó, Ban cải tiến đã ban hành kế hoạch, quy định, check sheet cho vệ sinh và tổng vệ sinh định kỳ; thực hiện sàng lọc, tiêu chuẩn hóa thiết bị trong nhà xưởng; đánh dấu vị trí đặt của từng khu vực, công cụ; xây dựng mô hình hệ thống quản lý chất lượng từ mô hình KCS sang QM; thay đổi layout nhà xưởng, giảm quãng đường di chuyển. Công ty đã ban hành quy định sắp xếp, vận chuyển cho từng khu vực, công cụ; phân chia khu vực thực hiện hoạt động tự quản nhằm nâng cao ý thức tự quản theo khu vực sản xuất và duy trì môi trường 5S…

Hay Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bình Định, trước đây còn khá nhiều mặt hạn chế trong cải tiến chất lượng bệnh viện. Các vật tư, thiết bị, phương tiện chăm sóc chưa ngăn nắp, sạch sẽ và chưa sẵn sàng. Các vật tư tiêu hao, giấy tờ, vật dụng không cần thiết tồn kho rất nhiều. Ý thức cá nhân về trật tự, gọn sạch tại khoa phòng chưa cao dẫn đến mất nhiều thời gian tìm kiếm, dễ nhầm lẫn, thiếu chính xác và thiếu an toàn.

Sau khi áp dụng 5S, kết quả đem lại rất rõ: Sử dụng tài liệu hồ sơ, dụng cụ, vật tư trang thiết bị y tế… rất nhanh và chính xác, tránh nhầm lẫn (điều này cực kỳ quan trọng trong chăm sóc, điều trị người bệnh kịp thời và chính xác), bất kỳ nhân viên mới nào vào khoa cũng có thể nắm bắt tình hình khoa một cách nhanh nhất, môi trường làm việc thông thoáng, gọn, sạch đẹp và chuyên nghiệp… Nhân viên y tế các khoa đã nói vui rằng “Bây giờ thành 6S” (S thứ 6 là sung sướng).

Bên cạnh đó, 5S ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, không làm mất  thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh sai sót. Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn, người bệnh được chăm sóc, điều trị an toàn hiệu quả hơn.

Để duy trì việc thực hiện 5S, bệnh viện đã thiết kế bảng kiểm và sẽ duy trì đánh giá định kỳ hằng quý, kết quả duy trì và cải tiến trong thực hiện 5S sẽ được đưa vào điểm thi đua cuối năm. 5S là phương pháp quản lý trực quan nhằm cải tiến chất lượng nơi làm việc và nâng cao chăm sóc phục vụ người bệnh an toàn và hiệu quả.

 An Hạ