Hệ thống 6 Sigma trong quản lý năng suất chất lượng

Phải chăng hệ thống 6 Sigma chỉ là một “trào lưu” nhất thời hay do các doanh nghiệp chưa hiểu đúng và vận dụng hiệu quả 6 Sigma ?

Hệ thống 6 Sigma giúp giảm thiểu chi phí và nâng cao năng suất chất lượng

6 Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh.

Trong việc định nghĩa khuyết tật, Six Sigma tập trung vào việc thiết lập sự thông hiểu tường tận các yêu cầu của khách hàng và vì thế có tính định hướng khách hàng rất cao. 

Hệ phương pháp Six Sigma dựa trên tiến trình mang tên DMAIC: Define (Xác Định), Measure (Đo Lường), Analyze (Phân Tích), Improve (Cải Tiến) và Control (Kiểm Soát). Để tìm hiểu thêm về tiến trình này, vui lòng tham khảo mục số 3 của tài liệu này về DMAIC. 

Hệ thống 6 Sigma đã được chứng mình giúp giảm thiểu chi phí, nâng cao sự hài lòng của khách hàng cũng như thúc đẩy động lực và hiệu quả làm việc của nhân viên trong công ty. Chính vì thế, hệ thống 6 Sigma còn được gọi là BPM (Quy trình quản lý kinh doanh) . 

Các doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả tối ưu trong việc áp dụng 6 Sigma nếu hiểu rõ, ghi nhớ được nhưng yếu tố cốt lõi sau đây : 

Tập trung vào khách hàng : Mỗi quy trình trong việc kinh doanh đều có một đối tượng khách hàng, cho dù là nội bộ (Kế toán/ Tài chính / IT/…) hay bên ngoài công ty (các định nghĩa cơ bản về một khách hàng). Nói đơn giản hơn, mỗi nhân viên trong công ty cần hiểu rõ trách nhiệm của mình cũng như xác định được đối tượng khách hàng mà họ “phục vụ” là ai và yêu cầu của những khách hàng đó là gì. Khi đã hiểu được những điều đó, cần có một sự thay đổi trong toàn bộ nhân viên công ty về cách họ cư xử với người khác và cả thái độ tiếp nhận những nhiệm vụ hẳng ngày. 

Dữ liệu và quản lý dữ liệu thực tế : Khi đã xác định được đối tượng khách hàng và yêu cầu của họ , cần phải chuyển nhưng yêu cầu đó thành dạng số liệu. Điều này cho phép chúng ta nhận định được hiện trang hoạt động của tổ chức.  Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nhân viên của công ty sẽ hoàn toàn có khả năng quản lý bản thân bằng cách quan sát các số liệu và nhận thức được những hành động của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các con số. 

Trên thực tế, 6 Sigma giúp cho các nhà quản lý trả lời được hai câu hỏi cần thiết để hỗ trợ cho việc ra quyết định và đưa ra các giải pháp trên thực tế:

1.       Tổ chức của bạn thực sự cần thông tin và dữ liệu nào?

2.       Công ty bạn sử dụng tài liệu và thông tin như thế nào để tối đa hoá lợi nhuận?

Tạo ra giá trị : Một khi có thể đo lường được hiện trạng hoạt động của tổ chức dựa trên những yêu cầu của khách hàng, chúng ta sẽ có cơ sở để xác định cách thức thực hiện một cách tối ưu. Ví dụ như, nếu tổ chức của bạn tập trung vào việc trở thành một nhà sản xuất Laser hàng đầu, hay làm việc đó từ những ngày khởi đầu. Những hoạt động lãng phí có thể được phát hiện và loại bỏ khỏi tổ chức của bạn.

Tập trung vào hoàn thiện: Định nghĩa thống kê của Six Sigma (một tỷ lệ chính xác của 99.9997 phần trăm) là một mục tiêu cao cả. Six Sigma là một nền văn hóa phấn đấu cho sự hoàn hảo trong tất cả những quá trình của việc kinh doanh. Cải tiến liên tục là cốt lõi của việc có thể để tồn tại và phát triển mạnh trong kinh doanh ngày nay.

6 Sigma giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh

Một thống kê thực tế đã đưa ra rằng, trong những năm trước đây ở Mỹ, cứ một triệu giao dịch thì sẽ đi kèm với 10,0000 lỗi xảy ra. Nói một cách đơn giản hơn , đó là việc mất điện trong suốt 7 tiếng mỗi tháng , 24 vấn đề về cất cánh và hạ cánh mỗi ngày ở sân bay O’Hare hay hơn 30 triệu đơn thuốc không chính xác mỗi năm,…

Bằng việc áp dụng 6 Sigma, con số này đã giảm xuống còn 3 lỗi trên 1 triệu giao dịch. Đó hoàn toàn là điều có thể thực hiện được bằng việc vận dụng hiệu quả hệ thống 6 Sigma và những Black Belt sẽ giúp tổ chức của bạn làm được điều đó 

Black Belt : chuyên viên trong việc dẫn dắt thực hiện các dự án với kinh nghiệm thích hợp trong một số lĩnh vực cụ thể; được huấn luyện chuyên sâu và có kiến thức tốt về phân tích, thống kê. Một BB sẽ được chứng nhận sau khi đáp ứng được những phẩm chất và năng lực quy định rõ bởi công ty dưới hình thức mang lại tiết kiệm chi phí đáng kể; áp dụng hiệu quả công cụ và phương pháp, các kỹ năng phân tích, quản lý dự án và xây dựng nhóm. BB cũng chịu trách nhiệm huấn luyện và dẫn dắt các Green Belt.

Vân Trang